Cómo identificar los problemas sociales, con ayuda del Marco Lógico

Todo proyecto tiene su origen en la existencia de un problema, que afecta la vida de un conjunto de personas y que debe ser solucionado a través de estos esfuerzos temporales. En el caso de los proyectos sociales, la identificación de estas situaciones de insatisfacción se realiza, o al menos es lo más recomendado, con la participación de aquellas personas que se ven afectadas directamente por la problemática.

El análisis de los problemas sociales, por los que atraviesa una comunidad en un momento determinado, forma parte de la fase de identificación o diagnóstico del proyecto y al culminar con este proceso deberíamos obtener como resultado el listado de los problemas, determinar cuál de estos es el principal y establecer las relaciones de causalidad y consecuencia existentes, las cuales serán expresadas en lo que se conoce en la metodología del marco lógico, como el árbol de problemas.

A continuación trataremos de resumir paso a paso el proceso de identificación y formulación de los problemas sociales con el uso de esta metodología, de manera tal que sirva como referencia para aquellos que estén involucrados en proyectos de carácter social.

Análisis de los problemas

Cuando abordamos una comunidad y comenzamos el levantamiento de la información o diagnóstico, nos conseguimos con la existencia de una gran cantidad de problemas que deben ser solucionados para poder mejorar su calidad de vida. Esto nos coloca como equipo de proyecto en una encrucijada, ya que tendremos que elegir, en conjunto con la comunidad, cuál problema será atendido y cuales serán dejados de lado por el momento, ya que no contamos con recursos ilimitados para darle solución a todas estas situaciones de manera simultánea.

Durante el análisis de los problemas determinaremos entonces cuál es ese problema central que solucionaremos, sus causas y consecuencias.

¿Cómo se analizan los problemas?

Paso 1:

Lo primero que debemos hacer durante el análisis de los problemas es identificarlos, es decir, saber cuáles son los problemas o necesidades a los que se enfrenta una comunidad. Para lograr este listado generalmente se utiliza la técnica conocida como lluvia de ideas, en la que participan los miembros de la comunidad y el equipo de proyectos.

¿Cómo hacemos la lluvia de ideas?

En primer lugar ubicamos un espacio en donde podamos realizar la actividad, una vez que contamos con este se convoca a los participantes y se le entrega a cada uno de ellos papel y lápiz, para que coloquen en cada hoja un problema que según su opinión es padecido por la comunidad y afecta su calidad de vida.

Una vez que cada participante ha escrito los problemas en las hojas de papel, estás se colocan en una pared o pizarra y se discuten entre todos los presentes, la idea es que estos a través del consenso, logren establecer acuerdos para sustituir aquellas ideas que estén repetidas por una sola que exprese de manera más completa cual es la situación que se desea mejorar.

Utilizar el método de lluvia de ideas es bastante conveniente por tres razones fundamentales, la primera es que nos permite incentivar la participación de los miembros de la comunidad en el proyecto, son ellos quienes a través de sus ideas establecerán cuales son los problemas que los afectan, la segunda es que este tipo de actividades permite la organización de las personas en función de alcanzar un fin común, en este caso la identificación de necesidades y en tercer lugar el método sirve para minimizar el conflicto y maximizar el acuerdo.

Como dijimos anteriormente, este primer paso debe generar como resultado un listado de problemas, determinados a través del consenso de los participantes en la lluvia de ideas.

Paso 2:

Una vez culminado el paso 1, debemos jerarquizar los problemas para determinar cuál de ellos es el central. Este proceso al igual que la lluvia de ideas se realiza con la participación de la comunidad, cuyos miembros al final del día serán quienes determinen el orden de importancia de las necesidades.

Para jerarquizar los problemas existen un gran conjunto de herramientas y entre estas la matriz de priorización por puntos es la más sencilla de utilizar.

En esta matriz de doble entrada, la fila superior corresponde a los problemas identificados en el paso previo y la primera columna a los participantes. Cada uno de ellos contará con 100 puntos, los cuales deberá repartir entre todos los problemas, dándole mayor puntaje a aquellos que considere más importantes y viceversa.

Al final aquel problema que sume una mayor cantidad de puntos será considerado el problema central y nuestro proyecto estará orientado a solucionarlo.

Paso 3:

Una vez que tenemos nuestro listado de problemas y hemos elegido cuál de ellos será el problema central, comenzamos a analizar las relaciones de causa y efecto entre ellos, lo que nos generará como resultado la construcción del árbol de problemas.

El árbol de problemas es una herramienta que nos permite visualizar cuál es el problema central que atenderemos (el tronco del árbol), cuáles son sus causas (las raíces del árbol) y cuáles sus consecuencias (las ramas del árbol).

La construcción de este árbol nos permite elegir cuál será el camino que seguiremos para darle solución al problema central, tomando en cuenta los recursos con los que contamos.

¿Cómo construimos el árbol de problemas?

Como los dos pasos previos, este debe contar con la participación de la comunidad. En primer lugar ubicamos el problema central en una pizarra o muro y una vez hecho esto comenzamos a analizar el resto de los problemas para determinar si son una causa de este o por el contrario una consecuencia.

Aquellos identificados como causas los colocaremos por debajo del problema central y los que consideremos consecuencias los colocaremos por encima. Al finalizar obtendremos un diagrama con forma de árbol en el que podremos visualizar todo el esfuerzo que necesitaremos realizar para solventar el problema principal y sus consecuencias.

