Manejo del tiempo del proyecto, cómo garantizar que los productos estén listos en el momento justo

La gestión del tiempo en los proyectos es uno de los pilares fundamentales dentro del manejo de este tipo de esfuerzos, ya que de nuestro buen desempeño en esta área del conocimiento dependerá que el proyecto finalice en el momento esperado.

Según la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos o PMBOK, por sus siglas en inglés, para manejar el tiempo del proyecto, garantizando las buenas prácticas, es necesario que desarrollemos un conjunto de procesos. Veamos cuáles son y en que consiste cada uno de ellos.

Los procesos para gestionar el tiempo

El PMBOK nos habla de seis procesos, cuyo desarrollo nos permitirá no tardarnos un día más de lo previsto y cumplir con nuestro cronograma. Estos procesos son:

1.- La definición de las actividades: consiste en identificar y documentar todas aquellas actividades que debemos realizar para lograr alcanzar los objetivos previstos por el proyecto. Para este proceso utilizamos lo que se conoce como la estructura desagregada de trabajo o EDT, que es la descripción de todo el trabajo necesario que debe realizarse durante el desarrollo del proyecto.

De la EDT tomamos los productos entregables presentes en su nivel más bajo o paquetes de trabajo, estos últimos se descomponen en las actividades del cronograma, que son las que vamos a utilizar para estimar, establecer el cronograma, ejecutarlo y controlarlo.

Con esta información estructuramos un listado descriptivo de las actividades que estarán contenidas en el cronograma.

Para hacer más clara esta explicación recurramos a un ejemplo sencillo:

Supongamos que nuestro proyecto consiste en preparar una torta o pastel y la EDT resumida es la siguiente:

a.- Preparación de la mezcla

a.1.- Batir los huevos
a.2.- Añadir la harina
a.3.- Añadir el azúcar
a.4.- Mezclar los ingredientes

b.- Vaciar el pastel

b.1.- Preparar el embase
b.2.- Vaciar la mezcla en el embase

c.- Hornear el pastel

c.1.- Colocar el embase en el horno
c.2.- Monitorear el pastel

Y así sucesivamente hasta completar todo el trabajo necesario para poder realizar un pastel, por supuesto debo disculparme con aquellas personas que tienen experiencia en este tipo de trabajo por la inexactitud de la información, pero, el ejemplo es solo para ilustrar como manejar las actividades y construir el cronograma.

Una vez que tenemos nuestra EDT, identificamos las actividades o paquetes de trabajo, realizamos una lista y las caracterizamos:

a.1.- Batir los huevos: colocar los huevos en un embase y batirlos

a.2.- Añadir la harina: añadir un kilo de harina a los huevos batidos

a.3.- Añadir el azúcar: agregar azúcar a la mezcla

a.4.- Mezclar los ingredientes: mezclar los ingredientes hasta que se homogeneicen

b.1.- Preparar el embase: colocar mantequilla en el embase donde se vaciara la mezcla del pastel

b.2.- Vaciar la mezcla en el embase: vaciar la mezcla de manera uniforme en el embase

c.1.- Colocar el embase en el horno: colocar el embase en horno pre - calentado

c.2.- Monitorear el pastel: hacer seguimiento a la cocción del pastel

Esta lista es el entregable más importante de este proceso y en ella figuran todas las actividades del cronograma que deben realizarse durante el proyecto y una descripción detallada de cada una de ellas, de manera tal que cada uno de los miembros del equipo pueda conocer cuál es el trabajo que debe realizar para la completación de cada una.

Una vez culminado este proceso, avanzamos al siguiente paso:

2.- Establecer la secuencia de las actividades: este proceso consiste en ordenar todas las actividades según estas deban ser realizadas. Siguiendo con nuestro ejemplo: para vaciar el pastel es necesario que antes realicemos la mezcla.

De esta manera obtenemos el orden cronológico de todas las actividades y podremos saber cuál realizar primero y cuál después. Además, identificaremos las relaciones de dependencia, es decir que conoceremos aquellas actividades que tendremos que completar necesariamente para poder iniciar la siguiente.

3.- Estimación de los recursos de las actividades: este proceso consiste en determinar cuáles son los recursos (humanos y materiales) que utilizaremos para realizar cada una de las actividades, qué cantidad de ellos necesitaremos y en qué momento estarán a nuestra disposición para ser usados.

