Cómo deciden los actores del proyecto

Los modelos económicos se basan en la simplificación de la conducta humana, suponiendo que cada uno de nosotros toma decisiones, luego de calcular el costo beneficio, en función de la maximización de nuestra utilidad. El enfoque racional ha recibido innumerables críticas por su limitada representación de la realidad, dejando por fuera muchísimos elementos que juegan un papel importante a la hora de tomar decisiones.

Este tipo de análisis parcial podría representar un riesgo para el desempeño del proyecto, sobre todo cuando estamos analizando a los actores, incluyendo al equipo de gestión, y a los riesgos inherentes a estos.

Estas son algunas de las conclusiones que se obtienen luego de leer el Informe sobre Desarrollo Mundial 2015: Mente, Sociedad y Conducta publicado a finales del año pasado por el Banco Mundial. Apoyado en los aportes de la neurociencia, la economía de la conducta, la psicología y la sociología, entre otras disciplinas, en el documento se hace un análisis de múltiples experimentos y experiencias de políticas, planes, programas y proyectos ejecutados por el banco.

Para realizar un análisis completo de la conducta y decisiones que podrían tomar los actores del proyecto en un momento determinado y el riesgo que esto representaría para la iniciativa, no nos basta con suponer que cada uno de los stakeholders actúa basado en un cálculo matemático, además debemos tomar en cuenta tres dimensiones que son:

-El pensamiento automático: la racionalidad supone que todos los individuos antes de decidir son capaces de analizar toda la información que tienen disponible, el entorno y de hacer una especie de proyección del futuro, para actuar en el presente. Lo que describe al ser humano como una especie de computadora que procesa más información de la que realmente puede.

Una aproximación mucho más acorde al real comportamiento humano es la que hace el psicólogo Daniel Kahneman, Premio Nobel de Economía, quien propone lo que podríamos llamar dos sistemas de pensamiento:

Un pensamiento automático el cual se realiza de manera rápida, asociativa y sin mucho esfuerzo, tomando en cuenta lo primero que se viene a nuestras mentes.

Un pensamiento deliberativo el cual es lento, reflexivo y conlleva un esfuerzo para analizar el conjunto de factores pertinentes a la decisión que debemos tomar.

Kahneman a través de sus investigaciones ha demostrado que la mayoría de nuestras decisiones están signadas por el pensamiento automático, utilizando supuestos y asociaciones predeterminadas, que pueden llevarnos a tener una percepción errada de determinada situación y por ende decidir de manera apresurada y sin contar con información suficiente.

-El pensamiento social: Los seres humanos ante todo somos seres sociales, nos gusta identificarnos y pertenecer a grupos afines con nuestros intereses y preferencias, ser aceptados y mostramos interés por el bienestar del resto de los miembros de nuestra comunidad.

Por esta razón, todas nuestras decisiones y actos están influenciados por cómo piensan y actúan los que nos rodean. Tomamos en cuenta entonces las preferencias, redes, identidades y normas sociales a la hora de decidir y lo hacemos a favor de lo que consideramos justo, equitativo y cooperativo.

Un ejemplo de esto podemos verlo a diario en las redes sociales, en las que la cooperación e intercambio de información es la regla, contrario al espíritu egoísta que supone el modelo racional.

-Los modelos mentales: cuando pensamos no utilizamos conceptos inventados por nosotros, acudimos a una visión común, con los miembros de nuestra sociedad, sobre el mundo y sobre nosotros mismos.

Los modelos mentales que utilizamos pueden ser conceptos, categorías, identidades, prototipos, argumentos causales o cosmovisiones que extraemos de nuestras comunidades. Todos estos elemento forman parte e influyen nuestro proceso de toma de decisiones.

Implicaciones para la gerencia de proyectos

Como comenté al inicio, el tener una idea mucho más cercana de cómo los actores de un proyecto determinado toman sus decisiones, definitivamente permite a la gerencia mejorar su desempeño, aunque el análisis se hace más complejo, en todo lo que tiene que ver con el manejo de los actores.

Por ejemplo, podemos hacer un mejor análisis a la hora de identificar los posibles cursos de acción que puede tomar determinado actor durante el proyecto, yendo más allá de la simple maximización de su beneficio, conociendo su entorno, sus motivaciones y los otros elementos sociales que podrían afectar sus decisiones.

