La administración de la cartera de proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a un sinnúmero de necesidades las cuales dan origen a una cantidad igual o mayor de ideas para satisfacerlas. Estas ideas a su vez se convierten en proyectos y la organización debe decidir cuáles de estos serán realizados inicialmente y cuales tendrán que esperar.

Este proceso que acabamos de describir de manera muy sencilla es lo que se conoce como administración de la cartera de proyectos y a continuación explicaremos con más detalle de qué se trata.

Administrando los proyectos dentro de la organización

Las organizaciones se enfrentan a entornos competitivos en los cuales la adaptación es fundamental para poder mantenerse en la carrera y sobrevivir. Este proceso evolutivo consiste en la identificación de oportunidades y su aprovechamiento a través del desarrollo de proyectos.

Como hemos comentado con anterioridad, al igual que los seres humanos, las organizaciones se enfrentan a un sinfín de necesidades y a una restricción presupuestaria, que limita la cantidad de recursos humanos, materiales, financieros, etc., con que cuentan. Estos recursos deben ser manejados eficientemente para poder garantizar el buen desempeño de la organización, he aquí la importancia de poseer un sistema que nos permita administrar nuestros proyectos, de manera tal que, sean aquellos que se consideren prioritarios los que se desarrollen inicialmente.

Este proceso se conoce como capacity planning y su resultado o salida es el Project Charter, que no es más que un listado de los proyectos aprobados por la organización para ser desarrollados, luego de que se han evaluado todas las alternativas en función de las necesidades prioritarias y capacidades de la organización.

Este proceso de selección le permite a la organización, en palabras de Luis Enrique Palacios, seleccionar la cantidad justa de proyectos a desarrollar en un momento histórico determinado, evitando el peligro de desaprovechar oportunidades o sobrepasar sus capacidades reales.

Los criterios para la evaluación y selección de los proyectos

Para elegir cuáles proyectos formarán parte del grupo a ejecutarse inicialmente y cuales tendrán que esperar, se toman en cuenta dos elementos fundamentales: La capacidad de ejecución de proyectos que tiene la organización y la demanda de proyectos de la misma:

La capacidad de ejecución

Cuando hablamos de la capacidad de ejecución de proyectos por parte de la organización nos referimos al conjunto de recursos con que esta cuenta y el uso que puede darles para poder llevar a cabo estas iniciativas.

- Debemos tener en cuenta entonces la cantidad de recurso humano con que contamos, las horas hombre y como estarían estas distribuidas entre las labores operativas y las del proyectos para no afectar el buen desempeño de la organización.

- Nuestra capacidad para acceder a fuentes de financiamiento, bien sean de carácter interno o externo que nos permitan invertir en nuestro proyecto.

- La capacidad de la organización para asumir el riesgo inherente al desarrollo de proyectos y la magnitud de este que estaría dispuesta a aceptar.

- Los escenarios competitivos, aquellas proyecciones que realiza la organización en base a sus estudios estratégicos del entorno.

- Y por último la capacidad técnica relacionada a la cantidad de personal especializado en determinada área, etc.

La demanda de proyectos

En este punto se toman en cuenta las necesidades que tiene la organización y todas aquellas ideas que hayan surgido en función de satisfacerlas. Estas ideas deben ser convertidas de manera tal que puedan ser evaluadas según los siguientes criterios:

- La prioridad estratégica.

- Los requerimientos financieros de cada una de las iniciativas.

- La rentabilidad.

- El riesgo.

- Los requerimientos técnicos y humanos asociados a cada una.

En pocas palabras una vez que hemos determinado con que contamos, tomamos las ideas o proyectos surgidos y comenzamos a determinar en qué medida beneficiaran a la organización desde el punto de vista estratégico y económico, si estamos en capacidad de realizar dichos proyectos y que riesgos correremos desarrollándolos o dejando de hacerlo.

Esta discriminación nos dará como resultado un listado de proyectos de alto impacto estratégico y económico dentro de nuestras posibilidades reales, un conjunto de proyectos que quedarán para luego y por supuesto algunos proyectos descartados bien sea por no aportar suficiente a la organización, estar fuera de las posibilidades reales de ejecución o ser muy riesgosos.

Como de costumbre un ejemplo nos ayudará a entender mejor el proceso de construcción de la cartera de proyectos:

Supongamos que nuestra organización es la familia Pérez Martínez, conformada por cuatro personas el señor y la señora Pérez Martínez y sus dos hijos.

