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Gestión de proyectos, un asunto de coordinación




Hace un par de días escuchaba una conversación entre dos amigos, un ingeniero y un arquitecto quienes, entre bromas bastante serias, enumeraban las razones por las cuales el rol del otro era irrelevante para el éxito de un proyecto de construcción. Hace aproximadamente tres meses asistí a una reunión donde se anunciaba la salida, la semana siguiente, de un nuevo producto al mercado. Durante el encuentro los asistentes se sentían complacidos de que, por primera vez en los 6 meses que duró el proyecto, estuviesen reunidos todos los involucrados. 

He sido, y seguramente seguiré siendo, testigo de este tipo de situaciones que, aunque distintas, son un ejemplo de esa costumbre que tenemos en algunas organizaciones de gestionar proyectos de manera descoordinada, en la que cada unidad se encarga de “su parte” y luego tratan de armar el todo con un conjunto de retazos que, por lo general, terminan no encajando. 

 

¿Quién es el mayor afectado por esta no-gestión? Por supuesto el cliente, que recibe una obra distinta a la que contrató en planos porque el arquitecto y el ingeniero no se comunicaron o un producto cuyas fallas irá descubriendo en el camino porque el “equipo” que lo desarrolló, esperó hasta último minuto para reunirse y además darse cuenta de que había elementos que no se contemplaron, pudiendo hacerse ex - ante, y que afectarían la calidad del entregable. 

 

La gestión de proyectos es en esencia coordinar acciones entre diferentes personas, grupos, organizaciones, para poder alcanzar un fin común y por supuesto, esto no se puede lograr si mantenemos una mentalidad de silo y, tal como hacíamos cuando éramos niños en el colegio a la hora de una asignación en grupo, nos repartimos el trabajo en partes y no conversamos hasta el día que nos toque hacer la entrega. Un proyecto exitoso está fundamentado en una buena estrategia de comunicación, responsabilidad del gerente y su equipo.

 

A diferencia de nuestros años escolares el cliente no evaluará el entregable por partes y le pondrá un cero a quien no trabajó. El objetivo de un proyecto es común o lo logramos o fracasamos todos.

 

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¿Tu gestión de proyectos no es "profesional"? con más razón debes INVOLUCRAR a tu cliente




Durante un taller de gestión de proyectos que dictaba en una empresa en la que hago una consultoría le pregunté a los asistentes si eran capaces de distinguir qué diferenciaba sus proyectos exitosos de aquellos que eran culminados con problemas de diferente índole. Uno de los líderes de la organización, sin pensar, me dio una respuesta que provocó que el resto del equipo asintiera, mientras sus rostros inconscientemente mostraban su acuerdo con lo expresado: “Los proyectos que salen bien, donde cumplimos con los objetivo, la empresa obtiene rentabilidad y el cliente queda contento, son aquellos donde este último está metido de cabeza”.

Este momento “ajá” fue sumamente interesante para el equipo porque la participación de los clientes no obedece a una política empresarial, de hecho parte del trabajo que estamos haciendo es formalizar la manera en que gestionan sus proyectos, sino a la insistencia de algunos de ellos para involucrarse verdaderamente en el trabajo.

“Recuerdan el proyecto del señor X, él iba a la obra a diario, cuando solicitó algún cambio, lo aprobó de primera mano al presentársele el impacto sobre el presupuesto y el cronograma y cubrió el sobre costo sin ningún problema. Luego de culminar su proyecto nos volvió a contratar para otra obra y nos recomendó a un par de clientes nuevos”.

Este es un ejemplo del valor que tiene la participación activa de los clientes en la gestión de un proyecto e incluso en la generación de nuevas oportunidades para el negocio, un cliente satisfecho re-compra y te recomienda. La empresa en cuestión gestiona proyectos de construcción o como se conoce en el sector realiza la ingeniería, la procura y la gestión de la construcción de las obras, lo curioso es que lo hace, en mayor grado, de manera empírica, sin seguir ningún marco de trabajo formal de gestión de proyectos, y esto, como deben suponer, implica desviaciones en el alcance, el cronograma y los costos en la mayoría de las oportunidades.