El tener una idea más clara de este primer punto nos permitirá diseñar mejores planes para mitigar el riesgo asociado a los actores o hacer frente a este en caso de que se materialice.

Conocer mejor a los beneficiarios/clientes del proyecto nos ayuda a orientar la iniciativa y garantizar que esta no solo cumpla con los objetivos de entregar un bien o servicio, sino, que además estos sean utilizados transformando la situación de necesidad de mercado o social y haciendo que el proyecto sea realmente sostenible.

Un punto que me pareció muy importante del informe es que el conocer estos sesgos a la hora de tomar decisiones nos ayuda a evaluarnos como gestores de proyectos e identificar cuándo nuestro pensamiento rápido, pensamiento social o modelos mentales están deformando la manera en que analizamos la realidad, haciendo que ofrezcamos respuestas o proyectos alejados de lo que realmente necesita/quiere el cliente/beneficiario y más cercano a la idea que tenemos nosotros del deber ser y del mundo.

"Cuando vemos solamente lo que esperamos ver, vemos el contenido de nuestra propia mente y pasamos por alto lo que realmente tenemos ante nuestros ojos" (Genji Okumichi, 1861). Como profesionales de proyectos, debemos saber identificar cuándo estamos cayendo en esta trampa que no nos permite levantar correctamente los requerimientos, ni ofrecer soluciones pensadas en las necesidades reales, sino, en las que hemos percibido.

Este "nuevo" paradigma sobre la toma de decisiones no viene a rivalizar con el enfoque racional, por el contrario busca complementarlo, en la búsqueda de modelos más cercanos a la realidad y de políticas, planes, programas y proyectos que tengan realmente éxito, por alguna razón el Banco Mundial ha emprendido este proceso de autoevaluación.

Referencias:

Informe Desarrollo Mundial 2015, Mente, Sociedad y Conducta. Banco Mundial.

Maps of Bounded Rationality, Psichology for Behavioral Economics. Daniel Kahneman

Genji Okumichi es un personaje ficticio de la novela "El Honor del Samurai" de Takashi Matsuoka.

Riesgo de actores, ¿pueden estos interferir en el logro de los objetivos del proyecto?

El riesgo es definido como la probabilidad de que ocurra una situación que por lo general es percibida como negativa. Sin embargo, en la disciplina de proyectos los riesgos pueden considerarse tanto “negativos” (aquellos que de materializarse podrían interferir con el buen desarrollo del proyecto) y los riegos “positivos” (situaciones que de hacerse realidad sumarían ganancias al proyecto).

Los proyectos están rodeados de incertidumbre, lo que expone a este tipo de iniciativas a un conjunto de riesgos que como equipo de gestión tenemos que estar en la capacidad de prever para poder preparar planes de contingencia que minimicen la probabilidad de ocurrencia de los negativos y maximicen la de los positivos.

Entre los riesgos negativos, está el asociado a la conducta que puede tomar un actor determinado del proyecto en función de detener o retrasar su ejecución.

Riesgo negativo asociado a la conducta de los actores del proyecto

Cuando formulamos un proyecto, uno de los elementos que debemos considerar es la identificación de todos aquellos actores sociales que estarán involucrados en él de una u otra manera durante el transcurso de su ciclo de vida y la posición que estos tomarán con respecto a los resultados que se obtendrán con el proyecto.

Como resultado de la identificación de los actores, no es suficiente con saber quiénes son estos, sino que además debemos conocer características específicas de cada uno de ellos, como el número, la capacidad de organización, los recursos con los que cuentan, etc., también debemos determinar qué posición tomarán con respecto al proyecto, la cual estará determinada por el impacto que los resultados esperados tengan sobre los intereses de cada uno de ellos. De esta manera podemos diferenciar entre quienes serán aliados, oponentes e indiferentes a la intervención.

El riesgo asociado a la conducta de los actores se refiere al hecho de que cada uno de ellos realizará acciones de acuerdo a la posición que hayan asumido con respecto al proyecto. Los aliados tratarán de que el proyecto se lleve a cabo, los indiferentes se mantendrán al margen y los oponentes, quienes protagonizan el riesgo negativo relacionado con los actores, tratarán a toda costa de detener o interferir con el desarrollo del proyecto.

