Siguiendo con el artículo anterior y con mi propósito de este año de publicar con mayor frecuencia, aquí van 4 razones más por las que en mi opinión fallan los proyectos:
6.- La brecha entre la estrategia organizacional y los proyectos: con frecuencia he sido testigo del divorcio que muchas veces encontramos entre el plan “estratégico” de una organización y los proyectos que se están ejecutando. Nos tomamos unos días para viajar con el equipo, definir nuestro propósito como empresa, la visión que queremos alcanzar, los valores, hacemos un análisis DOFA y luego regresamos a la oficina a seguir en lo que estábamos.
Los proyectos son los vehículos a través de los cuales transformamos la estrategia en acción, cada iniciativa en la que invertimos recursos debe estar alineada y aportar al logro de los objetivos a largo plazo de la organización, en caso contrario nuestros lineamentos no serán más que declaraciones sin ningún tipo de sentido.
7.- No contar con mecanismos para la priorización: las organizaciones se enfrentan al dilema de la elección con recursos escasos, lo que las obliga a discriminar en qué utilizarán dichos recursos. En el caso de los proyectos debe definirse cuáles y en qué orden serán ejecutados, en función de que la inversión realizada genere el mayor valor posible para los involucrados.
Por esta razón, las organizaciones deben contar con estructuras, mecanismos, procesos y/o criterios que les permitan elegir, de todas las propuestas posibles, aquellos proyectos que maximicen la inversión hecha, sean factibles, aporten de manera sustancial al logro de los objetivos estratégicos y satisfagan las necesidades y expectativas de los diferentes interesados.
8.- La inexistente gestión del cambio: todo proyecto que realizamos en las organizaciones busca, al menos teóricamente, mejorar la manera en que hacemos las cosas. Transformamos procesos, sistemas, instalaciones para facilitar nuestro trabajo, satisfacer a nuestros clientes e incluso para sentirnos más felices con lo que hacemos. Sin embargo, muchas veces estamos más centrados en el producto del proyecto y no prestamos atención a lo que pasará con las personas.
Todos sabemos que el cambio, la novedad, por lo general trae resistencia, “por qué razón haremos algo diferente sí siempre lo hemos hecho de esta manera”, y debemos gestionarla a la par en que lo hacemos con el proyecto, si queremos que este último tenga éxito.
Me gusta pensar que la gestión de proyectos y de cambio son hermanos inseparables, por una parte, creamos capacidades y por la otra nos preparamos para adoptarlas y utilizarlas. El no gestionar el cambio con un enfoque estructurado, que vaya más allá de las comunes actividades de integración y team building, pone en riesgo el éxito del proyecto, al exacerbar la resistencia a salir de la situación actual, a recibir y usar el producto del proyecto o al imposibilitar la sostenibilidad de la transformación esperada. Recordemos que ante la incomodidad que representa el cambio lo natural es tratar de volver a la zona de confort.
9.- La visión de silo: los proyectos, y más si los observamos desde el lente estratégico, son esfuerzos que involucran a toda o a partes de la organización, de cuya coordinación para cooperar depende que se alcancen los objetivos. Muchas veces, y por cómo están estructuradas las organizaciones, tendemos a responsabilizarnos solo por la parte que nos corresponde y no mostramos interés por logro común. No sé si recuerdan ese ejercicio escolar en el que, para una exposición en clase, cada uno de los miembros del equipo se estudiaba solo su parte y si algún compañero se trababa o se le olvidaba, no solo no podíamos ayudarlo, sino que le decíamos a la maestra “yo hice mi parte”.
Para que los proyectos tengan éxito debemos luchar contra las visiones parciales dentro de las organizaciones, el pertenecer a determinada unidad o gerencia no debe implicar que al cumplir con mis tareas o entregables no deba interesarme por el resto de la iniciativa y el logro de sus objetivos. En este sentido, el liderazgo es clave para que nos podamos ver como un todo y en conjunto avancemos hacia la visión estratégica.
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