Para simplificar supongamos también que sólo los señores Pérez Martínez trabajan y reciben anualmente entre los dos un ingreso de 100.000 monedas, de las cuales utilizan 50.000 para la cobertura de sus operaciones en este período (vestido, alimentación transporte y otros gastos), restando la mitad del ingreso para el desarrollo de proyectos
La organización ha identificado 3 tipos de necesidades para el año que está en curso y las ha agrupado en las siguientes categorías.

1.- Esparcimiento: La organización ha determinado que es necesario tomarse unas vacaciones en familia para promover la compenetración entre sus miembros.

2.- Transporte: La organización ha pensado en la posibilidad de adquirir un vehículo para hacer frente al mal servicio de transporte público que se presta en la ciudad en donde está ubicada.

3.- Estudios: La organización ha identificado la necesidad de elegir una universidad para su hijo mayor que está a punto de culminar la secundaria.

Estas tres necesidades podrían dar origen a un sinfín de ideas con la finalidad de satisfacerlas y entre las que los miembros de nuestra organización tendrán que elegir.

Comencemos con la primera necesidad referida al esparcimiento, entre las ideas que surgieron están un viaje al extranjero con un costo de 50.000 monedas y hacer turismo nacional con un costo de 10.000 monedas.

La necesidad de transporte sería solucionada con la compra de un automóvil cuatro puertas por 20.000 monedas o de una camioneta por 60.000 monedas.

Y por último para satisfacer la necesidad de estudios se ha pensado en enviar al hijo mayor a estudiar en una universidad extranjera por 80.000 monedas, una universidad privada nacional por 35.000 monedas y una universidad pública nacional por 20.000 monedas.

Luego que se han generado estás ideas la familia debe decidir entre todas las opciones una para suplir cada necesidad, ojo aquí solo estamos tomando en cuenta los recursos económicos para hacer más sencilla la explicación, pero, como vimos anteriormente la cantidad de elementos de decisión es más variada y compleja.

En el caso de las vacaciones ir al extranjero significa utilizar el 100% de los recursos destinados a proyectos dejando de lado el resto de las necesidades, razón por la cual la organización ha decidido vacacionar dentro del país por un costo de 10.000 monedas, ya que así cumple con su objetivo que es que sus miembros compartan y se interrelacionen.

Para el transporte la compra de una camioneta excedería nuestro presupuesto, razón por la cual la elección de la organización es la adquisición de un vehículo cuatro puertas por 20.000 monedas.

En cuanto a las necesidades de estudio la organización ve muy costoso invertir en educación en el extranjero y piensan que la educación pública no será de buena calidad, razón por la cual se deciden por la oferta de la universidad nacional privada por 35.000 monedas.

Tenemos entonces de esta primera selección 3 proyectos:

Vacaciones dentro del país por 10.000 monedas

Compra de automóvil por 20.000 monedas y

Pago de universidad por 35.000 monedas

En total el desarrollo de los tres proyectos tendría un costo de 65.000 monedas excediendo el presupuesto de la organización, por lo cual tendremos que elegir nuevamente. Introduzcamos el supuesto de que para la familia lo más importante es la educación de sus miembros, esto nos permitiría elegir nuestro primer proyecto que sería el pago de la universidad por 35.000 monedas y en segundo lugar estarían las vacaciones familiares ya que dentro de la organización los valores del compartir y compenetrarse son muy altos.

Por tener recursos escasos y considerar que el proyecto de compra de vehículo es menos relevante que los dos anteriores, este tendrá que esperar para su ejecución.

De esta manera nuestra organización Pérez Martínez ha establecido cuales proyectos son prioritarios y cuales serán diferidos, estructurando así su cartera.

Referencias:

El libro Gerencia de Proyectos un Enfoque Latino, de Luis Enrique Palacios, editado por la Universidad Católica Andrés Bello, en Caracas, Venezuela

Los proyectos en las organizaciones, cómo diagnosticar y satisfacer necesidades internas

Como hemos comentado con anterioridad los proyectos son los mecanismos que utilizamos los seres humanos para desarrollar una idea que vaya en función de la transformación de una situación de necesidad, satisfaciendo esta última. Por lo general hablamos de necesidades de mercado, haciendo referencia a los requerimientos de nuestros clientes reales o potenciales, para justificar cada una de estas iniciativas. Sin embargo, no todos los proyectos se realizan para producir bienes y servicios destinados a los consumidores externos.