Tomemos como ejemplo la actividad a.1.- que consiste en batir los huevos con que prepararemos nuestro pastel, los recursos que necesitaremos serán: 12 huevos, un embase, una persona que haga el trabajo y una batidora.

De esta manera vamos estimando, actividad por actividad, cuáles son los recursos que necesitaremos y en qué cantidades, obteniendo como resultado un listado, en el que se especifique con detalle todos los insumos requeridos.

4.- Estimación de la duración de las actividades: consiste en determinar cuánto tiempo ocuparemos realizando cada una de las actividades del proyecto. Por lo general para determinar este tiempo se recurre a lo que se conoce como “la opinión de expertos”. Es decir, se le pregunta a aquellas personas que tienen experiencia realizando actividades similares cuánto tiempo dura en promedio su completación.

Supongamos que en nuestro caso le consultamos a un maestro pastelero cuánto tiempo debemos tardar realizando la actividad a.1 y este nos responde que en promedio unos 30 minutos.

Al final del proceso conoceremos la duración aproximada de cada una de las actividades, es decir el número de días, horas, etc. de trabajo que tendremos que invertir en cada una de ellas.

5.- Desarrollo del cronograma: Una vez que hemos definido cuales son las actividades, las hemos caracterizado, estimado los recursos y sus duraciones procedemos entonces a desarrollar el cronograma. Este proceso consiste en determinar las fechas de inicio y fin de cada actividad.

Para realizar el cronograma debemos revisar y ajustar las estimaciones que hemos hecho sobre la duración y los recursos que utilizaremos, de manera tal que podamos construir una línea base con la cual poder medir el avance del proyecto.

Como resultado obtendremos una fecha estimada para el comienzo y finalización de cada actividad del cronograma.

El cronograma puede presentarse en distintas formas:

- Diagrama de red

- Diagrama de barras

- Diagrama de hitos

6.- Control del cronograma: este proceso comprende varios elementos, en principio determinar el estado actual del cronograma, influir sobre los factores que crean cambios en él, determinar que el cronograma ha cambiado y gestionar los cambios a medida que van sucediendo.

En resumen, para realizar el cronograma del proyecto y poder controlar el tiempo debemos:

- Definir las actividades del proyecto

- Caracterizar o describir cada una de las actividades del proyecto

- Estimar qué recursos y en qué cantidades y disponibilidad necesitamos para realizar cada una de las actividades

- Estimar la duración de cada actividad

- Construir el cronograma o asignar una fecha de inicio y fin para cada actividad

- Y por último hacer seguimiento y control para garantizar el cumplimiento del cronograma y dar respuesta a los cambios que puedan presentarse en el camino

El manejo del tiempo y la construcción del cronograma, como la gran mayoría de los procesos dentro de los proyectos, son dinámicos, es decir que a medida que vamos avanzando en la ejecución podemos ir ajustándolos de acuerdo a los acontecimientos que se nos presenten.

Para ahondar más en el tema les recomiendo revisar el Project Management Body of Knowledge o PMBOK, editado por el PMI, en donde encontrarán de manera detallada todos los procesos y mejores prácticas que podemos utilizar para la gestión exitosa de proyectos.

Fuente consultada: Project Management Body of Knowledge PMBOK, editado por el Project Management Institute PMI, año 2.004

El manejo de conflictos en la gestión de proyectos

Los proyectos son actividades complejas en cuyo desarrollo se involucran un sinnúmero de personas, con diferentes conocimientos, habilidades, creencias y modos de pensar. En estos ambientes, como en todos aquellos en los que los seres humanos nos relacionamos, es inevitable que se presente el conflicto.

En los postgrados y cursos de gerencia de proyectos, enseñan una gran cantidad de herramientas y metodología para calcular presupuestos, cronogramas, hacer seguimiento y evaluación, etc. Sin embargo, para que un gerente o líder de proyecto pueda ejecutar su trabajo de una manera exitosa debe tener, entre otras, la habilidad de manejar el conflicto para ponerlo en función del alcance de los objetivos del proyecto.

El conflicto se presenta cuando tratamos de satisfacer alguna necesidad, a través de una acción y esta se enfrenta a barreras (reales o imaginarias) que no nos permiten alcanzar nuestro objetivo. Esto causa frustración y una respuesta que puede ser la agresión, el compromiso, la obsesión o el retiro.