La información aquí presentada es bastante sencilla y sólo busca servir como referencia, si quieren profundizar más en el tema les recomiendo el siguiente documento que pueden descargar gratis y los orientará a la hora de utilizar el marco lógico, tanto para el análisis de los problemas como para el resto de las actividades necesarias para la formulación de un proyecto social.

http://preval.org/files/00423.pdf

¿Por qué pedir un préstamo para financiar mi proyecto?

Una de las decisiones más importantes que debe tomar un emprendedor o una gran corporación, a la hora de desarrollar un proyecto, es la que tiene que ver con la elección del origen de los fondos que utilizarán para financiar la iniciativa.

Como les comenté en uno de mis post anteriores, los fondos pueden provenir de dos fuentes: la interna y la externa. Es posible que contemos en nuestra cuenta bancaria con el dinero suficiente para financiar la totalidad o al menos una parte del proyecto o que por el contrario debamos acudir a una institución financiera para solicitar un crédito.

Ahora bien, cuál de estas opciones es la más acertada a la hora de decidir cómo financiar nuestro proyecto. Lo correcto es que combinemos ambas fuentes de financiamiento, es decir, que utilicemos parte de nuestros fondos y además solicitemos un crédito a alguna institución financiera. De repente ustedes se pregunten, ¿pero si tengo el suficiente dinero para llevar a cabo mi proyecto, por qué debo pedir prestado?

La razón es que debemos diversificar las fuentes de financiamiento para poder minimizar el riesgo asociado a los flujos de efectivo futuro que generará el proyecto, una vez que esté operativo.

Riesgo de flujo de efectivo futuro del proyecto

Como hemos comentado con anterioridad, los proyectos están ligados a una gran incertidumbre y a un sinnúmero de riesgos, debido a que son esfuerzos únicos e irrepetibles y no existe un manual que nos permita prever todas las posibles situaciones que se nos pueden presentar durante su desarrollo.

Uno de estos riesgos a los que nos enfrentamos es el que tiene que ver con el hecho de que cuando comercialicemos el producto de nuestro proyecto, su venta no genere la cantidad suficiente de dinero para que recuperemos nuestra inversión y además obtengamos una ganancia.

A pesar de que cuando comenzamos a ejecutar un proyecto, lo hacemos sustentados en un conjunto de estudios que nos permiten determinar el mercado para nuestro producto, nuestra capacidad técnica para desarrollarlo y la rentabilidad que obtendremos con nuestro proyecto, en la vida real no existe un 100% de garantía de que seremos exitosos y nuestro producto se venderá obteniendo los ingresos esperados.

Imaginemos entonces que decidimos realizar nuestro proyecto con los ahorros de toda nuestra vida y no acudir al financiamiento externo. Si fallamos, corremos el riesgo de perder todo nuestro capital y quedar en la ruina.

En cambio supongamos que decidimos colocar 40% de nuestros ahorros en el proyecto, pedir un préstamo bancario por el 30% y buscarnos un socio que aporte el 30% restante del capital necesario para invertir. El riesgo estaría repartido entre los tres inversionistas y no tendríamos que asumirlo nosotros en su totalidad. Para ponerlo en palabras más sencillas, no estaríamos colocando todos nuestros huevos en la misma cesta, corriendo el riesgo de que se caiga y no quede ninguno en buen estado.

Si utilizamos solo el 40% de nuestros ahorros para el proyecto, podremos destinar el 60% restante a otras inversiones como comprar divisas, acciones, mantener una cuenta bancaria, etc. Lo que nos generaría un rendimiento adicional al que esperamos recibir con el proyecto.

Se preguntarán entonces, cómo haríamos para pagar el crédito si no tenemos éxito con el proyecto, pues simplemente tendríamos otras fuentes de ingreso que en último caso nos permitirían hacer frente a nuestras obligaciones, por el contrario, usar solo fondos propios nos llevaría a perderlos todos en caso de fracasar.

Por supuesto que al combinar las fuentes de financiamiento,tendríamos que dividir las ganancias del proyecto con nuestro socio y utilizar una parte para cancelarle al banco el crédito y los intereses, pero, este sería el costo que asumiríamos para no correr nosotros con la totalidad del riesgo.

Cuando vamos a invertir nuestro dinero, bien sea para desarrollar un proyecto, idea de negocio o en alguna otra de las opciones que nos presenta el mercado, debemos recordar lo poco conveniente que es colocar todos nuestros fondos en una sola opción. En el caso de los proyectos la mejor idea es combinar nuestros fondos con financiamiento externo, de manera tal que podamos obtener una ganancia, menor a la esperada si utilizamos solo el financiamiento interno, pero corriendo un menor riesgo.

La evaluación de proyectos sociales y algunas de sus clasificaciones

Cuando observamos el ciclo de vida de los proyectos sociales encontramos que la evaluación es considerada como una de sus etapas, estando generalmente ubicada al final del proceso. Esto nos puede llevar a pensar que, siguiendo de manera estricta el desarrollo de cada una de las fases, debemos esperar a culminar con el proyecto para evaluar si este fue exitoso o no.

Sin embargo la evaluación, más que una fase o etapa, es un proceso continuo que debe estar presente a lo largo de todo el desarrollo del proyecto y que consiste en comparar la situación que hemos o estamos alcanzando con la situación de partida.