Las organizaciones también se enfrentan a problemas y necesidades de carácter interno, como por ejemplo la adecuación a algún cambio regulatorio, tecnológico u operativo o a la exigencia de algún socio, las cuales deben ser atendidas a través del desarrollo de un proyecto. Para ilustrar estas situaciones, donde los clientes forman parte de la organización, les comento algunos casos de los cuales he sido testigo o participante.

El 1 de Enero del año 2008, en Venezuela comenzó a circular una nueva moneda denominada Bolívar Fuerte, para esa época me encontraba trabajando en una institución financiera y desde mi posición tuve la oportunidad de participar en un proyecto, desarrollado durante buena parte del año 2007, que buscaba adecuar la plataforma tecnológica de la institución, para poder cumplir con los requerimientos de la nueva normativa en materia monetaria.

En el año 2006 fui testigo de la elaboración de un proyecto, desarrollado por las autoridades aeronáutica de Venezuela, cuya finalidad era introducir cambios de carácter operativo en el uso que las empresas aéreas hacían de las rutas, para que este fuese más eficiente.

Y en el año 2005 participé como coordinador de un proyecto originado en la necesidad de uno de los socios de la empresa en la que prestaba mis servicios, quien estaba interesado en la apertura de oficinas comerciales en Centro América para expandir las operaciones de la firma.

De la misma manera que las organizaciones monitorean los mercados en busca de oportunidades de negocio, deben también estar en la capacidad de diagnosticar sus requerimientos internos para darles respuesta y mantener la eficiencia y efectividad de sus operaciones. A continuación algunos tips que nos permitirán identificar estas necesidades.

Identificando las necesidades de la organización

Los requerimientos internos de la organización se presentan por lo general como problemas que deben ser resueltos. Nuestra labor entonces consistirá en identificarlos, para poder conocer sus causas, consecuencias, los posibles caminos que podemos emprender para solucionarlos y finalmente elegir uno de estos.

Este proceso donde identificamos problemas y soluciones debe contar con la participación, si no es posible de todo el equipo del área a ser diagnosticada, al menos de una parte representativa de este. Garantizando la discusión de diferentes puntos de vista y la obtención de una solución más completa que la que seguramente obtendríamos de un ejecutivo o un grupo reducido de estos.

Entre las muchas herramientas con las que contamos para llevar adelante este proceso tenemos la muy conocida lluvia o tormenta de ideas, que promueve la participación de los miembros del equipo en la identificación de problemas y la búsqueda de soluciones para estos.

También podemos utilizar la metodología de los seis sombreros para pensar , de Edward de Bono, en la cual, a través de la utilización de seis sombreros que representan el pensamiento numérico, emocional, pesimista, optimista, creativo y de control, podemos tomar en cuenta todas estas perspectivas a la hora de formular soluciones a los problemas organizacionales.

O las discusiones que generen conflicto controlado y que nos permitan romper con el “pensamiento grupal”, sacando lo mejor de nuestras ideas para proponer soluciones.

Como estas existen muchas otras herramientas que podemos utilizar, lo importante es que en el proceso de discusión podamos combinar, a través de la participación, opiniones expertas con la creatividad, que den como resultado soluciones innovadoras, eficientes y efectivas a los problemas que debemos resolver.

Recordemos además que nadie conoce mejor los problemas que pueden presentarse en determinada área de la organización que aquellas personas que realizan el trabajo y seguramente ellos podrán contribuir con sus ideas a la búsqueda de una solución.

Fuente consultada: Gerencia de Proyectos un enfoque latino, escrito por el Ing. Luis Enrique Palacios y publicado por la Universidad Católica Andrés Bello, Caracas, Venezuela, año 2005

Los proyectos dentro de las organizaciones

Toda empresa u organización tiene como uno de sus objetivos fundamentales el logro de ventajas competitivas, que le permitan superar a sus competidores y obtener una mayor cuota del mercado en el que opera. Para lograr esto, las empresas diseñan un plan de gestión estratégica que les permite establecer el norte que se desea alcanzar como organización y el camino que hay que recorrer para llegar a él.

