¿Por qué son fundamentales las fases preliminares del proyecto?

 

Lo primero que todo emprendedor debe hacer cuando se le ocurre una idea de negocio es VALIDARLA, muchas páginas se han escrito sobre este tema, pero, parecieran no ser suficientes ante el frecuente optimismo excesivo, es imposible que a mi idea no le vaya bien, el cual empeora cuando nuestro sesgo de confirmación nos lleva, además, a prestar atención solo a aquellas voces que nos aúpan y a desestimar las que nos advierten sobre los posibles riesgos.

Y es precisamente esa validación la que se realiza en las fases preliminares, también conocidas como de arranque, pre y factibilidad o de formulación y evaluación del proyecto y que tienen como resultado principal el plan de negocio.

Este documento recoge:

1.- El análisis realizado sobre los elementos comerciales o de mercado de la idea, respondiendo a preguntas como: ¿quiénes serán los clientes potenciales? ¿Existe mercado y cuál es su tamaño? ¿Quiénes son los posibles competidores? ¿Existen barreras a la entrada y salida del mercado? ¿Cuál es el precio de mercado de los productos sustitutos? Entre otros muchos datos fundamentales para identificar el nicho de mercado y desarrollar una oferta de valor diferenciada.

2.- El análisis técnico que permite establecer  la localización, las maquinarias, equipos, insumos y demás recursos y la organización necesaria para darle vida a la idea de negocio, creando y comercializando un producto o servicio.

3.- El análisis económico financiero en el que se estima, en base a la información de los estudios anteriores, la inversión inicial y se proyectan los ingresos y egresos estimados, determinándose las necesidades y formas de financiamiento así como el plan de sostenibilidad del negocio.

Y finalmente, la evaluación financiera que consiste en calcular variables, en incluso desarrollar escenarios incluyendo los peores posibles, que permitan tomar una decisión de inversión con la mayor y mejor información posible, en un entorno y un momento del proyecto en el que la incertidumbre es alta.

Según los datos del Monitor Global de Emprendimiento, GEM por sus siglas en inglés, en el año 2020 los países latinoamericanos que participaron en el estudio tenían una TEA promedio, la tasa de actividad emprendedora que mide el porcentaje de personas entre los 18 y 64 años que están llevando adelante un negocio con hasta 3,5 años de vida, de 27%, pero, la tasa de negocios establecidos, aquellos que superan este lapso de tiempo, fue solo del 6,9% para los mismos países.

Estos datos evidencian la naturaleza riesgosa de la actividad emprendedora y las altas tasas de mortalidad asociadas, lo que, en mi opinión, hace más relevante no desestimar el análisis y todo el trabajo que se realiza en las etapas preliminares del ciclo del proyecto.

A la hora de emprender un negocio tenemos inclinación a mirar solo a los ganadores y a pensar, incluso en contra de las probabilidades, que formaremos parte de ese pequeño grupo de afortunados. Esta creencia puede jugarnos en contra, hacernos pensar que no necesitamos validar nuestra idea porque nos irá bien por definición o como escuché una vez “porque a los demás les va bien sin hacer estudios de mercado” y llevarnos a incrementar el riesgo, ya existente, sobre nuestros recursos escasos, nuestro dinero.

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El análisis de sensibilidad y los escenarios del proyecto

Durante la fase de formulación y evaluación de la factibilidad de un proyecto realizamos un gran esfuerzo con la finalidad de dibujar el camino que debemos seguir para alcanzar esa situación deseada, en la que las necesidades han sido satisfechas, con el menor sobresalto o riesgo posible. Sin embargo, más allá del papel, nos enfrentamos a situaciones cambiantes que pueden impactar a nuestro proyecto tanto positiva como negativamente y de las cuales debemos tener conocimiento o al menos una estimación.

Una herramienta que es fundamental para poder intuir a que nos podríamos estar enfrentando durante la ejecución del proyecto es el análisis de sensibilidad, el cual consiste en la construcción de escenarios en los que simulemos la realidad y estimemos cómo el comportamiento de ciertas variables podrían afectar nuestro desempeño.

El análisis de sensibilidad y la construcción de escenarios

El análisis de sensibilidad consiste en determinar cómo el valor presente neto del proyecto es afectado por el comportamiento de ciertas variables, las cuales son relevantes para su cálculo. Siguiendo la explicación presentada por Garay y Gonzales, en su libro Fundamentos de Finanzas, para realizar el análisis debemos seguir los siguientes pasos:

- En primer lugar determinar cuáles son las variables que intervienen en el cálculo del VPN.