En el caso de los proyectos y en general de las organizaciones, el conflicto podemos clasificarlo en dos tipos:

El conflicto funcional, que es aquel que nos permite concientizar los problemas, obtener una perspectiva más amplia acerca de estos y una mayor gama de posibles soluciones. Además promueve el aprendizaje, a través de la interacción y discusión constructiva.

El conflicto disfuncional, este tipo de conflicto desvía la energía del equipo de trabajo, lo divide y profundiza las diferencias entre sus miembros y disminuye la disposición a encontrar soluciones.

El gerente de proyecto debe estar en la capacidad de manejar estos tipos de conflictos, para potenciar la ocurrencia de los de primer tipo y minimizar la de los del segundo. Para la resolución de un conflicto podemos seguir el siguiente conjunto de pasos:

Definir el problema ¿Qué va mal?

Analizar sus causas ¿Por qué?

Definir objetivos para actuar ¿Qué queremos conseguir?

Generar alternativas ¿Qué podemos hacer?

Elegir la alternativa más apta ¿Qué debemos hacer?

Hacer la solución elegida, operativa ¿Cómo lo hacemos?

Ponerla en práctica. Hacerlo

Evaluar ¿Qué tal lo hemos hecho?

Lo ideal es que el conflicto se resuelva a través de la negociación del tipo ganar – ganar en la que todas las partes cedan y se beneficien. En la gestión de proyectos es necesario que aprendamos a incentivar la presencia de conflictos funcionales que vayan orientados a la resolución de problemas, haciendo más eficiente la toma de decisiones.

Gerenciando el conflicto de una manera adecuada podemos considerar más alternativas para la solución de los problemas, al tener en cuenta la opinión de todos los miembros del equipo de trabajo, se facilita la obtención de información más completa y se puede mejorar el entendimiento de los problemas. Además el equipo se fortalece y orienta hacia la consecución de los resultados esperados.

En definitiva, la mejor manera de solucionar un conflicto es enfrentándolo de una manera constructiva y con miras a encontrar una solución que satisfaga a todas las partes.

Los proyectos de desarrollo y las herramientas de la web 2.0

Hace un par de semanas escribí sobre la utilidad de las redes sociales en la identificación de necesidades y formulación de proyectos, en este nuevo artículo me gustaría ahondar un poco en cómo, según mi opinión, podemos utilizar estas herramientas de la llamada web 2.0 en el ámbito de los proyectos de desarrollo y en la lucha contra la desigualdad y la pobreza.

Siguiendo la definición que hemos manejado en el pasado y que debo confesar es mi favorita, los proyectos sociales son instrumentos que nos permiten transformar la realidad de un conjunto de seres humanos aumentando su nivel de bienestar y calidad de vida, a través de la solución de problemas o necesidades.

Para el desarrollo de un proyecto de estas características es fundamental la participación activa de la comunidad afectada por el problema, la cual se convierte en la protagonista de todo el proceso, realizando labores de identificación, formulación, evaluación y en algunos casos hasta de ejecución del proyecto.

Pero para que esta participación pueda ser realmente efectiva, la comunidad debe estar organizada, de manera tal que pueda actuar como colectivo, dejando de lado los intereses particulares.

Ahora bien, donde entran en todo este proceso las herramientas de la web 2.0, los conocidos blogs, el facebook, el twitter, las wiki, youtube, etc.

En primera instancia una comunidad organizada podría utilizar estas herramientas para acceder a información que le permita desarrollar un diagnóstico de la situación e identificación de problemas o necesidades, además de formular un proyecto para presentarlo ante las autoridades competentes.

En esta época, en la cual estar conectado es parte de nuestra cotidianidad y en la que el acceso a la información se ha hecho menos costoso, podemos encontrar en internet, blogs, documentos metodológicos de libre acceso, registro de experiencias en video y audio, libros cargados en la web, plataformas de conocimiento colaborativo, etc. que nos pueden permitir familiarizarnos y ejecutar tareas que hasta hace pocos años estaban reservadas para expertos con grados universitarios.

