¿Se han enfrentado alguna vez a un cliente que en medio de la
ejecución del proyecto pida cambios? De seguro que sí, esto es más la regla que la excepción, al final del día los cambios
son un elemento común de cualquier iniciativa y para manejarlos contamos con el
proceso “control integrado de cambios”. Ahora bien, ¿qué podría suceder cuando
las solicitudes de cambio se realizan en un proyecto cuya gestión es informal?
Acompáñenme a conocer esta triste y aleccionadora historia de
la vida real y que seguro es más común
de lo que quisiéramos:
El representante de ventas de la empresa B visita a un
cliente, apodado “El Informal”, interesado en contratar la gestión de un
proyecto. Luego de una agradable reunión acuerdan de palabra la presentación de una propuesta de trabajo. Una vez que
esta es recibida el cliente la revisa y aprueba, también de palabra, hace el
pago del monto inicial y la contratista comienza con sus labores.
A mitad de la ejecución el cliente sufre de un “ataque” creativo y comienzan a ocurrírsele
nuevas ideas sobre el proyecto: “hay que cambiar aquí, usemos mejor este
material que conseguí la semana pasada, ahora el producto no estará dedicado a
su función inicial…..y pare de contar” y es en este punto donde comienza la pesadilla para el equipo de
la empresa B, el alcance se sale de control, el proyecto se retrasa, se altera
la calidad y se incrementan los costos.
Varias semanas después de lo planificado se entrega el
resultado final al cliente y este no está conforme con el entregable, está
molesto por el retraso y se niega a
cubrir el sobre costo ocasionado por sus modificaciones de medio tiempo “cuando hablamos me dijiste que costaría
tanto”. En consecuencia la empresa, al asumir los costos adicionales, ve
diluirse su rentabilidad.
En la gestión de proyectos, al igual que en cualquier otra
actividad que involucre a dos o más participantes, es fundamental que los acuerdos se documenten y en este caso en
particular a través de un contrato formal.
Los contratos no solo cumplen con la función de dejar claro, o en blanco y negro como solemos decir,
los compromisos que cada una de las partes asumirá, por ejemplo el respeto al
alcance definido inicialmente, los montos, plazos y fechas en que se erogarán
los recursos financieros para realizar los trabajos del proyecto, quién asumirá
la responsabilidad financiera por los cambios en el alcance del proyecto y las
consecuencias que estos cambios traerían en la calidad y el cronograma, etc.
Permitiendo, de esta manera distribuir
los riesgos entre los involucrados en el acuerdo.
Son muchos los tipos de contrato que existen y no es mi
intensión en este post entrar en detalle al respecto, lo que sí, y en mi opinión,
debemos resaltar es la importancia de
establecer contratos formales, escritos, en el que intervengan profesionales
del derecho, y que obliguen a las partes a cumplir con los compromisos que
han asumido, de esta manera nuestra empresa B no tendría que asumir, sin hablar de los riesgos de reputación,
el riesgo financiero del proyecto, financiando una iniciativa en la que no tiene
participación accionaria y de la que no sacará
ningún provecho en el futuro.
Parte de gestionar profesionalmente un proyecto pasa por la
formalización y documentación de los acuerdos establecidos.
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