El proyecto está listo, pero....

 

Emprendemos el proyecto de construir una casa y una vez que hemos terminado con la obra ¡oh sorpresa! notamos que se nos ha olvidado un detalle, la instalación eléctrica, por lo que nos veremos en la obligación de romper las paredes y el techo para incluir el cableado, a menos que queramos iluminar los espacios a la luz de las velas. Este ejemplo hipotético y ¿exagerado? es bastante cercano a la realidad de muchos proyectos, en los que a la mitad o supuestamente ya finalizada la ejecución, sus gestores notan que pasaron por alto “algunos detalles” necesarios para cumplir con los objetivos previstos.

Este tipo de situaciones, que son más comunes de lo que quisiéramos, se deben a no tomarnos el tiempo para determinar todo, y nada más el, trabajo necesario que debemos realizar para cumplir con lo que nos hemos planteado, respetando las restricciones de tiempo, costo y calidad o en otras palabras a una deficiente gestión del alcance del proyecto.

La gestión del alcance implica, según el PMBOK 5ta edición, su planificación, el levantamiento de los requerimientos, definirlo, crear la EDT, validarlo y controlarlo. El manejo inadecuado del alcance nos obliga a re - planificar para incluir todas aquellas actividades y productos que pasamos por alto inicialmente, ocasionando retrasos en el cronograma, re – trabajo (imaginémonos rompiendo las paredes y el techo de nuestra casa hipotética una vez “terminada”), y sobre costos, además de la insatisfacción de los stakeholders en caso de que el producto final no cumpla con la calidad prometida.

En el caso venezolano, debido a la alta inflación, debemos ser extremadamente cuidadosos a la hora de gestionar el alcance de los proyectos. Una falla en el manejo de los procesos de esta área de conocimiento, como de cualquiera de las otras, que nos lleve a un sobre costo, podría hacer desaparecer la rentabilidad, ya bastante golpeada por la situación económica, de cualquier iniciativa. En el caso de un proyecto social, fallar en el alcance podría convertir una inversión en un gasto sin contraprestación. En una situación extrema podríamos tener que dejar el proyecto inconcluso convirtiéndose en un "elefante blanco", perdiéndose todos los recursos invertidos en él.

Luis Enrique Palacios en su libro Benchmarking de proyectos en Venezuela, nos sugiere un conjunto de preguntas que, aunque basadas en la edición del PMBOK del año 2000, nos sirven de guía para comprobar de manera sencilla que estamos o hemos gestionado el alcance del proyecto de manera eficiente. Para evidenciar esto debemos responder afirmativamente a:

¿Se empleó una metodología para definir el alcance del proyecto considerando a los distintos stakeholders, usuarios, clientes e interesados en los resultados?

¿Se realizó la EDT del proyecto en la que se delimitó claramente el alcance del proyecto?

¿Se chequeó a medida que se ejecutaba el proyecto que se estaban realizando las actividades contempladas en el alcance?

¿Se empleó un sistema que permitió manejar los cambios de alcance correctamente, tomado acciones correctivas?

Adicionalmente nos podemos preguntar si:

¿Se empleó una metodología para planificar el alcance del proyecto?

¿Se utilizó alguna metodología para el levantamiento de los requerimientos del proyecto o si se conversó con los stakeholders?

¿Se verificó el alcance del proyecto y sus productos fueron aceptados?

No olvidemos entonces la necesidad de determinar, antes de comenzar a ejecutar, con el mayor detalle posible todo lo que tendremos que hacer para cumplir con los objetivos del proyecto. Sé que en nuestra cultura las ansias por la acción nos empujan a comenzar a trabajar sin haber planificado bien, no nos dejemos llevar por esta tentación la cual a todas luces es muy costosa.

Les dejo esta presentación en la que se resume la gestión del alcance según el PMBOK 5ta edición, hecha por Soledad Bustillos

https://prezi.com/ugccssxo0wlr/gestion-de-alcance-del-proyecto-pmbok-5ta-edicion/#

Referencia: Palacios, Luis. 2002. Benchmarking de proyectos en Venezuela. UCAB. Caracas, Venezuela.

 

 

La gestión "profesional" de nuestros proyectos de vida

Todos iniciamos un nuevo año con una lista de planes y objetivos que pensamos ejecutar y alcanzar en los próximos 365 días. Bajar de peso, conocer determinado lugar, aprender un idioma, iniciar estudios, escribir un libro, casarnos o emigrar son solo algunos de esos “deseos” que expresamos y pretendemos cumplir en el futuro inmediato.

Sin embargo, muchos de estos deseos no pasan de serlo y nuestra determinación inicial se va diluyendo en el día a día, gracias a la rutina en la que estamos envueltos y a la ausencia de una planificación que nos permita ser eficientes y efectivos en el logro de nuestros objetivos.