Esta “democratización” de la información promueve definitivamente el empoderamiento de los miembros de la comunidad, ya que todos tienen acceso a esta y pueden incorporarla dentro de sus conocimientos. Esta es la ventaja de una época en la cual el valor de la información está en la capacidad que tengamos para compartirla.

Como segundo uso de las redes sociales en el ámbito de los proyectos está el referente a la divulgación. Las redes sociales como por ejemplo el twitter y el facebook, pueden ser un medio muy eficaz para que una comunidad en particular haga del conocimiento público cuales son las necesidades que han podido detectar y que esperan sean resueltas por los organismos competentes.

Por otra parte los organismos del Estado, bancos de desarrollo, instituciones multilaterales, etc. podrían utilizar la información o los diagnósticos levantados por las comunidades y compartidos a través de la web, para identificar aquellas zonas que requieren atención, planificar las intervenciones o proyectos y asignar de manera efectiva y eficiente sus recursos. Tendríamos entonces que los organismos encargados de ejecutar y financiar proyectos de desarrollo podrían ubicar a través de la web, cuáles son aquellas zonas en las que se presentan determinados problemas, además los equipos de proyectos podrían comenzar el abordaje de una comunidad partiendo de un diagnóstico al menos preliminar o por qué no de un proyecto bien formulado por los miembros de la misma. Como resultado tendríamos una disminución de los costos en que incurrirían estas organizaciones si tuviesen que partir de cero.

Un tercer uso que puede dársele a las redes sociales es el de registro y divulgación de nuestras experiencias. La comunidad junto con el equipo de proyecto, puede registrar en video, audio, fotografías y documentos todos los pormenores del proyecto y luego publicarlos en portales como youtube, flickr, realizar un podcast o compartir documentos en portales como box, para que todas aquellas personas que en algún momento necesiten información, que les permita desarrollar sus proyectos, tenga acceso a ella.

En definitiva un conjunto de personas organizadas, preparadas para identificar sus necesidades y actuar en función de resolverlas, apoyándose en las redes sociales para obtener y dar a conocer información, podría revolucionar el cómo los Estados dan atención a los requerimientos de sus ciudadanos a través de proyectos de desarrollo.

Imaginémonos a las alcaldías y gobernaciones con grandes salas multimedia, como las usadas por las corporaciones privadas, para hacer seguimiento a los que sus clientes (los ciudadanos) expresan con respecto a sus problemas y poder formular proyectos para darles atención.

Imaginémonos además el gran poder que podría tener una comunidad o sociedad organizada y que además utilice las redes sociales para ejercer presión sobre las autoridades para que sus problemas sean resueltos. En mi opinión estamos presenciando solo el comienzo de lo que se puede hacer a través de la web 2.0, en estos ámbitos en particular, con seguridad me estoy quedando corto y siendo injusto con todos los usos que podemos darle a estas herramientas.

Hoja para el cálculo del Valor Presente Neto y la Tasa Interna de Retorno

El post de esta semana complementa a los que ya he publicado sobre los temas del valor presente neto y la tasa interna de retorno y su utilidad para la evaluación de proyectos de inversión.

En el link que les dejo a continuación, encontrarán una sencilla tabla de Excel que me suministró un profesor en mis años de universidad, con ella podrán realizar los cálculos de estás dos variables y establecer si su proyecto es rentable o no desde la óptica económica – financiera.

http://www.box.net/shared/jkln2dbdv4

La tabla que conseguirán al descargar y abrir el archivo es bastante sencilla y les permitirá hacer una evaluación de su proyecto con un horizonte de vida de cinco años, esto no es restrictivo, pueden modificar el horizonte temporal, arrastrando las formulas por el número de períodos que deseen.

Encontrarán en el borde izquierdo las categorías a que corresponde cada una de las filas y en la tabla podrán observar unas casillas cuyos bordes están en diferentes colores, es en estas donde vaciaremos la información que nos permitirá calcular el VPN y TIR.

En primer lugar vamos a llenar la celda de bordes rojo, en ella colocaremos, con signo negativo, el monto correspondiente a la inversión inicial. Este monto incluye todos los desembolsos en los que debemos incurrir para desarrollar nuestro proyecto.

Luego en la celda de bordes color verde, colocaremos el ingreso que estimamos obtendremos en el primer año de operación, resultado de las ventas de los productos o servicios que generaremos con el proyecto.

