¿Por qué es importante controlar el costo, el tiempo y la calidad de los proyectos?

La gerencia de proyectos podemos definirla como el arte de lograr, con recursos escasos, satisfacer las necesidades de mercado o sociales que han dado origen al esfuerzo o intervención, dentro del costo presupuestado, el tiempo establecido y la calidad planteada.

Todas las personas que hemos estado involucradas en algún proyecto sabemos que el gran esfuerzo inicial que realizamos planificando va en función de no gastar más, no retrasarnos ni un día en la ejecución y obtener un producto según las características que especificamos debería tener para que los clientes estén contentos con él.

En el caso de proyectos de inversión o privados, el control de los costos, el tiempo y la calidad atienden a razones básicamente de mercado, mientras que en el caso de los proyecto de inversión y desarrollo o sociales entran en juego algunas consideraciones que a mi entender complementan a las de mercado a la hora de ser estrictos en el control de las tres variables antes mencionadas.

El control de los costos

La primera razón que viene a mi mente para explicar el por qué debemos controlar los costos del proyecto, es ese principio económico que reza que los recursos son escasos. Cuando decidimos invertir nuestros fondos en el desarrollo de un proyecto, nos encontramos con el hecho de que tenemos una cantidad limitada de dinero para ejecutarlo, contando tanto con los fondos propios como con aquellos que podamos obtener de algún financista.

Esto nos obliga a ser extremadamente cuidadosos con el uso de estos recursos. Ya que de no controlarlos podríamos malgastarlos y encontrarnos a mitad del proyecto sin dinero suficiente con el cual continuar con las actividades restantes.

Adicionalmente si el dinero proviene de una fuente externa, esta querrá saber cómo lo hemos usado en función del logro de los objetivos del proyecto. Así que el control del presupuesto nos ayudará en la rendición de cuentas.

La otra razón relacionada con los costos es el tema de la rentabilidad del proyecto. Todo proyecto tanto privado como social debe ser rentable, esto quiere decir que los costos deben ser superados por los beneficios que obtendremos una vez el producto que vamos a generar este en el mercado o siendo utilizado por los beneficiarios.

Si no controlamos efectivamente los costos, estos podrían aumentar haciendo que nuestro proyecto, que resultó rentable económica y financieramente en el estudio de factibilidad, deje de serlo, o en el mejor de los casos nos reporte un menor beneficio del esperado.

El control de los costos busca garantizar que seamos eficientes en el uso de los recursos del proyecto, garantizando la relación costos < beneficios que nos permitirá introducir al mercado un producto rentable o atender una necesidad social con el impacto necesario para mejorar la calidad de vida de un conjunto de seres humanos. Si malgastamos los recursos estaríamos desaprovechando una oportunidad para incrementar el bienestar y en el caso de los proyectos sociales estaríamos dejando sin cobertura a un grupo de personas cuya vida tal vez dependa de nuestra eficiencia en el manejo de los recursos del proyecto.

El control del tiempo

El control del tiempo está relacionado a dos cosas, primero al control de los costos, si nos retrasamos en la ejecución del proyecto seguramente nuestro costo aumentará con las consecuencias sobre la rentabilidad y eficiencia antes mencionadas. Y en segundo lugar hacer seguimiento estricto al cronograma nos permite garantizar la pertinencia del proyecto, es decir que lo que vamos a producir esté listo y en manos de sus consumidores finales en el momento justo.

Los proyectos privados son originados por la detección de una necesidad de mercado. Por ejemplo, una corporación determinó a través de un estudio a la conducta de los consumidores que estos estarían interesados en usar zapatos de color amarillo con una franja horizontal verde. Esto se convierte en una oportunidad para la corporación que de producir estos zapatos podrá satisfacer la necesidad de los consumidores apoderándose de un nicho de mercado desatendido y obteniendo beneficios extraordinarios.

Qué pasaría si esta corporación no desarrolla rápidamente estos productos, sus competidores quienes también hacen inteligencia de mercado identificarían la necesidad y podrían adelantársele a quienes inicialmente tuvieron la idea, apoderándose de sus beneficios y desplazándolos del mercado.

Como podemos ver, cuando de proyectos privados se trata la pertinencia es vital para poder competir y sobrevivir en el mercado.

Ahora bien la pertinencia en los proyectos sociales va más allá del mercado, aquí entran en consideración elementos de carácter ético que nos hacen mucho más responsables como equipo de proyecto a la hora de garantizar que se cumpla con el cronograma del mismo.

Supongamos que nuestro proyecto va en función de disminuir la incidencia de la malaria en una población determinada y para tal fin hemos planificado vacunar a mil personas y entregar mosquiteros en un lapso de un mes.

Si no somos capaces de garantizar que cumpliremos con el plan en el período de tiempo que hemos previsto, algunas de esas mil personas se quedarán sin cobertura y expuestas a contraer malaria y morir. Es por esta razón que considero que en el caso de los proyectos sociales nuestra responsabilidad a la hora de garantizar que los bienes del proyecto lleguen a tiempo es de suma importancia, porque una vez más, y como en el caso de la eficiencia en los costos, la vida de seres humanos puede depender de que tan rápido seamos en la provisión de determinado bien o servicio.

El control de la calidad

Cuando hablamos de la calidad nos referimos a que el bien o servicio que vamos a generar con el proyecto tenga los atributos necesarios para realmente satisfacer la necesidad que dio origen a la intervención.

En el desarrollo de proyectos podemos caer en la tentación de sacrificar calidad en función de minimizar costos y maximizar el tiempo, sin embargo y como dijimos al inicio del artículo la buena gestión del proyecto está en garantizar que el producto tenga la calidad esperada y se desarrolle con el costo y en el tiempo que hemos planificado.

Cuáles serían las consecuencias de no controlar la calidad, en el caso de un proyecto privado y siguiendo con el ejemplo de los zapatos amarillos y franja verde, supongamos que en nuestro afán de ser los primeros, decidimos que en vez de poner la franja verde de manera horizontal lo haremos diagonal. Cuando ese producto salga al mercado los consumidores no los comprarán ya que no cumplen con las necesidades que estos expresaron en el estudio previo que realizó la corporación. En conclusión proveer bienes cuyas características no satisfagan las necesidades que les dieron origen podrían generar grandes pérdidas al promotor del proyecto al no poder comercializar estos productos, porque simplemente no cumplen con las cualidades necesarias para que los consumidores quieran comprarlos.

De igual manera en el caso de los proyectos sociales debemos garantizar que los bienes o servicios que vamos a generar cumplan con la calidad planificada, en primer lugar por el tema ya comentado de la cobertura, no podemos dejar de atender a seres humanos…………y en segundo lugar porque al llevar adelante este tipo de proyectos estamos creando expectativas en personas que por lo general están en estados de pobreza y postración y a quienes debemos hacer todo lo posible por no defraudar.

Como hemos visto controlar el costo, el tiempo y la calidad es vital para garantizar que el proyecto cumpla con su función principal, mejorar la calidad de vida de las personas aumentando su nivel de bienestar. Como gestores o miembros de un equipo de proyecto tenemos una gran responsabilidad en el ejercicio de este control, si queremos garantizar el buen resultado de la iniciativa que hemos emprendido.