¿Cómo ser un mejor líder de proyectos?

 

Desarrollar nuestro potencial al máximo, como personas y líderes de proyecto, parte de entendernos como un “proyecto no terminado”. Creer que permanecemos en nuestra versión beta nos dispone a aprender constantemente, a incorporar conocimiento de todas las experiencias personales y profesionales a lo largo de nuestra vida. Al fin y al cabo, solo podemos decir que hemos aprendido todo lo posible el día en que morimos, en ese punto de nuestra existencia sí que nos hemos convertido en expertos.

Ser mejores líderes de proyectos parte de esta concepción que nos permite visualizar espacios para crecer y seguirnos desarrollando, la cual es también uno de los fundamentos del maravilloso libro de Susanne Madsen “The Project Management Coaching Workbook”, un MUST para cualquier líder, gerente o profesional de proyectos que quiera superarse constantemente.

Susanne Madsen nos propone una ruta conformada por seis pasos, basados en el modelo de coaching, que comienzan con la identificación de un objetivo, la determinación de los recursos con los que contamos y necesitamos para alcanzarlo, el desarrollo de un plan, su ejecución y seguimiento, en pocas palabras se trata de gestionar un proyecto que nos acerque a esa mejor versión de nosotros mismos que queremos construir.

En primer lugar la autora nos invita a preguntarnos ¿qué clase de líder o gerente de proyectos queremos ser y qué queremos alcanzar en el desempeño de nuestro rol? Y a que desarrollamos una visión de nosotros como profesionales en ese punto al que queremos arribar.

En segundo lugar nos auto evaluamos preguntándonos ¿Con qué conocimientos, herramientas y competencias contamos para ser un mejor líder o gerente de proyectos y cuáles son necesarias que adquiramos o desarrollemos para alcanzar la visión resultante del paso número 1? En dos palabras, reflexión y autoconocimiento.

En tercer lugar, siendo tal vez el paso más difícil, solicitamos de nuestros superiores, mentores, clientes y miembros de nuestro equipo de trabajo feedback sobre el desempeño de nuestro rol como líderes de proyecto. La evaluación 360 nos permite descubrir potencialidades y áreas de mejora que posiblemente seamos incapaces de observar, de ahí la importancia de la mirada que tienen los otros y los aportes de esta en nuestro desarrollo.

Una vez completados estos tres primeros pasos llega la hora de establecer un plan y ejecutarlo, aquí no me detendré, si algo sabemos los líderes y gerentes de proyecto es precisamente de esta materia.

El quinto paso propuesto por Madsen consiste en aprender más sobre gerencia de proyectos y técnicas de liderazgo, para tal fin en su libro ofrece una gran cantidad de material al respecto. Adicionalmente, existen innumerables fuentes de información que podemos consultar para mantenernos actualizados.

Finalmente llega la hora de revisar los resultados obtenidos, compararlos con el objetivo propuesto, constatar si lo hemos alcanzado o no y determinar los nuevos pasos a seguir. Iterar, iterar e iterar eternamente.

Si aún no han leído el libro de Susanne Madsen se los recomiendo ampliamente, pienso que es de esas obrar fundamentales para cualquiera que aspire a ser un buen líder o gerente de proyectos, recordando que el punto de llegada no es fijo en el tiempo y que para ser competitivos profesionalmente, en un mercado de cambio constante, estamos obligados a aprender y mejorar continuamente.

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3 lecciones sobre la autoconfianza del líder de proyectos

Los seres humanos tendemos a desconfiar, más a menudo de lo que nos gustaría, de nuestras habilidades, y los líderes o gerentes de proyectos no somos la excepción. A pesar de que algunos todavía pueden pensar que somos una especie de súper héroes, seguimos siendo personas que desempeñamos una profesión en la que la probabilidad de fallar es muy alta y costosa, tanto para las finanzas como para la reputación.

 

Esto supone una presión adicional en un mundo de ganadores y perdedores, en el que se nos enseña a compararnos constantemente con el otro y medir nuestro éxito en función de variables como el salario, el auto, los títulos académicos, las certificaciones alcanzadas, la posición laboral, entre otras cosas.