Toda esta planificación comienza con la definición de lo que se conoce como los lineamientos estratégicos de la organización, de los que seguro hemos escuchado hablar en otras oportunidades. Estos son la visión organizativa, la misión y los objetivos estratégicos, veamos en qué consiste cada uno de ellos:

La visión es el objetivo a más largo plazo, este lineamiento que por lo general es inspirador describe la idea que llevó a los fundadores de la organización a crearla. Es básicamente la declaración de un sueño o un ideal.

Para poner un ejemplo sencillo, regresemos por un momento a nuestra infancia y pensemos en lo que soñábamos ser cuando nos convirtiésemos en adultos. Seguramente muchos tenían la visión de ser profesionales, padres de familia, tener fortuna, etc. Y pensábamos cuando yo sea grande seré……

De esta misma manera, las organizaciones establecen que quieren ser o adonde quieren llegar cuando “sean grandes”, por lo general diez años después de su creación, ser la primera empresa del mercado, satisfacer todas las necesidades de nuestros clientes, ser la mejor organización en el trato con el cliente, etc.

El segundo lineamiento estratégico es la misión cuyo horizonte temporal es menor al de la visión, por lo general cinco años para ser alcanzada. La misión a diferencia de la visión contiene o hace referencia al propósito objetivo de la organización, a sus competidores, clientes y a la ventaja competitiva que poseen.

El nombre misión es bastante elocuente y se explica por sí solo. Supongamos que nuestra organización se ha planteado en los próximos diez años convertirse en la primera empresa del mercado, esta sería nuestra visión, pero cómo lo logramos. A través del alcance de la misión o misiones que tengamos que cumplir para llegar a ese objetivo máximo, por ejemplo:

Aumentar la base de clientes o participación de mercado en un 40% en los próximos 5 años, ofreciendo un servicio personalizado a través de una plataforma tecnológica de última generación.

Y en última instancia tenemos los objetivos estratégicos que son lineamientos de más corto plazo y cuya función es hacer operativa a la declaración de misión. Los objetivos son los pequeños pasos que debe dar la organización para alcanzar la misión y dirigirse hacia la visión.

Estos objetivos deben tener ciertas características: ser medibles, específicos, apropiados, realistas y oportunos.

Las organizaciones se valen de estos lineamientos para canalizar el esfuerzo individual hacia el logro de fines comunes. La visión, misión y objetivos son una especie de faro que permite a todos los que hacen vida dentro de la organización remar en la misma dirección.

Los proyectos y las organizaciones

Dentro de las organizaciones hay múltiples necesidades que pueden dar origen a un número similar de proyectos para satisfacerlas. Sin embargo, y como ya hemos conversado con anterioridad, los recursos son escasos y la organización debe ser capaz de asignarlos de manera eficiente.

Esta eficiencia está relacionada al aporte que determinado proyecto pueda hacer al logro de los lineamientos estratégicos, ya que todas las acciones realizadas por la organización deben estar orientadas hacia estos.

Se presenta entonces un proceso de elección, donde la organización debe definir hacia qué proyectos irán orientados los recursos y cuales quedaran para el futuro. Tomando en cuenta aquellos que contribuyen en mayor porcentaje al logro de los lineamientos estratégicos, para darles la prioridad dentro del portafolio de proyectos.

Proponiendo proyectos para nuestra organización

Estos elementos debemos tomarlos en cuenta a la hora de proponer algún proyecto dentro de nuestra empresa u organización, preguntándonos en que porcentaje nuestra idea puede colaborar con el alcance de los lineamientos estratégicos.

Aquí entra en juego una fase del ciclo de proyectos, conocida como programación y que consiste en casar al proyecto con los intereses del financista, en nuestro caso la organización en la que laboramos.

De esta manera podremos garantizar que el proyecto se realizará, al ser considerado de importancia para el logro de la visión, misión y los objetivos. Si obviamos estos elementos y cometemos el común error de evaluar las necesidades desde nuestra óptica, corremos el riesgo de presentar ideas que serán rechazadas por no ir en función del fin común.

Tanto en las empresas como en las organizaciones de carácter social y yendo más lejos en nuestras sociedades, el tener claro hacia donde nos dirigimos como colectivo nos permite tomar acciones y realizar proyectos en función del logro de ese fin común. Para parafrasear una frase que se escucha mucho en cuando se habla de gerencia estratégica, ningún viento es favorable para un velero que no conoce hacia donde se dirige.

Referencia bibliográfica:

Dess, G y Lumpkin, G. Dirección Estratégica. Mc Graw Hill. Madrid. 2003.