Sin embargo, y tomando en cuenta que estamos trabajando para “formalizar” la gestión de proyectos, lo que me parece interesante rescatar es cómo involucrar activamente a los clientes, como una política y no dejarlo al azar, puede convertirse en un escudo para nuestras iniciativas sino contamos con los recursos para profesionalizar su gestión o estamos en el proceso de adopción de determinado marco de trabajo.

En gestión de proyectos giramos en torno al cliente, creamos productos y servicios que mejoran su vida, que incrementan su nivel de bienestar y después de esta experiencia mis clientes, los miembros de la empresa consultada, no tienen ninguna duda al respecto.

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Gestión de proyectos en un mundo en beta constante



Hace unas semanas escuché, en un video blog publicado por @Fischesil en su canal de Youtube dedicado al mundo gamer, un comentario que me llamó la atención y que expresaba la molestia que sienten muchos consumidores de juegos de video, con las casas fabricantes, por sacar al mercado versiones funcionales, pero, incompletas, mejor conocidas como betas, y venderlas como si se tratara de productos terminados. Lo que además obliga, en muchos casos, a adquirir las subsiguientes actualizaciones o DLC. De igual manera me topé en la red con un par de blogs en los que los autores decían sentirse “agotados” por la actualización constante de las aplicaciones de sus teléfonos móviles o tabletas y extrañar aquella época en la que no estábamos conectados y comprábamos juegos en cartuchos o CD’s  y los usábamos hasta aburrirnos o hasta la salida de una nueva versión años después.
Más allá de un evidente modelo de negocio, estamos frente a un fenómeno que ha venido a redefinir la gestión de proyectos, haciéndola mucho menos predictiva. Por ejemplo, ya no podemos estar 100% seguros de cuál será el alcance para desarrollar determinado producto o servicio, si estos deben irse transformando en la medida en que los consumidores los utilizan y nos van indicando qué características los satisfacen, cuáles no y cuáles deberían ser agregadas.
Esta lógica de startup, que difumina la temporalidad característica del proyecto, está centrada en el cliente y no en el producto y se ha venido extendiendo desde el sector tecnológico a otras áreas de la economía, en la medida en que hemos ido entendiendo que para que los proyectos sean exitosos sus entregables deben interpretar y solucionar las necesidades y expectativas cambiantes de quienes los comprarán y utilizarán, en definitiva deben agregar valor.
El PMI’s Pulse of the Profession 2017 reporta que la tasa de pérdida de dinero en la gestión de proyectos ha caído en un 20% en comparación con el resultado del informe 2016, por cada billón de dólares invertido se malgastan 97 millones. Más proyectos son exitosos cumpliendo con sus objetivos y satisfaciendo la necesidad de negocio que los fundamentó y esto es una consecuencia del uso de las mejores prácticas en la gestión de las 10 áreas de conocimientos, pero, también de estar más cerca y trabajar de la mano con nuestros clientes.
Hablamos de levantar requerimientos, de la necesidad de que los líderes y profesionales de la gestión de proyectos desarrollemos competencias conversacionales apoyadas en disciplinas como el coaching, de desarrollar al cliente y de metodologías ágiles, lo que definitivamente y como podemos interpretar de su manifiesto, le da preponderancia a las personas y a las relaciones que establecemos con ellas, que son las que nos permiten como organizaciones adaptarnos lo más rápido posible al cambio.
La sobrevivencia depende de la capacidad de transformación, de aprender constantemente y actuar en consecuencia. En un mundo donde el cambio es la regla, donde las preferencias de nuestros clientes no son estables, debemos estar dispuestos a observar, a preguntar constantemente, a ser más flexibles en la gestión de nuestros proyectos, a ser organizaciones, e individuos, que también vivamos en beta constante.
 
 

¿Quieres que tu proyecto sea un éxito? Comienza por “desarrollar” a tu cliente



Todo proyecto tiene su origen en una necesidad, y muchas veces esta es el producto de la percepción, sesgada, de quienes dirigen la organización. Los seres humanos tendemos a generalizar, desestimando lo que nos enseña la estadística, a partir de nuestras experiencias particulares, lo que nos lleva a creer que lo que percibimos como un problema para nosotros también lo es para los demás.