A menos que nunca hayamos fracasado en la gestión de un proyecto y/o seamos víctimas de un optimismo excesivo, la inseguridad, en menor o mayor medida, estará presente en el desempeño de nuestras carreras profesionales. En mi caso particular confieso que, a lo largo de mis 10 años de experiencia, siempre he dudado ante el planteamiento de un nuevo proyecto, aún hoy en día con todo el aprendizaje y habilidades obtenidas y puestas en práctica una y otra vez, la primera pregunta que automáticamente viene a mi mente en estas situaciones es: ¿podrás hacer esto bien?

En mis inicios la aparición de esta pregunta venía acompañada de un conjunto de síntomas, mi cuerpo se ponía rígido, sentía ansiedad y estrés. Lo interesante es que a pesar de esto siempre asumí el reto que se me presentaba, con temor, pero lo hice. No les diré que siempre he tenido éxito, porque sería mentirles, pero, lo que sí he hecho siempre es aprender tanto de las veces que me ha ido bien como de las que no, y es ese aprendizaje el que con el tiempo nos ayuda a enfrentar las dudas sobre nuestras capacidades.

Este tipo de preguntas, que nuestra mente formula de una manera automática, atienden a algo mucho más profundo instalado en cada uno de nosotros, lo que en coaching se conoce como las creencias limitantes. En mi trabajo con mi coach pude identificar que la creencia subyacente a mi cuestionamiento era que pensaba que no estaba lo suficientemente preparado, algo contradictorio cuando objetivamente podía sumar a mis años de experiencia laboral, muchos años de formación académica formal, muchas lecturas, conversaciones, etc, etc.

Y es aquí donde está la primera lección, muchas veces las dudas que nos agobian son producto de una visión sesgada de la realidad, que nos lleva a experimentar un mundo que no se corresponde con esta objetivamente hablando. Solemos darle un mayor peso a las experiencias negativas desestimando las positivas y pasando por alto aquellos factores que juegan a nuestro favor, pudiendo darnos una mayor autoconfianza. Como estrategia, si en algún momento dudan de sus capacidades, la clave está en hacer un inventario de todas aquellas experiencias en las que las cosas salieron bien y lograron ser exitosos y utilizarlas para acallar sus inquietudes, además de estar seguros de lo que saben y pueden hacer, en una palabra, autoconocimiento. Si por ejemplo, se preguntan si estarán en capacidad de liderar a un nuevo equipo, traigan a la mente todas aquellas oportunidades en las que se enfrentaron a una situación similar y salieron bien parados, esto definitivamente los ayudará a sentirse mucho más seguros para afrontar la nueva tarea.

Ante mi pregunta de ¿si puedo hacer las cosas bien? Me toca siempre recordar todos los momentos en los que he alcanzado los objetivos propuestos para de esta manera responder con un rotundo SÍ.

La segunda lección está en la necesidad de que identifiquemos cuáles son aquellas creencias con las que vivimos y limitan nuestro desempeño, para transformarlas en algo mucho más positivo que nos movilice. Esta no es una tarea sencilla, necesita de mucha introspección y seguramente de la ayuda de un coach profesional.

Mi creencia de no estar lo suficientemente preparado se ha ido convirtiendo a lo largo de los años de un elemento paralizador a uno retador, cuando pienso en esto solo puedo decirme a mí mismo “ahora te voy a demostrar que sí estoy listo”. Pasó por entender que el ideal de perfección es un espejismo y que vivimos en constante aprendizaje.

La tercera lección es que a pesar de las dudas, que podamos tener, nunca dejemos de asumir nuevos retos, el liderazgo de proyectos no es una tarea sencilla, podemos fracasar, y es mejor asumirlo como un camino de constante aprendizaje. La única competencia en la que estamos inmersos los seres humanos y los líderes y gerentes de proyectos es aquella que corremos con nosotros mismos y en la que medimos el éxito comparando a nuestro yo anterior con el de hoy. El darnos cuenta de que efectivamente cada día que pasa incorporamos conocimiento, sobre los proyectos, el mundo y nosotros mismos, que podemos hacer las cosas cada día mejor, descubrir capacidades con las que pensábamos que no contábamos y sobre todo demostrarnos, a pesar de las dudas, que si podemos, es lo que nos permite aumentar nuestra autoconfianza y convertirnos en los mejores líderes de proyectos que podemos ser.

