“Tú y tus amigos del PMI son demasiado rígidos” así me respondió una amiga cuando, luego de escuchar una conversación que sostenía con miembros del equipo de un proyecto que coordina, le comenté que esa iniciativa estaba experimentado un scope creep. Cada semana a varios de los interesados se les ocurren “nuevas cosas que podemos hacer” y han ido desfigurando a lo largo de la ejecución el plan inicial.
Esto no sería un problema si se tratara de un proyecto cuyo producto final aun no está completamente definido, pero, no es el caso, esta iniciativa responde a un enfoque de gestión predictivo, existen muchísimas experiencias similares de las cuales extraer buenas prácticas, el presupuesto es un monto fijo provisto por un ente de financiamiento, el plazo de ejecución está establecido, el alcance definido y ambos aprobados por los interesados relevantes.
En pocas palabras no hay porqué estar inventando
No se trata de negar el cambio, sabemos, como dice la conseja popular, que este es la regla, pero, en un proyecto con las características descritas anteriormente toda nueva idea que surja y que represente añadir trabajo a la iniciativa, una vez establecida y aprobada la línea base del alcance, debe ser evaluada, preguntándonos ¿Si agrega valor al proyecto y a sus interesados? ¿Si impacta, y cómo, en el presupuesto y/o en el cronograma? ¿Si afecta la calidad?... De esta evaluación depende que el cambio sea aprobado o no y de serlo deben realizarse las actualizaciones en los planes que garanticen que este se implemente, tomando en cuenta sus impactos en el tiempo, los costos y la calidad. Adicionalmente, es necesario comunicarle a los interesados la adopción o no de “la nueva idea”.
“Vamos construyendo a medida que vayamos avanzando, no queremos camisas de fuerza” suena atractivo y hasta cool en un mundo donde queremos ser percibidos como ágiles, dinámicos, adaptativos y donde la planificación está sub-valorada, como si fuese un asunto de hace más de dos siglos. Lo que parecemos a veces ignorar es que aun para adaptarnos debemos tener un plan y que para que un proyecto logre los resultados esperados, satisfaga las necesidades y expectativas que le dieron origen, genere impacto, el “mientras vaya viniendo vamos viendo” no es conveniente, ni siquiera para un proyecto de ciclo de vida adaptativo, por el contrario incrementa innecesariamente el riesgo y somete al equipo al desgaste de encontrarse a diario con una “buena nueva”.
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