Evaluar el proyecto a medida que vamos desarrollándolo nos permite determinar si este cumple con los objetivos planteados, si los productos resultantes cumplen con la calidad (poseen las características necesarias para satisfacer las necesidades que dieron origen al proyecto), si están ajustadas al cronograma y al presupuesto planificado y además nos permite identificar y analizar aquellos efectos no esperados tanto positivos como negativos.

Dependiendo de ciertos criterios como: quiénes protagonizan la evaluación, el momento en que se realiza y el nivel de participación, entre otros, podemos clasificar la evaluación de proyectos en varios tipos:

La evaluación del proyecto según los protagonistas

Tomando en cuenta quienes son los encargados de realizar la evaluación del proyecto podemos determinar tres categorías:

La evaluación interna: que es aquella realizada por los miembros del equipo del proyecto responsable por su desarrollo, este tipo de evaluación por lo general se lleva a cabo durante la etapa de ejecución y constituye una prolongación de las labores de seguimiento del proyecto.

Este método tiene la ventaja de que es menos costoso y genera un mayor aprendizaje para la organización del proyecto. Sin embargo, al ser los mismos ejecutores quienes evalúan su desempeño, puede ser poco objetivo a la hora de presentar los resultados.

La evaluación externa: este es el mecanismo de evaluación más comúnmente utilizado, consiste en la contratación de expertos externos al proyecto para que sean ellos quienes evalúen sus resultados.

Este tipo de evaluación es mucho más costosa que la anterior, por lo que su elección dependerá de la disponibilidad de recursos con que contemos como organización gestora del proyecto, en contrapartida podemos confiar en que los resultados presentados por los evaluadores contarán con una mayor objetividad que en el caso de la evaluación interna.

La evaluación mixta: este tipo de evaluación combina la participación de los miembros del equipo de proyecto como la de expertos externos a este.

Si estamos en la capacidad de escoger un método para la evaluación del proyecto entre estos tres, la última opción sería la más adecuada. Ya que las debilidades de la evaluación interna se compensan con las fortalezas de la externa y viceversa.

Podríamos tener entonces en la evaluación mixta un método bastante robusto, capaz de generar aprendizaje a los miembros del equipo de proyecto, ser objetivo y presentar resultados rápidamente.

Evaluación del proyecto según el momento en que se realiza

Dependiendo del momento en el tiempo en que realicemos la evaluación podremos estar hablando de cuatro tipos:

La evaluación ex – ante: se realiza antes de comenzar con la ejecución del proyecto. Es la que comúnmente conocemos como estudio de factibilidad y que llevamos a cabo al finalizar la etapa conceptual o de formulación para decidir si ejecutaremos o no la acción.

Esta evaluación consiste en el desarrollo de tres estudios. El estudio de mercado que determina la oferta, demanda y precio del bien y/o servicio que vamos a producir con el proyecto, el estudio técnico que nos permite determinar si estamos en la capacidad, como organización, de generar dichos productos y por último el estudio económico – financiero cuyo resultado nos indica si nuestro proyecto genera rentabilidad, es decir sí sus resultados superan en valor a los costos asumidos para realizarlo.

La evaluación durante: Esta evaluación se desarrolla paralelamente a la ejecución del proyecto y está muy relacionada con las labores de seguimiento y control.

Evaluar el proyecto a medida que lo vamos ejecutando, nos permite constatar que las actividades se están desarrollando según lo que hemos planificado y están teniendo el impacto deseado. Además este tipo de evaluación cumple con la función importantísima de facilitar la adopción oportuna de rectificaciones en el caso de que las cosas no vayan según lo que hemos previsto.

La evaluación al final: como su nombre lo indica, se realiza al momento de cerrar con el proyecto y busca determinar si hemos cumplido o no con el objetivo general planteado y si este será sostenible en el futuro.

La evaluación ex – post: Esta evaluación se realiza un tiempo después de haber culminado con el proyecto, la mayoría de los expertos en estos temas recomiendan dejar pasar un lapso de entre tres y seis años, para que con esta evaluación podamos apreciar los impactos que el proyecto puede haber generado luego de su cierre.

La evaluación participativa

Mucho hemos hablado de lo importante que es la participación en el desarrollo de proyectos y la fase de evaluación, a pesar de que por su complejidad podemos llegar a pensar que es asunto de expertos, no escapa a esta realidad.

La evaluación participativa puede considerarse como la última generación en métodos de evaluación de proyectos, ya que incluye a los beneficiarios en el proceso de determinar si el proyecto cumple o no con los objetivos y causa el impacto o transformaciones esperadas en el mejoramiento de la calidad de vida.

Según esta metodología, son los beneficiarios del proyecto quienes realizan todas las labores de la evaluación, recopilando la información, analizándola, generando conclusiones y recomendaciones. La evaluación participativa nos permite involucrar a los actores del proyecto más allá de las etapas de identificación y formulación, genera un proceso de aprendizaje importantísimo que tiene como consecuencia el empoderamiento de los beneficiarios y además nos ayuda a conocer si el proyecto realmente cumplió con la expectativas de las personas hacia quienes iba dirigido.