Nos dedicamos entonces a diseñar y desarrollar una solución, producto o servicio, a la medida de nuestra necesidad y cuando la sacamos al mercado ¡Oh sorpresa! Fracasamos en las ventas ¿Pero cómo es posible que nuestra gran idea no haya sido exitosa? La respuesta es sencilla: si no le preguntamos al cliente qué es lo que necesita y le gusta, lo más probable es que no quiera lo que le vamos a ofrecer simplemente porque no le agrega ningún valor.
Parece mentira que, a pesar de todo el conocimiento que existe sobre la importancia que tiene para el éxito de cualquier proyecto girar en torno al cliente, este tipo de situaciones sea común, sobre todo entre emprendedores y empresas medianas y pequeñas. Nuestra visión del mundo nos juega en contra, a partir de ella juzgamos la de los demás y asumimos cosas, es por esto que, como ya comenté en un artículo pasado, no nos podemos dar el lujo de suponer, siempre debemos preguntar.
El ciclo de vida de un proyecto podemos entenderlo como la ejecución de dos grandes grupos de procesos, aquellos orientados al desarrollo del cliente y los que tienen  que ver con el desarrollo del producto o servicio. Y es el primero el que nos puede ayudar a mitigar el riesgo de fracaso en el mercado, sea este interno o externo a la organización.
Para desarrollar al cliente de un proyecto podemos apoyarnos en una herramienta visual muy útil, el conocido Business Model Canvas, específicamente en las casillas de su lado derecho:


Lo primero que debemos hacer, centrándonos en el cuadrante del cliente, es identificarlos y caracterizarlos. Básicamente definir quiénes y cómo son las personas u organizaciones a las que queremos ofrecer valor. Es importante que en este punto hagamos una diferenciación, no necesariamente el cliente será el usuario final de la solución que propongamos, en este caso no solo debemos enfocarnos en conocer al que paga sino también al que usa.
Qué del cliente/usuario/beneficiario queremos conocer y para qué. La información que debemos recopilar es aquella que nos permita segmentar a nuestra población objetivo lo más específicamente posible, además de obtener datos relevantes para nuestro proyecto, como por ejemplo en dónde podemos encontrar a estas personas o qué medios podemos utilizar para comunicarnos con ellos, entre otras cosas. La razón es sencilla, los posibles clientes son nuestra fuente de información primaria, son ellos los que nos pueden decir que necesitan y les gusta.
Luego de que sabemos quiénes y cómo son aquellos a quienes orientaremos nuestro proyecto debemos relacionarnos con ellos, ubicándonos en el cuadrante referido a las relaciones con el cliente, que nos invita a pensar, tomando en cuenta la información que hemos recopilado, en cómo y a través de que medios generar un vínculo.
Si queremos preguntarle a un conjunto de personas sobre sus necesidades y gustos lógicamente tenemos que saber cómo y a través de que medios hacerlo. Supongamos que por ejemplo queremos atender las necesidades de un conjunto de personas que no usa redes sociales, pero, se nos ocurrió colocar una encuesta en twitter, por supuesto que no obtendremos la información que necesitamos.
Conociendo a nuestros clientes y estableciendo los canales para comunicarnos con ellos llega la hora de conversar, para descubrir cuáles son sus necesidades y sus gustos, información que sumada a la que hemos venido almacenando, más aquella referente al mercado, nos permitirá diseñar una oferta de valor. Es decir una solución, producto o servicio, que no solo resuelva los problemas de nuestra población objetivo, sino que además cumpla con sus expectativas.
Una vez definida la oferta de valor debemos pensar en cómo haremos para hacer conocer y llegar nuestros productos y servicios, una vez desarrollados, al cliente, cuáles serán los canales de mercadeo y comercialización que debemos utilizar o desarrollar para este fin.
Tomando las palabras de Irene Horejs, para que un producto o servicio sea exitoso es necesarios que atienda a una necesidad, que guste, esté al alcance del bolsillo y disponible en el mercado para los clientes, estos cuatro elementos resumen lo que tienen que ver con el desarrollo del cliente.
En lo particular me gusta entender estos procesos como la generación de un vínculo con el cliente, en el que nos interesamos por conocerlo, entender sus necesidades y gustos y ofrecerle algo que definitivamente el valore y por lo que esté dispuesto a pagar. Yendo más allá de la transacción económica, se trata de generar una experiencia de satisfacción que haga que el cliente quiera  trabajar siempre con nosotros.