Herramientas del coaching y el levantamiento de los requerimientos del proyecto

Según la guía práctica para el levantamiento de los requerimientos del proyecto, editada por el PMI, no debemos confundir el proceso de obtención de los requisitos con un simple relevamiento de datos, por el contrario y como está expresado en este documento, se trata de “ahondar en la mente de los stakeholders” para obtener aquella información que es visible e ir descubriendo, de la mano del actor, la que no lo es.

Este reto que significa levantar los requisitos, y que en otras oportunidades he presentado como una conversación, puede servirse de las herramientas fundamentales del coaching para lograr una mayor efectividad en el conocimiento de las necesidades, deseos y expectativas que cada uno de los stakeholders tiene con respecto al proyecto, para poderlas convertir en características del producto o servicio que este generará.

La primera herramienta es la observación, la cual debe ser integral y orientada a identificar y describir la conducta del actor con el que estamos conversando. Como todos sabemos, las personas no solamente hablamos a través de las palabras, los gestos de nuestro rostro, la postura corporal, el movimiento de nuestras manos, la cercanía o distancia que establecemos con nuestros interlocutores y hasta el entorno que nos rodea, definitivamente proveen una gran cantidad de información valiosa a la hora de levantar los requisitos de un proyecto.

Cuando observamos debemos tratar de hacerlo dejando de lado nuestros marcos mentales, no estamos juzgando la conducta del otro, solo la identificamos y describimos para validarla. Si por ejemplo al conversar con determinado actor, observamos que este arruga la cara al tocar determinado asunto, le comentamos que hemos notado el gesto y le preguntamos qué significa. De esta manera evitamos suponer y cometer errores que afectarán a la larga al proyecto.

La segunda herramienta es la escucha, la cual utilizamos para entender y no para responder. Escuchar de manera consciente significa que estamos prestando toda nuestra atención a lo que expresa y deja de expresar el actor con las palabras, es el principal medio a través del cual podemos obtener información que nos sirva para enfocar correctamente el proyecto.

Cuando escuchamos también debemos tratar de no enjuiciar la información que estamos recibiendo, debemos establecer una dinámica que nos permita entenderla tal cual el actor la está expresando, para esto podemos hacer uso del parafraseo, las preguntas y el resumen de ideas, con la finalidad de corroborar que efectivamente entendimos lo que el stakeholder quiso decir.

Cuando estamos escuchando con atención, debemos además mantener el contacto visual, asentir y no interrumpir cuando el actor está hablando, de esta manera se siente en confianza y con la libertad de expresarse.

La tercera herramienta es la pregunta, poder hacer cuestionamientos que generen la reflexión de los stakeholders, les permitan expresarse y a nosotros obtener la información que requerimos para el proyecto es todo un arte. Las preguntas deben ser neutrales, no debemos tratar de sesgar las respuestas para que estas coincidan y confirmen nuestras convicciones sobre el proyecto, abiertas para que podamos conocer lo que piensan los stakeholders sobre la intervención y positivas.

Por otra parte, recuerden que un gerente de proyectos y por supuesto un analista de negocios no supone, pregunta. Una cosa es lo que dicen los demás y otra cómo nosotros las interpretamos, por lo que es fundamental tener esto claro y validar la información que recibimos sobre los requisitos.

Una cuarta herramienta, y en mi opinión la más importante, es la auto – observación, la cual es la que puede permitirnos identificar cuando nuestro filtros mentales entran en juego para distorsionar la información que estamos recibiendo. Poder “bajarle el volumen” a nuestro diálogo interno para centrarnos en el otro no se logra de la noche a la mañana, es un ejercicio que definitivamente toma años de práctica, pero, que debemos afrontar si queremos que nuestros proyectos se ajusten a las necesidades de los stakeholders y no a nuestra interpretación del mundo.

