La toma de buenas decisiones,
aquellas que van en función del logro de los objetivos de manera efectiva y
eficiente, es tal vez uno de los retos más difíciles a los que se enfrenta un
gerente de proyecto durante su gestión. Sobre todo si este considera la
decisión como un evento en el tiempo, sobre el cual mantiene un perfecto
control.
Por el contrario, la toma de
decisiones atiende a un proceso que puede ser fácilmente influido por actores
con el suficiente poder para “imponer” los cursos de acción de su preferencia y
en caso de no lograrlo, oponerse durante la implementación, ocasionando graves
daños al proyecto.
Para que el proceso de toma de
decisiones nos lleve a un buen resultado como gerentes de un proyecto, válido
también para gerentes funcionales, debemos procurar que este se desenvuelva
tomando en cuenta las siguientes recomendaciones:
1.- Diseñar un proceso de toma de decisiones lo suficientemente amplio para
que genere múltiples alternativas
El gerente de proyecto debe crear
las condiciones para que en la toma de decisiones se consideren una variedad de
cursos de acción y los miembros del equipo de proyecto trabajen juntos en la
búsqueda de la mejor solución posible.
En este enfoque conocido como “inquiry” los participantes en el
proceso no tratan de persuadir a los otros, a través de argumentos y el
ocultamiento de información relevante, para que tomen un curso de acción
cercano a sus preferencias personales o de grupo. Por el contrario, busca que
se alcance un acuerdo, bien sustentado, sobre el camino a seguir.
2.- Incentivar la participación activa de los miembros del equipo en la
evaluación de cada una de las alternativas presentadas
Un elemento fundamental en los
equipos de proyectos es la sensación que tiene cada uno de sus miembros de que
es útil y que es considerado de esta manera por el líder y sus compañeros de
trabajo. En este sentido, el gerente de proyecto debe estar en la capacidad de
permitir que cada uno de los miembros de su equipo exprese su opinión sobre las
diferentes alternativas de solución, tanto los pros como los contras, y que
esta sea considerada en la elección de la decisión definitiva.
El gerente de proyecto puede
utilizar diferentes técnicas para que cada uno de los miembros del equipo
perciba que su opinión es importante, como por ejemplo, escuchar con atención
los argumentos de cada uno de los participantes, mantener el contacto visual,
tomar notas, etc. Por otra parte es aconsejable que si el este tiene una opción
preferida, no la divulgue antes de iniciar la discusión, debido a que esto
sesgaría el proceso.
Finalmente, al tomar la decisión
el líder deberá explicarla de manera razonada, tomando en cuenta cómo cada una
de las ideas presentadas durante la discusión contribuyó al proceso y el porqué
algunas otras fueron descartadas. De esta forma cada uno de los miembros del
equipo de trabajo podrá visualizar su colaboración, generando compromiso con el
camino decidido y su tránsito.
3.- Manejar el conflicto de manera efectiva
Dado que la dinámica de la toma de
decisiones es participativa y una de sus reglas es no estar de acuerdo a
priori, la presencia del conflicto es inevitable. El gerente de proyecto tendrá
entonces que manejarlo de manera efectiva, manteniendo el enfoque de los
participantes en la discusión de los problemas y las posibles soluciones y
alejándolos de la perspectiva personal.
Para tal fin es necesario que la
discusión se realice a través de la presentación de argumentos balanceados y los
participantes estén abiertos a la crítica constructiva, enfocada en las ideas. También
juega un rol importante la manera en que las críticas y cuestionamientos sean
expresados, en primer lugar estos deben realizarse con respeto y educación.
Para promover el conflicto
constructivo se pueden utilizar varias técnicas como: comenzar la discusión con
una conversación de la cual emerja el debate, realizar preguntas inesperadas o
plantear nuevas hipótesis, establecer reglas que hagan del debate una regla y
no una excepción, etc. De esta manera se fomenta el
pensamiento crítico entre los miembros del equipo de proyectos y el gerente
estará en la capacidad de tomar decisiones, contando con el mayor y mejor set
de información posible.
4.- Saber cuándo terminar con el proceso de toma decisiones
El proceso de toma de decisiones
no puede alargarse infinitamente, en post de una solución perfecta a los
problemas, como tampoco puede apresurarse, dejando de lado la presentación y
análisis de información relevante.
El gerente de proyecto debe, como
moderador del debate, evitar que la decisión final no se produzca a tiempo,
perdiendo oportunidades de mercado o asumiendo costos por esperar demasiado para corregir alguna desviación. Por otro lado, tampoco puede aventurarse a
tomar una decisión apresurada e incompleta.
Es importante entonces que el
líder del equipo cuente con el olfato necesario para saber cuál es el momento
justo para cerrar la discusión y decidir, sabiendo que aun tomando en cuenta la
mayor cantidad de información posible, las soluciones más que perfectas pueden
ser perfectibles durante la implementación.
El uso de estas técnicas tiene como objetivo que el equipo de proyecto produzca la mejor y más informada decisión posible, promoviendo la participación activa de sus miembros, el pensamiento crítico y evitando el pensamiento grupal y el "advocacy" que podría llevarnos a cometer errores fatales para la iniciativa.
Referencia consultada: Garvin, D y Roberto, M. (2001). What you don't know about making decisions. Harvard Busines Review.