Es aquí donde entran en juego las herramientas de la gerencia de proyectos, para ayudarnos a crear una hoja de ruta que nos lleve desde la idea inicial hasta su concreción. Pasando por la determinación de los objetivos, las actividades, el cronograma para realizarlas, los recursos que necesitaremos, el costo de estos y el resultado que esperamos alcanzar.

Lo primero, y fundamental, que debemos tener claro es el objetivo que pretendemos alcanzar. Supongamos que nos hemos planteado la idea de escribir un libro para contar aquellas cosas de nuestra vida que nos han generado determinado aprendizaje y pensamos que pueden ser útiles para los demás.

Definimos entonces cómo será este libro, cuántos capítulos contendrá, qué tema se tratará en cada uno de ellos, si llevará gráficos, cuál será la extensión de cada capítulo, etc. Una vez que hemos definido esto, que no es más que la calidad del producto final que esperamos obtener, pasamos a hacer un listado de las actividades que debemos realizar.

Estas podrían ser: escribir los capítulos, realizar los gráficos, revisar y editar el contenido, presentar el libro ante algunos críticos para que nos den su opinión, registrar la obra y presentarla ante una casa editorial. Luego, podemos ordenar estás actividades, asignarles un tiempo para ser realizadas y sus respectivos productos, como se presenta en el cuadro a continuación: 

Los datos contenidos en este cuadro podemos ordenarlos en un diagrama de Gantt y convertir cada uno de los entregables en un hito o pequeña meta, que deberemos ir alcanzando en el tiempo para lograr el resultado final que nos hemos propuesto, el libro ya listo. De esta manera contaremos con una herramienta gráfica que guiará nuestros pasos a lo largo del desarrollo de nuestro proyecto, indicándonos las tareas que debemos cumplir día a día y permitiéndonos controlar el tiempo que utilizaremos para la consecución de cada uno de los entregables.

Estas herramientas de planificación nos permiten enfocarnos en nuestros objetivos, asignar un tiempo determinado a cada actividad que debemos realizar para alcanzarlo y controlar que dicha planificación se cumpla.

Una vez que tenemos claro cuál es el cronograma de nuestras actividades, debemos determinar cuáles son los recursos que necesitamos para realizarlas y el costo de estos.

Tomemos por ejemplo la actividad número 1 de nuestro proyecto hipotético de escribir un libro y supongamos que para realizarla necesitaremos utilizar una computadora y nuestro tiempo. Sabemos además que una hora de nuestro tiempo cuesta 20 unidades monetarias y una hora de alquiler de computador 5 unidades monetarias.

Con esta información podríamos construir un cuadro como el siguiente: 

De esta manera podemos proceder con cada una de las actividades que debemos realizar para alcanzar el objetivo que nos hemos propuesto. Una vez que hemos calculado el costo de cada una, estaremos en la capacidad de calcular el presupuesto total del proyecto, a través de la suma de los costos de cada actividad, tal como lo hemos explicado en post anteriores.

El conocer cuál es el presupuesto del proyecto no solo nos permite saber cuánto tendremos que invertir en nuestro plan personal, sino que además nos permitirá evaluarlo y decidir si es factible ejecutarlo o no. Aquí entra otro concepto que también hemos mencionado antes en este blog, el costo de oportunidad.

Supongamos que al finalizar el cálculo del presupuesto de nuestro libro resulta que su costo será de 30.000 unidades monetarias, pero, dentro de nuestra cartera de proyectos personal también nos hemos planteado comenzar un nuevo negocio que nos permitiría ganar por hora de trabajo 30 unidades monetarias. En este punto tendremos que decidir, dado que no contamos con una cantidad de tiempo infinito, si utilizaremos este recurso en escribir el libro o en trabajar en nuestra nueva iniciativa empresarial. Este mismo proceso de planificación y evaluación tendremos que aplicarlo para decidir entre comenzar un nuevo programa de ejercicios, estudiar un idioma, comenzar un posgrado, viajar o cualquier otro proyecto que nos hayamos planteado para el nuevo año.

Son muy pocas las personas que se toman un tiempo para estructurar un plan que los guíe, paso a paso, hasta la meta, algunos pensarán que raya en la obsesión el tratar de meter nuestra vida en una hoja de Excel o Project. Sin embargo, las herramientas que nos da la gestión de proyectos son muy útiles para ayudarnos a lograr nuestros objetivos y tener a final de año un saldo positivo de deseos alcanzados.

Los invito a que hagan la prueba durante 2014 y utilicen estas herramientas para planificar y ejecutar sus proyectos personales, a final de año nos contamos cómo nos fue alcanzando nuestros objetivos.