El valor presente neto es una función del monto de la inversión inicial, la tasa de descuento, el precio de venta de los bienes y/o servicios producidos por el proyecto, las cantidades vendidas, los costos y todas aquellas variables que consideremos de relevancia para calcularlo.

Recordemos que el VPN es el resultado de sumar a la inversión inicial los flujos de efectivo que generará el proyecto descontados (o traídos) al momento donde esta se realizará.

- Una vez que tenemos claro cuáles son estas variables, debemos determinar un rango para que fluctúen.

Este análisis, según la opinión de los autores antes citados, debe ser realizado por conocedores del área en la que este ubicada nuestro proyecto, para tener cierto grado de confiabilidad en la estimación.

- Luego calculamos el VPN esperado.

- Y por último hacemos fluctuar, una por una, las variables dentro del rango estimado para conocer de qué manera se comporta el VPN.

En este punto se nos presenta una complejidad, ya que debemos calcular la variación del VPN esperado, cuando sólo una de las variables se “mueve” y las otras se mantienen constantes. Esta condición es lo que se conoce como “ceteris-paribus” y que en palabras más sencillas nos indica que debemos determinar cómo varía el VPN cuando “movemos” por ejemplo la inversión inicial y mantenemos constantes los valores del costo, tiempo, precios, cantidades, etc.

Todos estos cálculos, que se realizan utilizando derivadas parciales, nos permiten la construcción de tres escenarios en los cuales podríamos estarnos manejando, uno optimista, uno más probable y uno pesimista.

El optimista, donde el VPN efectivo, es superior al esperado, el pesimista con un VPN efectivo inferior al esperado y el más probable donde el VPN efectivo es igual al esperado.

Como podemos observar el VPN es lo suficientemente relevante para representar la situación de un proyecto en un momento determinado, en el que alguna de las variables del que este depende fluctúe. Pero para entender mejor de que va el análisis de sensibilidad y la creación de escenarios utilicemos un ejemplo de la vida real:

Supongamos que nuestra variable de decisión, similar al VPN para un proyecto, es la hora en la que llegamos a nuestro trabajo, digamos a las 8 de la mañana. Esto sucederá si despertamos a las 6 am y el sistema de subterráneo funciona correctamente.

Tenemos entonces una variable con valor esperado (la hora de llegar al trabajo) que dependerá de otras dos variables: la hora de despertar y que el subterráneo trabaje como debe ser.

Qué pasaría entonces si en vez de despertar a las 6 lo hiciera a las 7 am dado que el subterráneo no presenta ningún contratiempo. Seguramente llegaríamos tarde al trabajo, a las 8.30 am y recibiríamos una amonestación. Este sería un primer escenario que podríamos considerar pesimista.

Por otra parte si despertamos a las 5.30 am seguramente estaremos en nuestra oficina a un cuarto para las 8, lo que podríamos considerar un escenario optimista. Por último el escenario más probable es que despertemos a las 6 y estemos en el trabajo a las 8 am.

Aunque muy simple, este ejemplo nos permite ver de qué se trata la construcción de escenarios y el análisis de sensibilidad. Determinamos que sucede con nuestra variable de decisión, en este caso la hora de llegada al trabajo, en función del comportamiento de las variables hora de despertar y funcionamiento del transporte público.

Referencia: Fundamentos de Finanzas, de Urby Garay y Maximiliano González, editado en Caracas, Venezuela por Ediciones IESA.

El estudio técnico, el siguiente paso para determinar la factibilidad de un proyecto de inversión

En nuestro artículo anterior comentamos un poco sobre el estudio de mercado, en que consiste, como se realiza y su importancia para evaluar la factibilidad de los proyectos de inversión.

Ahora le toca el turno al estudio técnico, que como dijimos anteriormente, conforma junto al estudio de mercado y el económico financiero, ese test al que debemos someter nuestra idea de inversión, antes de llevarla a cabo, para determinar si vale la pena o no que invirtamos nuestros recursos en ella.

El estudio técnico

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos desarrollar, es decir, que bien o servicio vamos a producir y sus características. Además, hemos estimado la demanda, la oferta y el precio de estos productos, debemos entonces evaluar cuáles son las capacidades técnicas con que contamos y cuáles necesitaremos para llevar adelante nuestra idea.

En esto último consiste el estudio técnico, a través de él determinaremos la capacidad instalada (los recursos como maquinarias, equipos, tecnología, personal, etc.) con que contamos como empresa, la capacidad utilizada (lo que realmente utilizaremos de nuestros recursos en la producción de los bienes o servicios proyectados) y los costos de producción y operación en que incurriremos durante el proceso de creación del producto.