Al final del día no existe un mejor evaluador que aquel que utilizará los bienes y/o servicios generados por el proyecto y cuya necesidad o problema será solventada con el desarrollo de la intervención. Son estas personas las que están mejor capacitadas para decir si el trabajo se hizo bien o no.

Análisis financiero de proyectos de inversión, el VPN

Una de las definiciones más complejas en el ámbito de proyectos es la del valor presente neto VPN. Esta herramienta extraídas de las finanzas es utilizada, junto a la Tasa Interna de Retorno, para determinar si un proyecto de generación de ingresos será rentable y en base a este resultado decidir si se ejecutará o no.

En este post trataremos de explicar que es el VPN y cómo interpretar los valores que este puedan tomar cuando estamos evaluando un proyecto de inversión privada.

El valor del dinero en el tiempo

Lo primero que debemos saber para entender esta herramienta y poder utilizarla de manera efectiva, es que el valor del dinero varía en el tiempo. Ustedes tal vez se pregunten cómo esto puede ser posible y haciendo uso de la razón lleguen a la conclusión de que el billete de 50 bolívares o dólares que tiene en el bolsillo hoy, será el mismo mañana, dentro de un mes o de un año.

En cierta forma, esta conclusión es correcta ya que el valor nominal del dinero, es decir, el numerito escrito sobre el billete, no va a cambiar. Sin embargo háganse la siguiente pregunta: si una persona les ofrece 1.000 dólares hoy o 1.000 dólares dentro de un mes, ¿qué opción elegirían? Siguiendo el comportamiento racional, seguramente preferirían tener esos 1.000 dólares en estos momentos en sus bolsillos, colocarlos en una cuenta bancaria y obtener intereses por esta inversión, que esperar al futuro, el cual está lleno de incertidumbre y en el que habrían perdido un mes de rendimiento.

Este simple razonamiento nos permite comprender cómo nosotros, los seres humanos, tenemos preferencias por aquellos flujos de efectivo que se producen primero. Este principio financiero determina que el valor del dinero varíe a lo largo del tiempo, siendo una cantidad recibida hoy más valiosa que la misma suma recibida en el futuro y viceversa.

A esta explicación podríamos agregarle otro elemento: la inflación. A pesar de que el análisis matemático financiero por lo general se realiza a precios constantes, en la vida real, si estamos en economías inflacionarias, el poder de compra de nuestro dinero disminuirá a lo largo del tiempo.

Una vez entendido porque el valor del dinero varía en el tiempo pasemos a definir que es el VPN.

El valor presente neto (VPN)

El valor presente se define como “el valor descontado de los flujos de caja (el efectivo producido por el proyecto una vez que este entra en operación) que se generarán en el futuro”. Esta definición no es nada clara y mucho menos para aquellas personas que aunque están involucradas en el desarrollo de proyectos de inversión, no tienen formación en finanzas, sin embargo un ejemplo seguro nos ayudará a explicar de qué se trata.

Supongamos que estamos interesados en tener un pequeño negocio de venta de pasteles, hacemos nuestro estudio de mercado y técnico y proyectamos nuestras ventas por los siguientes tres meses.

Nuestro negocio tiene previsto abrir sus puertas el día 1 de Enero, según nuestros estudios previos estimamos que: el día 1 de Febrero habremos obtenido ingresos (ventas – costos) de 10, el día 1 de Marzo por un valor de 35 y el día 1 de Abril por 56. Tenemos entonces tres montos de dinero en tres momentos diferentes en el tiempo.

Tenemos un momento cero o de arranque (1 de Enero)

Un momento uno con ingresos de 10, un momento dos con ingresos de 35 y un momento tres con ingresos de 56.

Supongamos además que la tasa de descuento, que representa el mínimo rendimiento que esperamos recibir por nuestra inversión es de 10%.

Ahora bien, nos interesa saber el valor de esos montos el día de hoy, qué hacemos, a través de una operación matemática conocida como descuento calculamos o traemos los montos obtenidos en los momentos uno, dos y tres al momento cero. Cómo se hace esto, utilizando la siguiente fórmula:

VP = (10 / (1 + 10%)) + (35 / (1 + 10%) ²) + (56 / (1 + 10%)³)

Esta operación matemática nos permite comparar (sumar o restar) montos de dinero ubicados en momentos diferentes del tiempo, trayéndolos todos a un punto particular, en nuestro caso el 1 de Enero.

Notemos que en los componentes dos y tres de la formula los divisores están elevados a la segunda y tercera potencia, estos súper índices representan el período de tiempo en el que se ubica este flujo de efectivo.

Hagamos la operación con nuestro ejemplo a ver que resulta:

VP = 9,09 + 28,92 + 42,07 = 80,08

Como podemos ver, el equivalente al monto igual a 10 correspondiente al momento 1, en el momento 0 es igual a 9,09. Y a medida que el flujo de efectivo se aleja más de nuestro punto inicial, su disminución al descontarlo es mayor, como se refleja en los montos correspondientes al momento 2 y 3, que pasan al ser descontados de 35 a 28,92 y de 56 a 42,07 respectivamente.

El monto calculado, 80,08, es el valor presente de los flujos de efectivo obtenidos por nuestra venta de pasteles en los momentos 1, 2 y 3. Una vez más y en simples palabras, lo que hicimos fue “traernos” las cantidades de efectivo generadas en el futuro, a través de una operación matemática, al día de hoy para poder sumarlas.

