Los acuerdos “de palabra” y sus riesgos en la gestión de proyectos

 


¿Se han enfrentado alguna vez a un cliente que en medio de la ejecución del proyecto pida cambios? De seguro que sí, esto es más la regla que la excepción, al final del día los cambios son un elemento común de cualquier iniciativa y para manejarlos contamos con el proceso “control integrado de cambios”. Ahora bien, ¿qué podría suceder cuando las solicitudes de cambio se realizan en un proyecto cuya gestión es informal?

Acompáñenme a conocer esta triste y aleccionadora historia de la vida real y que seguro es más común de lo que quisiéramos:

El representante de ventas de la empresa B visita a un cliente, apodado “El Informal”, interesado en contratar la gestión de un proyecto. Luego de una agradable reunión acuerdan de palabra la presentación de una propuesta de trabajo. Una vez que esta es recibida el cliente la revisa y aprueba, también de palabra, hace el pago del monto inicial y la contratista comienza con sus labores.

A mitad de la ejecución el cliente sufre de un “ataque” creativo y comienzan a ocurrírsele nuevas ideas sobre el proyecto: “hay que cambiar aquí, usemos mejor este material que conseguí la semana pasada, ahora el producto no estará dedicado a su función inicial…..y pare de contar” y es en este punto donde comienza la pesadilla para el equipo de la empresa B, el alcance se sale de control, el proyecto se retrasa, se altera la calidad y se incrementan los costos.

Varias semanas después de lo planificado se entrega el resultado final al cliente y este no está conforme con el entregable, está molesto por el retraso y se niega a cubrir el sobre costo ocasionado por sus modificaciones de medio tiempo “cuando hablamos me dijiste que costaría tanto”. En consecuencia la empresa, al asumir los costos adicionales, ve diluirse su rentabilidad.

En la gestión de proyectos, al igual que en cualquier otra actividad que involucre a dos o más participantes, es fundamental que los acuerdos se documenten y en este caso en particular a través de un contrato formal.

Los contratos no solo cumplen con la función de dejar claro, o en blanco y negro como solemos decir, los compromisos que cada una de las partes asumirá, por ejemplo el respeto al alcance definido inicialmente, los montos, plazos y fechas en que se erogarán los recursos financieros para realizar los trabajos del proyecto, quién asumirá la responsabilidad financiera por los cambios en el alcance del proyecto y las consecuencias que estos cambios traerían en la calidad y el cronograma, etc. Permitiendo, de esta manera distribuir los riesgos entre los involucrados en el acuerdo.

Son muchos los tipos de contrato que existen y no es mi intensión en este post entrar en detalle al respecto, lo que sí, y en mi opinión, debemos resaltar es la importancia de establecer contratos formales, escritos, en el que intervengan profesionales del derecho, y que obliguen a las partes a cumplir con los compromisos que han asumido, de esta manera nuestra empresa B no tendría que asumir, sin hablar de los riesgos de reputación, el riesgo financiero del proyecto, financiando una iniciativa en la que no tiene participación accionaria y  de la que no sacará ningún provecho en el futuro.

Parte de gestionar profesionalmente un proyecto pasa por la formalización y documentación de los acuerdos establecidos.

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