Al igual que el estudio de mercado, el técnico está comprendido por una serie de elementos que debemos tomar en cuenta durante su desarrollo, para lograr establecer si nuestro proyecto o idea de negocio es factible también desde este punto de vista.

Estos elementos son los que señalamos a continuación:

En primer lugar debemos realizar un cronograma del proyecto, en el que representemos el número de períodos en que se desarrollará este. Desde su inicio, pasando por las fases de instalación, operación y cierre.

Supongamos que nuestro proyecto consiste en la instalación de una oficina para prestar servicios de asesoría en algún área específica. Nuestro cronograma arrancaría el día en que adquirimos la oficina, comprendería su equipamiento y puesta en operación y culminaría en algún punto en el futuro, supongamos en 10 años, que es el período que nos dedicaremos a realizar esta actividad.

El cronograma debe ser una herramienta gráfica que nos permita tanto a quienes estamos involucrados directamente con el proyecto como a quienes no, entender a través de la línea del tiempo cómo este irá avanzando.

Luego de desarrollar nuestro cronograma, el siguiente paso es determinar cuál será la localización del proyecto, en este punto debemos describir con el mayor nivel de detalle posible donde estará ubicado geográficamente nuestro centro de operaciones.

Para elegir la localización del proyecto, es necesario que tomemos en cuenta varios factores importantes, como la existencia de servicios y vías de comunicación, la cercanía del lugar con respecto a nuestros proveedores y mercados, etc. Esto con la finalidad de disminuir los costos en que incurriremos con nuestra operación y que serán mayores en la medida que estemos más alejados de quienes conforman nuestra cadena productiva y de comercialización.

Siguiendo con nuestra oficina de asesoría, supongamos que esta estará en la ciudad de Caracas, edificio Capital, piso 3, oficina 5, Venezuela. Edificio que se encuentra en una de las zonas empresariales más importantes de la ciudad y donde seguramente habrá suficientes clientes para nuestro negocio. Por otra parte, si el proyecto es la construcción de una fábrica, está deberá estar ubicada en un lugar que cuente con los servicios público necesarios para facilitar el proceso productivo, carreteras para recibir los insumos y despachar las mercancías, seguridad y que se encuentre cerca de las empresas que nos suministrarán la materia prima y de nuestros clientes.

El siguiente paso consiste en determinar cuál es nuestra infraestructura de servicios. Con qué contamos y qué necesitamos construir, instalar y poner en marcha para arrancar con la operación de nuestro negocio.

En este punto debemos hacer referencia a elementos como servicios públicos, líneas telefónicas conexión a internet, luz, infraestructura, carreteras, estaciones de metro, etc. Que están a la disposición para facilitar nuestra actividad productiva y que dependerán de la localización que hayamos elegido para el proyecto.

Además de tomar en cuenta estos elementos debemos determinar con qué infraestructura contamos para producir nuestros bienes o servicios, que necesitamos construir o instalar para tal fin y cuánto nos costará.

La oficina que hemos alquilado está a una cuadra de la estación de metro o subterráneo, cuenta con luz, teléfono, internet y agua, a un costo de 300 dólares al mes, con todos los servicios incluidos. En cuanto a la infraestructura, la oficina está en obra limpia y tiene dos ambientes, por esta razón necesitaremos pintarla, colocar piso de cerámica y construir un nuevo espacio para la sala de reuniones, además de esto tendremos que adquirir mobiliario (escritorios, sillas, archivadores y una mesa), toda esta adecuación del espacio tendrá un costo de 800 dólares.

Una vez que hemos determinado nuestro cronograma de actividades, localización e infraestructura de servicios, pasamos a definir la tecnología que necesitaremos para la producción.

Aquí nos referimos a las maquinarias y equipos que utilizaremos directamente en el proceso productivo, debemos además especificar si las compraremos o rentaremos y el costo de estas.

Para prestar el servicio de asesoría nuestra oficina necesitará 4 computadoras de escritorio y 4 lap tops con un sistema operativo específico cuya licencia hay que pagar, además de una impresora y 4 teléfonos celulares, todo esto a un costo de 5.000 dólares. Estos equipos serán adquiridos en su totalidad por la empresa.

A continuación se realiza una descripción exacta del proceso productivo, paso por paso desde su inicio hasta el fin del mismo.

Nuestras asesorías comenzarán con la petición de algún cliente, luego de esta se realizará una reunión preliminar como primer acercamiento y en la que se presentarán los servicios que ofrecemos y sus costos, una vez aceptado el plan, se realizarán tres jornadas de levantamiento de información, cuatro reuniones de asesoría y un informe final.