En la celda de color azul colocaremos los egresos estimados para el primer año, en estos debemos incluir todos los gastos fijos y variables de la operación, tomando en cuenta los gastos financieros en el caso de que hayamos utilizado un crédito bancario para financiar nuestro proyecto.

Por último, colocamos en la casilla color amarillo, correspondiente al costo del capital, nuestra tasa mínima requerida de rendimiento, que como recordaremos es la tasa de interés que esperamos recibir por nuestra inversión y que por lo general es igual al rendimiento que obtendríamos colocando nuestro dinero en una cuenta bancaria.

Las formulas con las que se construyó la tabla, contempla un incremento del 20% en los ingresos por ventas y un 5% en los egresos, cada año. Estos parámetros también pueden sustituirlos por aquellos que se asemejen más a sus estimaciones.

Resultados del cálculo del VPN y TIR

Como recordaremos, para considerar que un proyecto es rentable desde el punto de vista económico – financiero, debemos obtener de su evaluación un valor presente neto positivo y una tasa interna de retorno mayor a la tasa mínima requerida de rendimiento o costo de capital.

Una vez que vaciemos toda la información en la tabla, está nos generará los resultados de ambas variables y podremos saber si nuestra inversión será rentable o no. Tendremos que observar entonces las celdas C19 y C20 y utilizar esos resultados para nuestro análisis.

Espero que esta tabla les sirva de ayuda y guía en la evaluación de sus proyectos, cualquier duda no dejen de formularlas a través de los comentarios de este post y con gusto las responderemos.

El monitoreo y evaluación participativa de proyectos de desarrollo, qué elementos debemos tener en cuenta

Hace un par de semanas recorriendo una de mis librerías favoritas aquí en Caracas, me tope con un libro que no vacilé en comprar. Es una publicación del Banco Mundial, titulada “La participación y evaluación social, herramientas y técnicas” compilado por Deepa Narayan y Jennifer Rietbergen.

El libro, una combinación de material teórico y práctico en lo referente a la metodología para realizar el diagnóstico situacional y monitoreo y evaluación de un proyecto de desarrollo, con la participación de los actores involucrados, contiene herramientas muy sencillas y útiles para todos aquellos que estamos involucrados en este tipo de esfuerzos. A continuación comparto y comento con ustedes un poco de los elementos que según esta publicación debemos tener en cuenta a la hora de monitorear y evaluar un proyecto de desarrollo.

El monitoreo y la evaluación participativa

La definición que le dan en este libro a los procesos de monitoreo y evaluación participativa vale la pena que la citemos textualmente: “Son procesos colaborativos que involucran a actores de diferentes niveles en un trabajo conjunto, para evaluar un proyecto o política y tomar alguna acción correctiva que sea requerida”.

El monitoreo y la evaluación participativa de proyectos, son dos procesos distintos, el monitoreo se realiza a lo largo del proyecto y la evaluación en momentos específicos de este, sin embargo, tendemos a confundirlos en una sola actividad, porque ambos están enfocados en los mismos cuatro elementos fundamentales:

- La participación activa de la población local, quienes dejan de ser solo una fuente de información.

- El cambio de roles donde los actores evalúan el proyecto y los outsiders (asesores y auditores externos) fungen como facilitadores.

- La capacitación de los actores para el análisis y resolución de problemas.

- La construcción de compromiso para la implementación de las acciones correctivas.

Como ya hemos conversado con anterioridad, la participación de los actores durante todas las etapas de un proyecto de desarrollo es vital para que este genere los resultados esperados. En particular, durante el monitoreo y evaluación del proyecto, los actores se convierten en los principales auditores, haciendo seguimiento al cumplimiento de las actividades y logro de resultados y proponiendo e implementando acciones correctivas para solucionar alguna desviación que pueda haberse presentado.

Como resultado de la inclusión de los actores en el monitoreo y evaluación del proyecto, se genera un aprendizaje o “empoderamiento”, ya que son ellos quienes, con la ayuda de los consultores y asesores externos, diseñan los mecanismos y técnicas para recolectar y analizar la información obtenida durante el proceso, además de ser los responsables de sacar las conclusiones y diseñar los posibles planes correctivos. Al ser estos planes producto de su trabajo, los actores se comprometen más con la implementación, convirtiéndose en los garantes de que sus recomendaciones sean tomadas en cuenta y puestas en práctica.

