Al momento de publicar este artículo estamos recuperándonos en Venezuela del segundo apagón masivo en el mes de marzo....
“Si algo malo puede pasar, pasará”…Desde hace un buen tiempo muchos voceros, expertos y no, habían venido anunciando la posibilidad de que ocurriera en Venezuela un corte generalizado de energía eléctrica. El pasado jueves, 7 de marzo, este riesgo se materializó dejando a la mayor parte del país sin luz por aproximadamente 120 horas. Y adivinen qué, muchos no estábamos preparados ¿Optimismo excesivo? Definitivamente, ese mecanismo que nos permite vislumbrar un futuro mejor, pero, que nos ciega ante la adversidad, aunque esta tenga alta probabilidad de ocurrir.
“Si algo malo puede pasar, pasará”…Desde hace un buen tiempo muchos voceros, expertos y no, habían venido anunciando la posibilidad de que ocurriera en Venezuela un corte generalizado de energía eléctrica. El pasado jueves, 7 de marzo, este riesgo se materializó dejando a la mayor parte del país sin luz por aproximadamente 120 horas. Y adivinen qué, muchos no estábamos preparados ¿Optimismo excesivo? Definitivamente, ese mecanismo que nos permite vislumbrar un futuro mejor, pero, que nos ciega ante la adversidad, aunque esta tenga alta probabilidad de ocurrir.
La gestión de proyectos, y en particular la de riesgos,
podría permitirnos estar preparados para
enfrentar este tipo de “eventualidades” tratando de minimizar, en la medida
de las posibilidades, su impacto negativo en nuestras vidas. La intención,
hablando del caso venezolano, no es que
normalicemos las situaciones que vivimos a diario en el país, adaptándonos
a ellas como si fuesen irreversibles, por el contrario es hacer uso de las
herramientas que tenemos a la mano para hacer frente a las contingencias que se
nos presenten durante esta coyuntura.
El PMBoK® en su 6ta edición nos presenta los 7 procesos utilizados para la gestión de
riesgos en un proyecto, comenzando por la planificación de la gestión de
riesgos, la identificación de estos, su análisis cuantitativo y cualitativo, la
preparación de la respuesta ante su posible materialización, la implementación
de estas respuestas y el monitoreo y control de los riesgos ¿Cómo podemos adaptar estos procesos y sus
herramientas y técnicas a nuestra vida común?
Comencemos con el
proceso Planificar la Gestión de Riesgos.
Si estuviésemos gestionando un proyecto como resultado de este proceso deberíamos
obtener un documento en el que se explique cómo el equipo llevará a adelante el
manejo de los posibles eventos que pudiesen ocurrir. Rescatando algunos
elementos de este plan es importante que definamos de antemano los roles que,
por ejemplo, cada uno de los miembros de nuestra familia asumiría antes y en
caso de presentarse determinada contingencia, si es necesario adquirir algún
tipo de recurso o insumo para enfrentar esta, como por ejemplo agua potable,
alimentos no perecederos, etc., y determinar cuánto será el presupuesto del que
se dispondrá para tales fines. También podemos definir si utilizaremos alguna
clase de sistema que nos permita categorizar los riesgos en función de algún
parámetro, como por ejemplo ordenarlos de acuerdo al impacto financiero que
podrían tener en nuestro núcleo familiar y un formato o matriz que nos permita
visualizar la probabilidad de ocurrencia y la posible magnitud del efecto que
determinado evento tendría sobre nosotros, incluyendo la dimensión emocional.
El segundo
proceso consiste en la Identificación de
los Riesgos y aquí es importante preguntarnos ¿Cuáles
son esos eventos que consideramos pueden ocurrir, son probables, y afectar la
estabilidad de nuestra vida y la de nuestros allegados? Como resultado
obtenemos lo que se conoce como el
registro de riesgos, que en nuestro caso puede ser una hoja de papel en la
que registremos todos los riesgos que hemos identificado, en conjunto con
nuestra familia, y describamos cómo creemos que estos nos impactarían.