Este proceso ejemplifica más o menos lo que esperamos obtener de la descripción de nuestro proceso productivo, en caso de que sea un bien lo que vamos a producir, nuestro proceso iniciaría con la adquisición de los insumos, la transformación de estos en componentes de nuestro producto, el ensamblaje y embalaje de este y así sucesivamente hasta que es llevado al mercado para ser comercializado.

Finalmente determinamos cual será nuestra capacidad instalada y utilizada, es decir con que contamos para producir y que es lo que efectivamente estamos utilizando.

En nuestra oficina tenemos 4 computadoras de escritorio y cuatro portátiles, pero, sólo hay dos asesores, tenemos capacidad instalada para 8 y capacidad utilizada de dos.

Todos estos datos recogidos en el estudio técnico nos permiten calcular cuales son los costos en que incurriremos (tanto fijos y variables) durante nuestra operación y además hacer una estimación de nuestros ingresos.

Continuemos con nuestra oficina. Para hacerla operativa necesitamos contar con un monto de 300 dólares al mes para el alquiler y los servicios, además debemos hacer un gasto de 800 dólares para la adecuación del espacio.

Debemos también adquirir equipos por 5.000 dólares para poder trabajar. En definitiva necesitaremos entonces 5.800 + 300 = 6.100 dólares lo que podríamos considerar nuestra inversión inicial y costos fijos de 300 dólares mensuales para pago de alquiler, a eso tendríamos que sumar los costos derivados directamente de nuestra actividad productiva, por ejemplo compra de materiales para imprimir los informes, la depreciación de los equipos por su uso, que supongamos sumarán 200 dólares mensuales.

Además sabemos, por nuestro estudio de mercado, que el precio de las asesorías es de 1.000 dólares cada una, tenemos una capacidad instalada para 8 asesores pero solo tenemos dos que son capaces de realizar una asesoría por mes cada uno, eso nos permite entonces calcular nuestro ingreso mensual, que en este caso sería de 2.000 dólares.

Vemos entonces, de manera simplificada, como a partir del estudio de mercado y técnico podemos obtener tanto la estimación de los costos como de los ingresos que obtendríamos con el proyecto y que nos permitirá llevar a cabo la última fase del estudio de factibilidad: el estudio económico – financiero, del que hablaremos en el próximo post.

Referencia consultada: Blanco, Adolfo, 2006, Formulación y Evaluación de Proyectos. Editorial Texto. Caracas, Venezuela.

La factibilidad de proyectos de inversión, el estudio de mercado

Todo proyecto de inversión comienza con una idea de negocio, resultado de la identificación que hacemos de una necesidad o problema determinado.

Los seres humanos estamos en la capacidad de generar soluciones a las más diversas situaciones. Sin embargo, debemos tener cuidado a la hora en que decidimos desarrollar un proyecto e invertir nuestros recursos escasos para crear los bienes o servicios que le darán vida a lo que hemos ideado como solución a un problema o necesidad.

Uno de los errores más comunes que cometemos a la hora de emprender un proyecto de inversión, es pensar que la idea que desarrollaremos será exitosa solo por el hecho de que se nos ocurrió a nosotros, lo que nos lleva a confiar ciegamente en ella sin ponerla a prueba para realmente determinar que tan viable es.

Como consecuencia de esto, podríamos terminar gastando nuestros ahorros en un proyecto fallido y con una gran desilusión al darnos cuenta de que nuestra idea no era tan brillante como la considerábamos.

El estudio de factibilidad del proyecto

Para minimizar el riesgo de invertir nuestro capital en desarrollar un proyecto que tal vez no produzca los frutos esperados, debemos someter nuestra idea de negocio a lo que se conoce como estudio de factibilidad o pre – factibilidad, que nos permitirá evaluar desde tres perspectivas, mercado, capacidades técnicas y factibilidad económico – financiera, cuales son las posibilidades reales de éxito que tendremos con el producto que hemos decidido crear.

El estudio de mercado
Para poner a prueba nuestra idea debemos comenzar estudiando el mercado, de esta manera determinaremos si nuestro producto será comprado por los consumidores, si existen otras empresas que produzcan algún bien o servicio similar al que hemos ideado y cuál será el precio al que lo ofreceremos para ser competitivos.

El estudio de mercado es el resultado de una investigación que en términos formales nos permite determinar la oferta, la demanda y el precio del bien o servicio que deseamos producir y comercializar. Este estudio está comprendido por una serie de aspectos que nos dan una guía para comenzar a realizarlo:

En primer lugar debemos describir el producto que queremos generar. Cuáles son las características de toda índole del bien o servicio que vamos a desarrollar con nuestro proyecto de inversión, a qué público va dirigido, qué tipo de bien es, si es de consumo final, intermedio, etc.