Ahora bien, una vez que hemos calculado el valor presente necesitamos conocer cuál es el valor presente neto o VPN para poder evaluar nuestro proyecto financieramente. Este valor es el resultado de restar el valor presente menos la inversión inicial de nuestro proyecto.

Siguiendo con nuestro ejemplo, supongamos que la inversión inicial para poder montar nuestra venta de pasteles fue de 60. Nuestro valor presente neto será entonces el resultado de:

VPN = 80,08 – 60 = 20,08

Se preguntarán por qué restar, la respuesta es la siguiente. En finanzas todas aquellas cantidades de dinero que representen una entrada tendrán signo positivo y aquellas que representen salidas signo negativo. En nuestro cálculo, la inversión inicial (- 60) representa una salida de dinero, el cual utilizamos para poner en marcha nuestra venta de pasteles, por esta razón tiene signo negativo. En el caso del valor presente (80,08), este representa nuestro ingreso o entrada, he ahí el porqué de su signo positivo. Siguiendo el principio de algebra básica que dice que cantidades con signos diferente se restan, tenemos entonces que el VPN es el resultado de la sustracción de los flujos de efectivo descontados menos la inversión inicial.

Interpretación de los resultados del VPN

El valor presente neto puede tomar valores mayores, menores e iguales a cero. Ahora bien cómo debemos interpretar el signo de este resultado a la hora de evaluar un proyecto de inversión.

Si el valor presente neto es positivo o mayor que cero es un indicativo de que nuestro proyecto será rentable (es factible desde el punto de vista financiero) y por tal razón la decisión que deberíamos tomar según este resultado es la de ejecutar nuestra iniciativa. Cómo llegamos a esta conclusión, sencillo: un VPN positivo quiere decir que nuestro proyecto es capaz de generar suficiente dinero para que recuperemos lo que invertimos en él y además nos quede una ganancia.

En el caso de nuestra venta de pasteles invertimos 60 y en la operación durante los tres primeros meses obtuvimos 80,08 en valor presente. Nuestro VPN será igual a 20,08 ya que pudimos, con el dinero obtenido por nuestro negocio, recuperar lo que invertimos y generar un rendimiento.

En caso contrario, un valor presente neto negativo o menor que cero, nos indicará que el proyecto no es factible y la decisión correcta será no ejecutarlo. La razón es que si el resultado que obtenemos es de signo negativo quiere decir que nuestro proyecto no es capaz de producir suficiente dinero para que recuperemos lo que invertimos en él.

Y finalmente un valor presente neto igual a cero nos indicará que el proyecto solo producirá lo suficiente para que recuperemos la inversión, en este caso tampoco ejecutamos la iniciativa dado que seguro encontraremos una opción de inversión que nos permita obtener un mayor rendimiento.

Por lo general la evaluación financiera de proyectos de inversión realizada con el cálculo y análisis de VPN es complementada con el análisis de la tasa interna de retorno y de sensibilidad, de los cuales estaremos hablando en un futuro post.

Nota: Los proyectos de generación de ingreso o inversión privada, son aquellos ejecutados generalmente por empresas o entidades privadas cuyo principal objetivo es generar bienes o servicios que se comercialicen en el mercado y generen una ganacia por su venta.

Fuentes consultadas:

Garay, U y González, M. (2005). Fundamentos de Finanzas. Ediciones IESA, 2da Edición. Caracas, Venezuela.

Blanco, A. (2006). Formulación y Evaluación de Proyectos. Editorial Texto. 5ta Edición. Caracas. Venezuela.

La sistematización de la experiencia, un método para extraer aprendizajes del proyecto

Los proyectos son esfuerzos únicos, esto quiere decir que por más similar que puedan ser dos de ellos nunca serán exactamente iguales, por ejemplo la construcción de un edificio de 20 pisos en la ciudad de Caracas, Venezuela no será igual a la construcción de un edificio con las mismas características en la ciudad de Miami, EE.UU. Habrá elementos que diferenciarán ambos proyectos, el terreno donde serán construidos, los equipos de trabajo, el clima, etc.

Esta característica de los proyectos le da relevancia a la sistematización de la experiencia, un elemento que muchas veces es olvidado o pasado por alto por los equipos de proyectos y que nos permite mantener un registro de todas las incidencias del mismo.

En qué consiste la sistematización

La gestión profesional de proyectos debe incluir la sistematización, la cual consiste en la documentación, a través de medios escritos, fotográficos y audiovisuales de todo lo que ocurre durante el desarrollo del proyecto, tanto positivo como negativo. Este registro debe realizarse desde que comenzamos con la primera fase del ciclo del proyecto hasta que culminamos con el cierre del mismo.

La importancia de sistematizar la experiencia es el poder extraer de ella lo que se conoce como lecciones aprendidas, que pueden ayudarnos a mejorar nuestro desempeño en el proyecto o servirnos de referencia para el futuro.

Mi primer acercamiento a la sistematización ocurrió durante el año pasado, cuando estuve involucrado en un programa de formación sobre formulación y evaluación de proyectos. Antes de esto ya conocía de la importancia de la documentación para generar aprendizaje, sin embargo me llamó mucho la atención como los participantes de ese programa, a través de la reconstrucción de su experiencia en algún proyecto ya culminado, iban generando un informe descriptivo de todo lo que había ocurrido durante las fases del mismo y al final obtenían conclusiones muy valiosas sobre los procedimientos utilizados, qué habían hecho bien y qué no, por qué los proyectos habían tenido éxito o habían fracasado según el caso.