Es importante que los riesgos estén bien definidos para poder hacer frente a su materialización
de manera efectiva y eficiente,
tomemos como ejemplo el corte de energía eléctrica antes mencionado, este no es
el riesgo, es la fuente y a partir de ella podríamos definirlos de la siguiente
forma:
Dado el corte del servicio eléctrico (hecho) es probable que: 1) se dañen los electrodomésticos, 2) se suspenda el servicio de agua
corriente, 3) se dañen los alimentos
que necesitan refrigeración, 4) no
nos sea posible cocinar si contamos con una cocina eléctrica, etc., (riesgos) por lo que tendré que asumir
una pérdida económica, nos veremos imposibilitados de consumir agua potable o
de cocinar, etc., (posibles impactos)
Mientras más exacta sea la redacción será más sencillo vislumbrar las
posibles acciones que deberemos tomar para minimizar el impacto que pudiese
tener la materialización de determinado estado de naturaleza o hecho.
Entre los procesos
de Análisis de Riesgo el que, en
mi opinión, se adecúa mejor a situaciones como la descrita es el cualitativo, ya que es sencillo y
rápido de realizar. Consiste en la evaluación de los riesgos que hemos
identificado para priorizarlos de
acuerdo a la probabilidad de ocurrencia
que le asignemos y el impacto que
esta tendría en nuestra familia.
Tomando en cuenta estas dos variables podemos
construir una matriz en la que
podamos categorizar los riesgos
desde aquellos que creemos tienen menor probabilidad e impacto hasta los que
consideramos con mayores posibilidades de ocurrencia.
Tomando en cuenta los cuatros riesgos que
identificamos anteriormente tendríamos, por ejemplo, algo parecido a esto:
El análisis cualitativo tiene sus desventajas si lo comparamos con el cuantitativo en términos de
exactitud, pero, este último necesita que tengamos la posibilidad de calcular
probabilidades y magnitudes de impacto, bien sean financieras, de calidad de
vida, etc.
Una vez que hemos identificado y analizado los riesgos
el proceso siguiente consiste en Planificar la Respuesta a los Riesgos ¿Qué
podemos hacer anticipadamente para evitar, mitigar, transferir o aceptar el
impacto de que determinada situación se haga realidad?
Tomemos como ejemplo dos de los riesgos identificados:
que se dañen los alimentos que necesitan
refrigeración, una medida que podríamos tomar antes de que se presente esta
situación, por el corte de energía, podría ser reducir el inventario de alimentos
perecederos y/o sustituirlos por no perecederos como enlatados, podríamos
también aprender algunas técnicas de conservación de alimentos o tenerlas a
mano por si el riesgo se hace realidad.
Para el riesgo de la suspensión del servicio de agua corriente podríamos comenzar a
almacenar agua, adquirir un tanque o recipientes donde esto pueda realizarse
con las medidas de seguridad pertinentes, reservar o comprar agua potable y
aprender o tener al alcance técnicas de potabilización.
Las medidas que tomemos, no solo dependerán de la
probabilidad de ocurrencia y magnitud del impacto del riesgo, también de la cantidad de recursos con la que contamos,
por lo que debemos tratar de ser lo más creativos posible para la ideación de
estas respuestas.
El plan de respuestas a los riesgos puede también
estar documentado en una hoja de papel, en
la que se asignen las responsabilidades que debe cumplir cada miembro de la
familia en su ejecución, de esta manera se hace más sencillo gestionar ante posibles
eventualidades.
El sexto proceso es Implementar la Respuesta a los Riesgos
que no es más que ponernos manos a la obra y ejecutar el plan que hemos
elaborado y el séptimo proceso consiste en el Control o Monitoreo de los
Riesgos. Hacer seguimiento de los riesgos identificados y a la
ejecución del plan de respuesta, este proceso nos permite identificar nuevos
riesgos y nuevas estrategias que poner en práctica como respuestas.
Como podrán darse cuenta es muy sencillo, post mortem, definir que hubiésemos
hecho para que determinada situación no nos hubiese afectado o hubiese tenido
un menor impacto en nuestras vidas, así como en los proyectos. Un ejercicio que
podemos utilizar para adelantarnos a posibles eventualidades es el análisis pre
mortem, preguntémonos ¿Qué cosas pueden
pasar y cómo estás afectarían nuestra vida? Involucren en el ejercicio a
los miembros de su familia, de esta manera podrán identificar más riesgos y ser
más efectivos en su manejo.
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