Qué actores deben participar en el proceso de monitoreo y evaluación

Los actores que deben involucrarse en el proceso de monitoreo, son aquellos que consideremos como piezas clave para el desarrollo del proyecto:
En primera instancia debemos incluir a los beneficiarios o usuarios finales de los bienes y servicios que serán creados por el proyecto, ¿quién mejor que ellos para corroborar que el proyecto está cumpliendo con los objetivos y solucionando las necesidades que le dieron origen?

También debemos tomar en cuenta a las ONG’s u organizaciones no gubernamentales, empresas privadas y distintos niveles de gobierno (municipal, estadal, central) que estén vinculados con el proyecto.

Los miembros de todos estos grupos participantes, eligen a unos cuantos representantes que conformarán el comité o grupo de facilitadores que será entrenado para realizar las labores de monitoreo y evaluación del proyecto.

Cómo se realiza el monitoreo y la evaluación participativa, paso por paso

El proceso de monitoreo y de evaluación participativa puede dividirse en cuatro etapas:

1.- Preparación: En esta etapa se planifica todo lo necesario para desarrollar el monitoreo y evaluación participativa:

- Se toman decisiones con respecto a la necesidad de realizar un monitoreo y evaluación participativa del proyecto.

- Se determinan los costos y el tiempo disponible.

- Se identifica un líder para facilitar el proceso de monitoreo y evaluación. Por lo general esta persona debe tener alguna experiencia en las ciencias sociales y en el manejo de técnicas cualitativas y participativas y dinámicas de grupo. Además debe sentirse cómodo con el rol de facilitador más que como un experto.

- Se determinan los términos de referencia, incluyendo la metodología que se utilizará para recolectar y analizar la información y cuáles serán los tópicos que se cubrirán en el proceso.

- Se entrena al equipo de facilitadores del monitoreo y evaluación.

2.- Evaluación participativa, auto evaluación y análisis: en esta fase se combinan el trabajo de campo para recolectar información, con las reuniones de análisis donde el equipo de facilitadores estudia la información recolectada y establece las conclusiones respectivas.

3.- Plan de acción: Una vez que se obtienen las conclusiones, se desarrolla y ejecuta el plan de acción para corregir las posibles fallas que se hayan presentado durante la ejecución del proyecto.

4.- Por último, los resultados del proceso son publicados y diseminados para que todos los actores involucrados en el proyecto tengan acceso a la información. Esta publicación de los resultados se puede realizar a través de presentaciones a los miembros de la comunidad, del equipo de proyecto o de los niveles de gobierno involucrados, también pueden utilizarse informes o reportes, videos, fotografías y cualquier otro medio de comunicación.

En el monitoreo y evaluación participativa, los actores dejan de ser fuentes de información para convertirse en los protagonistas de todo el proceso, como vimos anteriormente esto les permite aprender e involucrarse más con las actividades del proyecto, creando un vínculo de responsabilidad y compromiso con el buen desempeño y el logro de los resultados.

Si quieren ahondar en el tema les dejo este link, donde encontrarán la publicación en inglés, les recomiendo ampliamente que la revisen.

http://info.worldbank.org/etools/docs/library/238582/toolkit.pdf

Fuente consultada: Participation and social assessment, tools and techniques. Compilado por Jennifer Rietbergen – McCracken y Deepa Narayan. Banco Mundial 1998.

El arrendamiento financiero, una alternativa para financiar nuestro proyecto de inversión

Cuando decidimos llevar a cabo un proyecto que cristalice nuestra idea de negocio, una de las principales preocupaciones a las que nos enfrentamos, es aquella relacionada con la obtención de los recursos financieros necesarios para la adquisición de los insumos, inmuebles, maquinarias y equipos que nos permitan alcanzar nuestros objetivos.

Como ya hemos conversado con anterioridad, lo ideal para financiar un proyecto es combinar los recursos propios con los de terceros, estos últimos podemos obtenerlos con la inclusión de algún socio en nuestro plan de negocio y/o a través de un préstamo con algún banco o institución financiera.