De la misma manera que estas personas fueron reconstruyendo su experiencia previa, nosotros como parte de un equipo de proyecto debemos ir día a día recopilando la información relevante de la iniciativa en la que estamos involucrados. Algunos se preguntarán por qué no dejar la documentación para el final, simplemente porque podemos perdernos de algún detalle importante o porque al final del proyecto generalmente los equipos se disuelven, se pierde mucha información y nos da flojera redactar los informes.

La sistematización como dijimos al comienzo puede realizarse a través de la redacción de informes descriptivos, acompañados por fotografías de las obras del proyecto y material audiovisual. Y esta, además de servirnos para obtener aprendizajes del proyecto también es un buen método para monitorear y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas.

El enfoque del Project Management Institute PMI con respecto a la documentación de proyectos y las lecciones aprendidas nos describe tres procesos que solo pueden realizarse si la organización lleva un registro físico y descriptivo de los proyectos que ha llevado o está llevando a cabo a en un momento determinado.

Estos procesos son los siguientes(1) :

La revisión una vez terminado el proyecto o post-project review: que consiste en, una vez que se ha terminado con el proyecto, hacer una revisión para constatar que ha sucedido y poder tomar acciones para proyectos futuros.

La revisión del proyecto antes de comenzar o pre-project review: que consiste en revisar, antes de comenzar con un proyecto, las lecciones aprendidas del pasado de manera tal que no se cometan los mismos errores y puedan copiarse aquellas cosas que ayudaron al proyecto a alcanzar un buen resultado.

La revisión del proyecto mientras está en ejecución o sunset review: que consiste en ir monitoreando a medida que vamos ejecutando el proyecto con la finalidad de poder corregir las fallas que se vayan presentando y ajustar el proyecto para poder lograr los objetivos.

El sistematizar o documentar la experiencia de un proyecto nos permite entonces aprender como gestores del mismo, también constituye una fuente de información valiosa para la organización y para aquellos que en un momento dado decidan emprender un esfuerzo similar a alguno que se haya realizado en el pasado.

(1) Tomado de: Palacios, Luis Enrique. (2005). Gerencia de Proyectos, Un Enfoque Latino. UCAB, Caracas, Venezuela.

Riesgo de actores, ¿pueden estos interferir en el logro de los objetivos del proyecto?

El riesgo es definido como la probabilidad de que ocurra una situación que por lo general es percibida como negativa. Sin embargo, en la disciplina de proyectos los riesgos pueden considerarse tanto “negativos” (aquellos que de materializarse podrían interferir con el buen desarrollo del proyecto) y los riegos “positivos” (situaciones que de hacerse realidad sumarían ganancias al proyecto).

Los proyectos están rodeados de incertidumbre, lo que expone a este tipo de iniciativas a un conjunto de riesgos que como equipo de gestión tenemos que estar en la capacidad de prever para poder preparar planes de contingencia que minimicen la probabilidad de ocurrencia de los negativos y maximicen la de los positivos.

Entre los riesgos negativos, está el asociado a la conducta que puede tomar un actor determinado del proyecto en función de detener o retrasar su ejecución.

Riesgo negativo asociado a la conducta de los actores del proyecto

Cuando formulamos un proyecto, uno de los elementos que debemos considerar es la identificación de todos aquellos actores sociales que estarán involucrados en él de una u otra manera durante el transcurso de su ciclo de vida y la posición que estos tomarán con respecto a los resultados que se obtendrán con el proyecto.

Como resultado de la identificación de los actores, no es suficiente con saber quiénes son estos, sino que además debemos conocer características específicas de cada uno de ellos, como el número, la capacidad de organización, los recursos con los que cuentan, etc., también debemos determinar qué posición tomarán con respecto al proyecto, la cual estará determinada por el impacto que los resultados esperados tengan sobre los intereses de cada uno de ellos. De esta manera podemos diferenciar entre quienes serán aliados, oponentes e indiferentes a la intervención.

El riesgo asociado a la conducta de los actores se refiere al hecho de que cada uno de ellos realizará acciones de acuerdo a la posición que hayan asumido con respecto al proyecto. Los aliados tratarán de que el proyecto se lleve a cabo, los indiferentes se mantendrán al margen y los oponentes, quienes protagonizan el riesgo negativo relacionado con los actores, tratarán a toda costa de detener o interferir con el desarrollo del proyecto.

Ilustremos el riesgo negativo con tres ejemplos reales, hace un par de semanas el Gobierno del Ecuador tuvo que enfrentar violentas protestas de indígenas que se oponían a un proyecto de ley para el manejo del agua, el grupo de manifestantes declaró que el gobierno nacional los había mantenido al margen del proyecto, no tomando en consideración sus necesidades.

En la ciudad de Caracas, Venezuela, se comenzó a trabajar en el año 2005 en un proyecto vial conocido como el Bus Caracas, en la actualidad la iniciativa se encuentra retrasada porque los conductores de transporte público que se verían afectados, ya que perderían sus empleos, se opusieron fuertemente al desarrollo del proyecto.