Luego analizamos la demanda de nuestro producto, esto consiste en constatar que realmente existe una necesidad en un conjunto de consumidores, que será satisfecha con el bien o servicio que vamos a producir. Esta necesidad debemos cuantificarla, es decir que debemos estar en la capacidad al menos de estimar cual sería el número aproximado de compradores dispuestos y con el dinero suficiente para adquirir nuestro producto.

Una vez que hemos analizado y determinado cual es la demanda de nuestro producto, estudiamos la oferta, aquí vamos a cuantificar las cantidades de productos similares al nuestro, que las otras empresas están dispuestas a vender tomando en cuenta el precio de mercado.

Luego determinamos el mercado potencial, que sería la diferencia entre la oferta y la demanda y que nos permitiría conocer el número de personas que se encuentran desatendidas y hacia quienes inicialmente estarían dirigidos nuestros esfuerzos para captarlos como clientes.

Y por último determinamos el precio, este proceso se logra a través de la interacción de las funciones de oferta y demanda, pero, para efectos prácticos tomamos el precio de mercado como referencia para determinar en cuánto venderemos nuestro producto.

Para clarificar un poco cómo se realiza el estudio de mercado, veamos este ejemplo: Hace algunos años en Venezuela, se comenzó con una política que promovía la formación de cooperativas como nuevas unidades productivas. A estas, se les pedía luego de organizarse, que presentaran proyectos para recibir financiamiento y comenzar a producir.

Sin embargo, en una gran cantidad de casos, los miembros de las cooperativas no poseían las herramientas necesarias para formular, evaluar y presentar un proyecto, que cumpliese con las condiciones de los entes financieros para la entrega de los fondos.

En este contexto, yo que me encontraba realizando mis estudios en gerencia de proyecto, identifiqué esta necesidad: los cooperativistas necesitaban aprender como formular, evaluar y presentar sus proyectos, para poder obtener los recursos y se me ocurrió la idea de desarrollar un programa de formación en esta materia dirigido a los miembros de estas organizaciones.

Con esa idea en la cabeza, me senté frente a la computadora e hice una descripción del servicio que pensaba prestar, en principio era un programa de formación en formulación y evaluación de proyectos de inversión, de unas 40 horas de duración, que se dictaría en la sede de la cooperativa que lo solicitara, además, el contenido del programa sería teórico práctico y asociado al caso de negocio particular de cada cooperativa. Al final del programa cada una de las organizaciones participantes debería tener un documento, realizado por sus miembros, en el cual estuviese contemplado su proyecto, listo para ser entregado ante los bancos.

Luego de describir el servicio me dediqué a estudiar la demanda, para esto hice una pequeña investigación sobre el número de cooperativas registradas en la ciudad de Caracas, que es el lugar donde resido y que sería mi campo de acción. Eso me dio una idea del tamaño del mercado al cual me iba a enfrentar y en el que estaban contenidos mis futuros clientes.

Ya con el número de cooperativas en mente, comencé a indagar sobre la oferta, quiénes estaban prestando servicios de asesoría en la materia de formulación y evaluación de proyectos a las cooperativas en la ciudad de Caracas. Esta indagación me permitió conocer quiénes serían mis competidores y las características de sus servicios, lo que me ayudo a mejorar mi producto para diferenciarme y ser más competitivo.

Luego, basado en algunas estadísticas, entre las que estaban el número de créditos efectivamente otorgados a las cooperativas por algunos bancos y el número de estas organizaciones registradas en la ciudad de Caracas, estime lo que sería mi mercado potencial. Aquellas organizaciones que por falta de un plan de negocio bien estructurado no habían tenido acceso al crédito.
Por último fije un precio a mi servicio, el cual para cuestiones de simplificación era igual al precio del mercado.

De esta manera, puse a prueba desde el punto de vista de mercado esa idea que se me ocurrió en un salón de clase y que por el hecho de haber sido fruto de mi creatividad no necesariamente tenía por qué ser válida.

El estudio de mercado nos permite entonces comenzar a probar si nuestra idea de negocio realmente es factible. Muchas veces por ser pequeños emprendedores pensamos que no estamos en la capacidad de realizar estos estudios por su complejidad y el costo de contratar a especialistas, sin embargo, en la actualidad podemos conseguir muchísima información a través de internet lo que al menos nos permitiría guiarnos a través de este proceso y desarrollarlo nosotros mismos.

En una próxima entrega estaré hablando sobre el estudio técnico y el económico financiero, que completan el proceso de poner a prueba nuestra idea de negocio para determinar si vale o no la pena llevarla adelante.