Son muchas las opciones de financiamiento que nos puede ofrecer un banco, sin embargo, hay una en particular que en mi opinión es sumamente interesante para financiar la compra de maquinarias y/o equipos, inmuebles, etc., tanto al inicio de nuestra operación como cuando ya tenemos un camino andado y necesitamos renovar nuestros recursos o decidimos realizar una inversión adicional para hacer crecer nuestro negocio.

Este instrumento de crédito es el arrendamiento financiero o leasing, una alternativa muy interesante y que les recomiendo explorar como mecanismo de financiamiento para sus proyectos de inversión.

El arrendamiento financiero o leasing

El arrendamiento financiero es una operación de crédito, a través de la cuál una institución financiera, que puede ser una arrendadora o un banco universal, adquiere un bien mueble o inmueble (maquinaria, equipos, local comercial, etc.) por instrucciones del cliente y se lo arrienda a este por un período de tiempo estipulado en un contrato, a cambio de una cantidad de dinero en la que está incluida la amortización del precio del bien y los intereses que generará la operación. Al final del contrato, el cliente tiene la opción de adquirir el bien por un precio de recuperación.

Un ejemplo nos ayudará, como de costumbre, a entender cómo utilizar el arrendamiento financiero en pro del desarrollo de nuestra idea de negocio.

Supongamos que nuestro proyecto es agrícola y consiste en la producción de sábila o aloe vera para la industria cosmética nacional e internacional. La siembra la haremos en un terreno de nuestra propiedad y tendremos que hacer una cuantiosa inversión en la construcción de un galpón para almacenar nuestro producto, además tendremos que colocar un sistema de riego y comprar dos tractores.

Nuestro capital, unos 600.000 dólares, es suficiente para realizar la construcción y compra de los recursos descritos anteriormente, sin embargo, si utilizamos todo nuestro dinero en estas adquisiciones no tendremos con que contratar al personal que sembrará, cosechará y procesará nuestro producto.

Cómo podemos hacer uso del arrendamiento financiero para ser más eficientes en el manejo de nuestro capital y no quedarnos sin dinero:

Supongamos que la construcción del galpón y la colocación del sistema de riego tendrían un costo de 400.000 dólares y ambos tractores de 200.000 dólares.

Una alternativa sería que invirtiéramos 400.000 dólares en la construcción del galpón y colocación del sistema de riego y acudir a una institución financiera para solicitar el arrendamiento financiero por los dos tractores que necesitaremos. De esta manera, el banco o arrendadora compraría ambos tractores y no los alquilaría por una suma mensual, digamos unos 1.000 dólares cada uno, por el tiempo que dure el contrato. Una vez que este se venza, tendremos la opción de comprar los tractores por el precio remanente, resultado de restarle al precio de compra del bien los pagos que hemos realizado mensualmente.

Cómo nos beneficiaría esto, sencillo, en primer lugar tendríamos disponibles 200.000 dólares con los que podríamos pagar la mano de obra de nuestro proyecto y tal vez hasta destinarlos a una inversión alternativa que nos produzca un rendimiento atractivo.

Y en segundo lugar, el arrendamiento financiero no requiere que entreguemos a la institución financiera ninguna garantía, ya que esta conserva la titularidad del bien hasta finalizado el contrato. Este elemento es muy importante para empresas pequeñas o medianas, que por lo general no tienen activos lo suficientemente valiosos para servir como garantía de un crédito convencional.

El arrendamiento financiero nos permite entonces contar con las maquinarias que necesitamos para la producción, sin invertir todos nuestros recursos, garantizándonos el capital de trabajo necesario para arrancar con la operación.

Por supuesto, debemos recordar que a la hora de elegir un instrumento de crédito para financiar nuestro plan de inversión o proyecto, es necesario que incluyamos los costos financieros (intereses y amortización del capital) en nuestro estudio económico – financiero, para garantizar que a pesar de esas cargas, nuestro proyecto continua siendo rentable.

Hay una modalidad del arrendamiento financiero que también puede sernos muy útil a la hora en que necesitemos capital de trabajo para la operación de nuestro negocio, la venta y retro – arriendo (sale and lease back). Esta consiste en “vender” a la institución financiera alguno de nuestros activos (muebles o inmuebles), con la condición de que esta no los arriende por un período de tiempo determinado y al final del contrato nos devuelva la titularidad del bien.