Una compañía del sector tecnológico en los Estados Unidos desarrollo un proyecto para introducir un sistema para el manejo de sus ventas (CRM), una vez culminado e instalado el sistema, los directivos se dieron cuenta de que la fuerza de venta no lo utilizaba. Nadie pensó en incluir a los vendedores, usuarios finales del proyecto, en el desarrollo del mismo.

De esta manera las acciones de aquellos cuyos intereses pueden verse afectados por el desarrollo de un proyecto particular, pueden detener o retrasar una iniciativa que seguramente está orientada a mejorar la calidad de vida de un colectivo.

Cómo hacerle frente a este tipo de riesgo, en primer lugar debemos ser exhaustivo en el proceso de identificación de los actores. Como dijimos al comienzo no basta con saber quiénes son sino que además debemos conocer sus características. En este proceso es vital recolectar y procesar la mayor cantidad de información que nos sea posible.

En segundo lugar determinar la posición de los agentes con respecto al proyecto y por último preparar un plan para el manejo de riesgos que puede consistir en:

1.- Establecer los mecanismos para compensar a los actores que puedan verse afectados negativamente por el resultado del proyecto, a través de subsidios. Siguiendo el ejemplo del Bus Caracas, se contempló en el proyecto el reemplazo de las unidades de transporte público de los afectados por unidades nuevas, además de ofrecérseles rutas alternativas de transporte para trabajar.

2.- Incluir a los actores en el desarrollo del proyecto, si en el caso ecuatoriano el gobierno se hubiese sentado con los indígenas a escuchar sus demandas y establecer acuerdos, tal vez hubiese evitado un enfrentamiento violento, que generó en el mejor de los casos retrasos en el proyecto.

3.- Establecer políticas de comunicación que permitan el flujo constante de información entre el equipo de proyecto y los actores relacionados, de manera tal que todos estén al tanto de la actividad. En el caso de la corporación, el no informar y sensibilizar a la fuerza de venta con respecto al nuevo sistema ocasionó el fracaso del proyecto.

4.- Incorporar a los beneficiarios del proyecto en su desarrollo, ya que ellos pueden convertirse en los principales promotores de la acción. En el caso de proyectos que tocan los intereses de grupos con poder y organización, el contar con el apoyo de los beneficiarios puede garantizar que este se realice. Un ejemplo, la aprobación de alguna ley que vaya en contra de un grupo empresarial, como las referentes a la publicidad de bebidas alcohólicas en medios de comunicación. Seguramente las empresas del sector ejercerán toda su fuerza para evitar que la ley sea promulgada, pero, los beneficiarios del proyecto, si están involucrados y organizados, pueden también ejercer presión para que se prohíba una publicidad que aumenta el consumo de alcohol en los niños y jóvenes.

Estas son solo algunas de las medidas que podríamos tomar para manejar el riesgo asociado a la conducta negativa de los actores, lo importante es que, como equipo de proyecto estemos en la capacidad de estructurar un conjunto de incentivos que nos permita compensar y sensibilizar a aquellos que en un momento determinado puedan sentirse afectados por el desarrollo del proyecto y disuadirlos de actuar en su contra.

En proyectos debemos siempre estar un paso delante de lo que pueda ocurrir, para garantizar que los objetivos se cumplan y podamos transformar la situación que dio origen a la acción.

La fase de financiamiento de proyectos

Los proyectos tanto sociales como aquellos de carácter financiero están organizados en un conjunto de fases que se constituyen en lo que se conoce como el ciclo de vida del proyecto.

Según el Centro de Investigaciones y Cooperación para el Desarrollo de España, los proyectos sociales cuentan con cuatro fases principales: identificación, diseño o formulación, ejecución y evaluación. Mientras que el Project Management Institute sostiene que los proyectos están estructurados por una fase inicial (nacimiento de la idea y formulación), una fase intermedia (planificación y ejecución) y una fase de terminación donde se cierra el proyecto y se introduce al mercado el bien o servicio desarrollado.

Independientemente de estas diferencias conceptuales en cuanto al ciclo del proyecto y al carácter de este, hay una fase que a pesar de su importancia pasa desapercibida o no se nombra cuando se habla del ciclo de proyectos, tal vez por pensarse que se sobre entiende su existencia. Esta fase es la de financiamiento o búsqueda de fondos para ejecutar el proyecto.

Una vez que hemos culminado con la formulación del proyecto y tenemos clara la cantidad de dinero que necesitamos para llevarlo a cabo, expresada en nuestro presupuesto, debemos comenzar a buscar los recursos para financiar las actividades que nos llevarán al logro del objetivo de la intervención. Esta búsqueda comienza mucho antes, durante la etapa de identificación, donde como su nombre lo indica identificamos entre otras cosas a los actores del proyecto, entre quienes están también los posibles financistas, sin embargo es al finalizar la etapa de formulación donde podemos establecer de manera clara la cantidad de fondos necesaria para desarrollar el proyecto.

Las fuentes de financiamiento de un proyecto pueden ser de dos tipos, aquellas de carácter interno y las de carácter externo. Cuando hablamos de financiamiento interno hacemos referencia a aquellos fondos provenientes de la organización que realiza el proyecto. Por ejemplo si una corporación está desarrollando un bien o servicio y decide financiarlo con sus propios fondos o un emprendedor decide utilizar sus ahorros para llevar adelante una idea. Por el contrario el financiamiento externo es aquel que obtenemos de un tercero, por lo general un banco comercial o de desarrollo.

