Hace un par de meses al llegar al salón de clase donde, cada
semana, me encuentro con los jóvenes integrantes de 6 equipos que, desde el mes
de marzo, acompaño en la gestión de sus proyectos
sociales fui recibido con una gran cantidad de quejas: “Alejandro hemos comenzado con la ejecución, tenemos unas actividades
pautadas para el próximo fin de semana y aún no nos han entregado los recursos
que hemos solicitado para su realización, adicionalmente, uno de los
interesados nos está haciendo exigencias de última hora que dificultan el
desarrollo de las actividades programadas….ya nos hemos comprometido con
nuestros beneficiarios y proveedores y no queremos incumplirles”. Luego de
escucharlos y pedirles un poco de calma les dije que me “alegraba” mucho que
estuviesen pasando por esa situación y que a sus cortas edades, 16 años en
promedio, experimentaran lo que
significa en realidad gestionar un proyecto.
Enfrentar con éxito este tipo de inconvenientes, minimizando
la probabilidad de impacto en el plan, depende de contar, al menos, con una
buena gestión de riesgos, interesados y
comunicaciones, lo que implica considerar, según el PMBoK® 6ta Edición, 14
procesos.
Para manejar los riesgos
de un proyecto comenzamos desarrollando un plan para gestionarlos, los
identificamos, analizamos cualitativa y cuantitativamente y hacemos un plan de
acción o respuesta por si alguno de estos se materializa, estos cinco procesos
son considerados de planificación. Luego se implementa la respuesta a los
riesgos, proceso de ejecución, y se monitorean, proceso de monitoreo y control.
La gestión de los interesados
cuenta con un proceso de inicio que consiste en identificarlos, luego se
desarrolla un plan para manejar su participación en el proyecto, se ejecuta
dicho plan y se monitorea la participación de cada uno de los stakeholders.
Procesos de planificación, ejecución y monitoreo respectivamente.
En cuanto al manejo de las comunicaciones, estas se planifican, se gestionan según el plan y
se monitorean.
Esta experiencia vivida por mis alumnos, en la gestión de sus
proyectos, se convirtió en una oportunidad
de aprendizaje para repasar estas tres áreas del conocimiento y ver cómo, a
través de estos procesos, podían hacer frente a los inconvenientes.
En primer lugar revisaron quiénes eran los interesados involucrados en la situación
problemática, en este caso la oficina encargada del manejo de recursos y
desembolso de fondos para la compra de suministros y pagos de proveedores, por
ser menores de edad los jóvenes no manejan directamente los recursos
correspondientes al presupuesto de cada uno de sus proyectos, y la dirección de
la institución que dirige el programa que cursan.
Una vez identificados los involucrados, el paso siguiente fue
comunicarse con ellos, en este caso
se utilizaron varios medios, el correo electrónico, con copia a todos los
interesados que podían de una u otra manera influir para que la situación con
el desembolso de recursos fuese resuelta, y de manera personal. Estas
comunicaciones comenzaban con el
reconocimiento del trabajo realizado y respetuosamente pedían la colaboración
para subsanar la situación presentada.
Paralelamente conversaron
con los proveedores para prevenirlos sobre el posible retraso de los pagos
y pedir su colaboración en caso de que este se materializara, para no impactar
negativamente el desarrollo de los proyectos retrasándolos y, más importante
aún, incumpliendo con las expectativas de los beneficiarios.
Con estas acciones los participantes lograron obtener los
recursos y realizar las actividades que se habían planteado, según sus cronogramas de trabajo,
cumpliendo además con las exigencias de todos los interesados. La gestión de
proyectos es en gran medida comunicación,
los líderes o gerentes deben conversar con todos los interesados para de esta
manera coordinar acciones con ellos y en muchos casos resolver problemas y
evitar que alguna de sus acciones, u
omisiones, afecten a la iniciativa. Hace un tiempo leí que la mayoría de
los problemas en los proyectos tenían como
origen a las personas y estos jóvenes están aprendiendo a lidiar
efectivamente con este hecho desde temprano.
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