Cómo preparar el presupuesto del proyecto, el costo por actividades

Estimar los costos y preparar el presupuesto del proyecto son dos de las actividades más delicadas e importantes que debemos emprender a la hora de planificar nuestra acción, la razón es muy sencilla, si no estamos en la capacidad de realizar un cálculo cercano a la realidad, terminaremos solicitando fondos de más o de menos para financiar nuestro proyecto.

De repente piensen que el problema estaría solo en tener menos dinero del necesario, porque nos quedaríamos a mitad de la ejecución sin poder completar las actividades que nos resten, sin embargo, excedernos en el presupuesto podría afectar nuestro análisis de rentabilidad al sobrestimar los costos del proyecto, lo que podría llevarnos a una toma de decisión errada.

Según el PMI la estimación de los costos avanza en exactitud a medida que vamos transitando por el ciclo del proyecto, inicialmente contamos con estimaciones cuyo error puede estar entre un 50 y un 100% para terminar con una exactitud cercana al 90% a medida que vamos recabando mayor información.

Existen varios métodos para la estimación de costos, uno de ellos es el que se realiza calculando cuánto cuesta cada una de las actividades que realizaremos durante la ejecución del proyecto.

Para realizar esta estimación es necesario que contemos con un conjunto de insumos:

En primera instancia necesitamos conocer cuáles son las actividades que debemos realizar durante la ejecución del proyecto o lo que se conoce como la estructura desagregada de trabajo (EDT).

La EDT debe contener todas las actividades a realizar para alcanzar los objetivos que nos hemos planteado con el proyecto, se construye desmenuzando todo el esfuerzo en pequeñas partes que podamos controlar, esto significa que debemos desagregar hasta el punto mínimo en que podamos asignarles recursos, duración, costo y responsable a cada una de las partes.

Una vez que tenemos nuestro listado de actividades debemos asignarle a cada una los recursos que utilizaremos para realizarlas y la duración. Esto lo hacemos preguntándole a expertos, personas que hayan realizado actividades similares, y revisando experiencias previas que hayan sido documentadas y en las que estén presentes actividades muy parecidas a las que ejecutaremos durante el proyecto. De esta manera podremos determinar qué insumos nos harán falta y cuánto tiempo aproximadamente necesitaremos para culminar con cada actividad.

Con todos estos elementos procedemos entonces a asignar el costo a cada uno de los recursos que utilizaremos. Cómo conocer los precios de los insumos, de la misma manera que con las duraciones. Recurrimos a las experiencias previas, vamos al mercado a preguntar cuánto cuestan las cosas, pedimos cotizaciones, investigamos en internet y en cualquier otra fuente de información que este a nuestra disposición, etc.

Supongamos que nuestro proyecto consiste en preparar un pastel y para alcanzar nuestro objetivo diremos, simplificando bastante, que debemos cumplir con las siguientes 3 actividades:

1.- Colocar los ingredientes en un envase

2.- Mezclar los ingredientes

3.- Hornear el pastel

Estas 3 actividades representan nuestra estructura desagregada de trabajo, ahora vamos a asignarle duración e insumos a cada una:

Supongamos que la actividad 1, colocar los ingredientes en un envase, según la experiencia previa, tiene una duración de 15 minutos y los recursos que utilizaremos serán: un paquete de harina, una docena de huevos, un litro de agua, una barra de mantequilla y medio paquete de azúcar. Además de eso utilizaremos 15 minutos de mano de obra de la persona que realizará la actividad.

La segunda actividad dura aproximadamente 30 minutos y utilizaremos una batidora eléctrica y mano de obra, y por último la actividad 3 durará 60 minutos y utilizaremos un horno y mano de obra.

Tomando en cuenta esto y suponiendo que ya hemos investigado y determinado el costo de todos los insumos tenemos entonces:

Actividad 1: Colocar los ingredientes en un envase (Duración 15 minutos)
Insumos:

1 Paquete de harina (Costo 60 monedas)

1 Docena de huevos (Costo 10 monedas)

1 Litro de agua (Costo 5 monedas)

1 Barra de mantequilla (Costo 15 monedas)

½ Paquete de azúcar (Costo 20 monedas)

1 Persona (Costo 15 monedas)

Para calcular el costo total de la actividad 1, sumamos los costos individuales de cada insumo que utilizaremos. Tenemos entonces que: 60 + 10 + 5 + 15 + 20 + 15 = 125. La actividad 1 nos costará 125 monedas.

Procedemos de la misma manera con la actividad 2:

Actividad 2: Mezclar los ingredientes (Duración 30 minutos)

Insumos

1 Persona (Costo 30 monedas)

Costo total de la actividad 2: 30 monedas.

Es posible que se pregunten cómo se calcula el costo de la mano de obra y de los equipos que utilizaremos en el proyecto. En el caso del recurso humano, supongamos que las personas que hacen pasteles tienen un salario promedio en el mercado de 480 monedas por día de trabajo (días laborales de 8 horas de jornada). Calculamos entonces cuanto debería ganar esta persona por el período de tiempo que dure cada una de las actividades del proyecto en las que está involucrado. Si el promedio es 480 monedas por 8 horas diarias, eso quiere decir que por una hora de trabajo ganaría 480/8 = 60 monedas. Si estas 60 monedas las dividimos entre el número de minutos que tiene una hora, obtendremos como resultado que los pasteleros ganan en promedio una moneda por cada minuto de trabajo.

Volviendo entonces a la actividad 1 de nuestro ejemplo, si el pastelero ocupa 15 minutos de su tiempo en su desarrollo, ganará 15 monedas.

En el caso de los equipos es un poco más complicado, ya que debemos determinar la pérdida de valor que sufren estos insumos cada vez que los utilizamos, o lo que también se conoce como la depreciación del activo.

Bien ya hemos calculado el costo de 2 de las actividades de nuestro proyecto, supongamos que procedemos de la misma manera con la actividad número 3 y obtenemos como resultado que su costo total es de 40 monedas.

Pasemos entonces a determinar cuál es el presupuesto de nuestro proyecto, para esto solo debemos sumar el costo que hemos calculado para cada una de las actividades. La actividad 1 tiene un costo de 125 monedas, la actividad 2 de 30 y la actividad 3 de 40, sumando tenemos que el presupuesto del proyecto es: 125 + 30 + 40 = 195 monedas.

Este ejemplo aunque bastante sencillo nos muestra cómo a través del análisis de cada una de las actividades que componen nuestro proyecto podemos determinar cuanto dinero necesitaremos para desarrollarlo en su totalidad. Debo agregar, que en mi opinión este método además nos permite mantener un mejor control a la hora de administrar los fondos del proyecto, ya que conocemos cuánto debemos gastar para el desarrollo de cada actividad y como ese gasto estará distribuido entre los insumos que utilizaremos.

Fuentes consultadas:

Project Management Institute PMI. (2004). Project Management Book of Knowledge PMBOK.Estados Unidos de América