De que depende el financiamiento de un proyecto (La óptica del financista)
La obtención de financiamiento para un proyecto, sea interno o externo, va a depender de ciertos factores:

En el caso de los proyectos sociales, que por lo general son financiados por bancos de desarrollo, organizaciones multilaterales y los Estados y de los proyectos financieros o privados financiados por bancos comerciales, existen dos criterios fundamentales para la obtención de los fondos.

El primero tiene que ver con el hecho de que los proyectos estén directamente relacionados con la planificación y lineamientos estratégicos del ente que los financiará. Para ilustrar esta situación, supongamos que estamos interesados en realizar un proyecto para incentivar la productividad del sector agrícola y se lo presentamos a una institución financiera de desarrollo que depende del Estado. Pero los planes de la nación están orientados a promover el desarrollo industrial y todas las instituciones del Estado obedecen a este lineamiento. Por supuesto el banco al que hemos acudido con nuestro proyecto no nos financiara, pues dentro de su planificación solo está previsto proveer fondos a proyectos relacionados con la industria y no a aquellos de carácter agrícola.

De esta misma forma, muchos organismos multilaterales y bancos de desarrollo se especializan en financiar determinados tipos de proyectos, hay quienes solo financian construcción de infraestructura, hay aquellos dedicados a iniciativas de formación etc. Lo importante acá, es que debemos tomar en cuenta cómo los objetivos que pretendemos alcanzar con el proyecto coinciden con la planificación del ente financiero, a la hora de elegir las puertas que tocaremos para obtener los fondos de nuestra iniciativa.

En el caso de proyectos privados, tomamos también en cuenta la orientación de la institución financiera a la que acudiremos en busca del dinero para cristalizar nuestras ideas. Si por ejemplo queremos desarrollar una microempresa nos dirigiremos a aquellos bancos dedicados a financiar este tipo de actividades, lo mismo sucede en el caso de que nuestro proyecto trate sobre la instalación de una planta industrial, esté ubicado en el sector comercial o agrícola.

El otro elemento importante, es que el proyecto que desarrollemos debe generar beneficios superiores a sus costos.

A pesar de que los proyectos de carácter social no se miden por la rentabilidad, en términos estrictamente financieros, los beneficios que estos generan (de índole social, económico, financiero, etc.) deben superar a la inversión necesaria para realizarlos.

Esto está directamente relacionado con el uso eficiente de los recursos, los cuales son escasos, y si el proyecto no es capaz de producir “ganancias” que justifiquen la inversión, simplemente no debe realizarse porque los recursos que se estarían invirtiendo en él podrían usarse de una manera alternativa, generando mayor impacto.

Para que una entidad financiera nos otorgue fondos para el proyecto debemos garantizar entonces, al menos de forma teórica, que este generará ganancias superiores a sus costos.

Este criterio aplica de igual manera para iniciativas privadas, si una persona está interesada en obtener un financiamiento para emprender un proyecto, debe garantizarle a la institución financiera, que este generará los recursos suficientes para retornar la inversión, cubrir los intereses del financiamiento, los costos de la operación resultado del proyecto y generar una ganancia.

Riesgos del financiamiento

Cuando solicitamos un financiamiento externo para hacer realidad un proyecto, existen al menos dos situaciones que pueden materializarse y poner en riesgo el desarrollo del mismo. Estás son:

Que la institución financiera no nos dé el total de los fondos solicitados y/o que la provisión de los fondos no coincida con los tiempos del proyecto.

Puede darse el caso de que la institución financiera a la que acudimos a solicitar los fondos para el proyecto solo nos otorgue un porcentaje del total que hemos solicitado, esto nos pone en problemas a la hora de ejecutar las actividades ya que tendremos que financiarlas con recursos propios, buscar financiamiento alternativo o simplemente desistir de la realización del proyecto.

También puede ocurrir que los fondos no sean entregados en la fecha prevista para poder iniciar el proyecto, lo que nos traería retrasos en la ejecución, que como sabemos debe cumplir de manera estricta con un cronograma para poder garantizar el impacto deseado.

Para evitar estas dos situaciones, lo ideal es que diversifiquemos las fuentes de financiamiento, es decir que en vez de presentar nuestro proyecto a un banco u organismo se lo presentemos a varios, de esta manera contaremos con diferentes alternativas para la provisión de fondos.

De igual manera, si uno de los bancos se retrasa en entregarnos el dinero, seguramente otro si nos proveerá de fondos a tiempo para comenzar con la ejecución.

En definitiva, durante las etapas tempranas del proyecto (identificación y formulación) es necesario que tomemos en cuenta estos elementos para elegir nuestras fuentes de financiamiento, de manera tal que podamos garantizar el flujo de fondos que nos permita alcanzar nuestros objetivos.

Fuentes consultadas:

Project Management Institute. (2003). Project Management Book of Knowledge. PMI. P.A, Estados Unidos de América.

Palacios, Luis. (2005). Gerencia de Proyectos Un Enfoque Latino. Universidad Católica Andrés Bello. Caracas, Venezuela.

Gomez, M y Sainz, H. (2003). El Ciclo del Proyecto de Cooperación al Desarrollo. Centro de Investigaciones y Cooperación Para el Desarrollo. Madrid, España.