Sigamos con nuestro ejemplo de producción agrícola, supongamos que a los 5 años de operación necesitamos unos 50.000 dólares para comprar una extensión de terreno que nos permita aumentar nuestra producción, pero, no contamos con esa cantidad de dinero. Qué podemos hacer, acudimos a la arrendadora financiera y le ofrecemos establecer un contrato de venta y retro - arriendo de uno de nuestros tractores, cuyo valor en ese momento es de unos 60.000 dólares, luego de haberse depreciado con los años.

La institución financiera compra el tractor y nos entrega los 50.000 dólares que solicitamos, pero, en vez de quedarse con la maquinaria nos la arrienda de manera tal que podamos seguir utilizándola. De esta manera, obtenemos dinero fresco y seguimos contando con un activo necesario para nuestra actividad productiva y que gracias a este instrumento financiero se ha transformado en efectivo.

Existen en el mercado una gran cantidad de alternativas para financiar nuestros proyectos,sólo es cuestión de que investiguemos bien y elijamos aquella que nos sea mucho más conveniente y nos permita desarrollar nuestras ideas de negocio de una manera efectiva y con un manejo eficiente de nuestros recursos.

Las redes sociales, aliadas en la formulación y gestión de proyectos

No cabe duda del impacto que las redes sociales han tenido en la vida de los seres humanos en los últimos años. Millones de personas compartimos información de todo tipo a través de herramientas como facebook, twitter, youtube y muchísimas otras que están a nuestra disposición en la internet.

A través de estas redes podemos conocer personas, reencontrarnos con viejos amigos, expresar nuestras ideas, conseguir empleo, pareja, etc. Pero además, estos medios digitales son muy útiles para la identificación de necesidades y/o problemas y la generación de proyectos o soluciones para satisfacerlas.

Desde el punto de vista privado, es muy fácil constatar como las grandes corporaciones se han asegurado de tener presencia en la red, para interactuar con sus consumidores (actuales y potenciales) y obtener así, de primera mano y a bajo costo, un estudio de mercado que les permita mejorar sus productos, adaptándolos a las exigencias del mercado, crear nuevos bienes o servicios, conocer cómo esta posicionada su marca y cómo se están comportando sus competidores.

Un ejemplo que me dejó asombrado hace pocos días, es el manejo que hace Gatorade de sus redes sociales, para lo cual, esta corporación creó todo un departamento donde se le hace seguimiento a las opiniones que sus “seguidores” expresan en medios como twitter y facebook y a partir de allí se elaboran estrategias para mejorar el desempeño de la marca, satisfacer a los consumidores y generar mayores beneficios económicos para los accionistas.

(Aquí les dejo el link por si quieren verlo http://bit.ly/9aoXVK )

Si lo enfocamos desde el punto de vista de los proyectos orientados al desarrollo, una comunidad organizada podría hacer uso de las redes sociales para dar a conocer a las autoridades competentes sus problemas y pedir a estas soluciones. Un ejemplo son los grupos que existen en twitter en donde se denuncian crímenes, los cuales en muchos casos, son seguidos por las autoridades policiales para reforzar la seguridad en las áreas más críticas.

De esta manera podemos imaginarnos un mundo en el que las personas se organicen, determinen cuales son las necesidades de su comunidad y utilicen además de los medios habituales, las redes sociales para hacerle conocer a los servidores públicos de que adolecen.

Por otra parte, tendríamos a los organismos del Estado, monitoreando las redes sociales para elaborar un diagnostico, al menos preliminar de las necesidades del colectivo, lo que les ahorraría costos y les permitiría orientar las políticas públicas y los proyectos de una manera más efectiva.

Las redes sociales también nos permiten intercambiar experiencias con grupos o personas que hayan o estén desarrollando un proyecto con características similares al nuestro, lo que representa una fuente de información que nos ayudaría en la toma de decisiones, el cálculo de costos, el diseño de actividades, el manejo de riesgo, etc.

En definitiva, pienso que el potencial de estas herramientas para facilitar muchas de las fases de un proyecto se pierde de vista. En la llamada era de la información, donde esta se ha hecho más accesible acortando las asimetrías, estar interconectados nos hace más efectivos y eficientes a la hora de formular y ejecutar un proyecto.

Los invito a comentar este artículo y si conocen alguna experiencia donde se hayan utilizado las redes sociales en el desarrollo de algún proyecto, nos la cuenten.