Como ven, levantar los requerimientos de un proyecto es una labor compleja, que debemos abordar de manera profesional y utilizando todos nuestros sentidos, practicando aquello del aquí y el ahora cada vez que estemos conversando con alguno de nuestros stakeholders. No se trata de hacerle coaching a ninguno de ellos, sino de utilizar las herramientas de la disciplina y lograr el rapport necesario para que cada uno de los actores nos abra su mente y nos permita indagar en ella para entender su visión sobre nuestro proyecto.

El Coaching y la gestión de proyectos, impresiones de un aprendiz

Hace poco comencé formalmente mi camino en el Coaching, disciplina sobre la que ya había estado leyendo y que está muy relacionada con la gestión de proyectos, sobre todo aquellos de tipo personal. En este post me gustaría comentarles sobre las repercusiones tempranas, pero poderosas, que mi acercamiento a esta disciplina ha tenido sobre mis iniciativas personales y mi desempeño como profesional en la gestión de proyectos.

Es hora de re-evaluar todo

El proceso de Coaching comienza definitivamente con un trabajo personal de quien aspira a convertirse en coach en el mediano plazo, a medida que se aprende sobre la disciplina comienzan a aparecer preguntas que buscan validar o no nuestro estilo de vida, nuestras metas, los cursos de acción que hemos tomado, los resultados que hemos obtenidos y sobre todas la cosas si nos sentimos realmente satisfechos.

Seguramente estarán de acuerdo con la idea de que es imposible ser un buen coach si no comenzamos aplicando lo aprendido a nuestras vidas, por aquello de comulgar con el ejemplo. En lo personal, como buen planificador que soy, comienzo cada año elaborando una lista de objetivos que quiero cumplir, asociados a un plan de acción y a mi visión personal. Este primer acercamiento al Coaching me ha ayudado a validar dicha visión y a diferenciar entre mis expectativas de lo que quiero ser y las expectativas que los otros tienen sobre mí (lo que los demás creen o esperan que debería ser y hacer).

En este sentido y en mi opinión de aprendiz, el Coaching es una herramienta liberadora que nos permite tener una mejor perspectiva de nuestro propósito y nos ayuda en la difícil tarea de jugar un doble rol, el de líder y cliente/usuario, de nuestro proyecto de vida.

Adicionalmente, nos ayuda a ser más selectivos con los proyectos o acciones que nos proponemos desarrollar, cuestionándonos si efectivamente aportan a nuestra visión, lo que se parece bastante a la gestión de cartera de una organización.

Para ponerlo en términos técnicos, el Coaching en una herramienta estratégica que nos permite alinear, a nivel personal, nuestros proyectos con la visión de mediano o largo plazo que tenemos sobre nosotros mismos. Durante el proceso, a través de la observación y las preguntas que nos hacemos, levantamos nuestros requerimientos y expectativas, definimos nuestras necesidades y objetivos, elaboramos y ejecutamos planes de acción y los monitoreamos, todo esto en el marco de lo que queremos ser una vez hayamos transitado del famoso punto A al B.

Desde la profesión

En mi trabajo diario, como líder de proyecto y facilitador, he ido incorporando las pocas herramientas que he adquirido hasta ahora para mejorar mi desempeño. He agudizado mi poder de observación y escucha, para entender y no para responder, con mis colaboradores y con los jóvenes con quienes comparto conocimiento.

El Coaching nos ayuda a poner en práctica aquello, de lo que ya hemos conversado con anterioridad, de preguntar en vez de suponer. Lo que nos permite conocer la visión y las expectativas de quienes trabajan a nuestro lado y del resto de los stakeholders, sobre el proyecto o las actividades que estamos realizando.

Aun me queda mucho que aprender para convertirme en un coach profesional, lo que si les puedo decir es que hasta el momento solo he tenido beneficios de esta nueva herramienta. A pesar de que en un inicio se experimenta confusión y constantemente comenzamos a cuestionarnos todo, de esta crisis inicial solo puede salir una persona con una mayor claridad de hacia dónde quiere ir, los proyectos que quiere desarrollar y una mayor posibilidad de éxito y de ser feliz.