Ilustremos el riesgo negativo con tres ejemplos reales, hace un par de semanas el Gobierno del Ecuador tuvo que enfrentar violentas protestas de indígenas que se oponían a un proyecto de ley para el manejo del agua, el grupo de manifestantes declaró que el gobierno nacional los había mantenido al margen del proyecto, no tomando en consideración sus necesidades.

En la ciudad de Caracas, Venezuela, se comenzó a trabajar en el año 2005 en un proyecto vial conocido como el Bus Caracas, en la actualidad la iniciativa se encuentra retrasada porque los conductores de transporte público que se verían afectados, ya que perderían sus empleos, se opusieron fuertemente al desarrollo del proyecto.

Una compañía del sector tecnológico en los Estados Unidos desarrollo un proyecto para introducir un sistema para el manejo de sus ventas (CRM), una vez culminado e instalado el sistema, los directivos se dieron cuenta de que la fuerza de venta no lo utilizaba. Nadie pensó en incluir a los vendedores, usuarios finales del proyecto, en el desarrollo del mismo.

De esta manera las acciones de aquellos cuyos intereses pueden verse afectados por el desarrollo de un proyecto particular, pueden detener o retrasar una iniciativa que seguramente está orientada a mejorar la calidad de vida de un colectivo.

Cómo hacerle frente a este tipo de riesgo, en primer lugar debemos ser exhaustivo en el proceso de identificación de los actores. Como dijimos al comienzo no basta con saber quiénes son sino que además debemos conocer sus características. En este proceso es vital recolectar y procesar la mayor cantidad de información que nos sea posible.

En segundo lugar determinar la posición de los agentes con respecto al proyecto y por último preparar un plan para el manejo de riesgos que puede consistir en:

1.- Establecer los mecanismos para compensar a los actores que puedan verse afectados negativamente por el resultado del proyecto, a través de subsidios. Siguiendo el ejemplo del Bus Caracas, se contempló en el proyecto el reemplazo de las unidades de transporte público de los afectados por unidades nuevas, además de ofrecérseles rutas alternativas de transporte para trabajar.

2.- Incluir a los actores en el desarrollo del proyecto, si en el caso ecuatoriano el gobierno se hubiese sentado con los indígenas a escuchar sus demandas y establecer acuerdos, tal vez hubiese evitado un enfrentamiento violento, que generó en el mejor de los casos retrasos en el proyecto.

3.- Establecer políticas de comunicación que permitan el flujo constante de información entre el equipo de proyecto y los actores relacionados, de manera tal que todos estén al tanto de la actividad. En el caso de la corporación, el no informar y sensibilizar a la fuerza de venta con respecto al nuevo sistema ocasionó el fracaso del proyecto.

4.- Incorporar a los beneficiarios del proyecto en su desarrollo, ya que ellos pueden convertirse en los principales promotores de la acción. En el caso de proyectos que tocan los intereses de grupos con poder y organización, el contar con el apoyo de los beneficiarios puede garantizar que este se realice. Un ejemplo, la aprobación de alguna ley que vaya en contra de un grupo empresarial, como las referentes a la publicidad de bebidas alcohólicas en medios de comunicación. Seguramente las empresas del sector ejercerán toda su fuerza para evitar que la ley sea promulgada, pero, los beneficiarios del proyecto, si están involucrados y organizados, pueden también ejercer presión para que se prohíba una publicidad que aumenta el consumo de alcohol en los niños y jóvenes.

Estas son solo algunas de las medidas que podríamos tomar para manejar el riesgo asociado a la conducta negativa de los actores, lo importante es que, como equipo de proyecto estemos en la capacidad de estructurar un conjunto de incentivos que nos permita compensar y sensibilizar a aquellos que en un momento determinado puedan sentirse afectados por el desarrollo del proyecto y disuadirlos de actuar en su contra.

En proyectos debemos siempre estar un paso delante de lo que pueda ocurrir, para garantizar que los objetivos se cumplan y podamos transformar la situación que dio origen a la acción.