domingo, 13 de septiembre de 2015

¿Manejas una ONG? Necesitas una oficina de proyectos


La vida de las organizaciones no gubernamentales, por lo general, gira en torno a la formulación, evaluación y gestión de proyectos sociales o de desarrollo. Este hecho, por sí solo, hace que para las ONG’s sea una necesidad contar con una “unidad” o conjunto de profesionales dedicados a aplicar las mejores prácticas en todo lo concerniente al manejo de proyectos.

Más allá de esta razón evidente, ya que si gestionamos proyectos lo más lógico es que tratemos de hacerlo de la mejor manera posible, comparto con ustedes el resto de las razones por las que pienso es indispensable que toda organización y en particular las no gubernamentales cuenten con una PMO u oficina de proyectos, con la salvedad de que esta debe responder y adecuarse al tamaño y las necesidades de la ONG:

Seleccionar proyectos en función de la visión estratégica de la organización: al igual que las empresas u organizaciones con fines de lucro, las ONG’s que quieren trascender en el tiempo deben contar con un plan estratégico, el cual se articule a través del desarrollo de proyectos externos, en función de atender a necesidades sociales, e internos, con el fin de transformar y/o consolidar a la organización, haciéndola sostenible.

La existencia de una PMO, en un contexto de recursos escasos y fondos que por lo general provienen de fuentes externas, le permite a la organización manejar de manera eficiente y efectiva su cartera de proyectos, evaluando y eligiendo aquellos que aporten en mayor medida a su visión estratégica.

Planificar a tiempo para concursar por los recursos: La mayoría de las ONG’s financian sus proyectos con recursos externos, por los que deben concursar anualmente según un cronograma que por lo general se repite año tras año.

Contar con una PMO facilitaría la formulación y evaluación de proyectos de manera proactiva, adecuándose a los requerimientos de las entidades de financiamiento, con la finalidad de poder participar a tiempo en los concursos por los fondos, sin tener que correr a última hora cuando se anuncie la convocatoria, con una mayor probabilidad para obtenerlos.

Facilitar la rendición de cuentas ante el financista: El uso de los fondos de terceros debe ser justificado según las actividades y el presupuesto del proyecto ejecutado por la ONG.

En este sentido contar con una PMO no solo contribuye a la estimación de un presupuesto detallado de cada uno de los proyectos, sino además hacer seguimiento y control del uso de los fondos según lo especificado en la planificación, de manera tal que pueda facilitarse el proceso de rendición de cuentas ante el financista.

Romper la dependencia de los recursos externos: para ser sostenibles en el tiempo es importante que las ONG’s procuren generar recursos propios, que les permitan mantener sus operaciones, atraer profesionales a su equipo e incrementar su capacidad, entre otras cosas.

Tomando en cuenta que el financiamiento externo por lo general está condicionado al desarrollo de las actividades de un proyecto en particular, la existencia de una PMO podría apoyar a la dirección general de la organización a identificar oportunidades de negocio y a formular y ejecutar proyectos para aprovecharlas, generando ingresos para la ONG.

Estandarizar los procesos relacionados a la gestión de proyectos: para toda organización es importante contar con un marco de trabajo estandarizado. Al no tener suficientes recursos para mantener un staff fijo de gerentes de proyectos, muchas ONG’s se ven obligadas a contratar a destajo, por lo que es importante que existan parámetros que enmarquen el trabajo de estos profesionales.

Contar con una PMO le permitiría a la organización desarrollar manuales de procedimientos, guías, instructivos, formatos, bancos de herramientas y un repositorio de lecciones aprendidas que puedan ser utilizados en la gestión de cada uno de los proyectos, permitiendo en cierto grado garantizar que se desarrollen según los estándares de la organización.

Garantizar la gestión profesional de proyectos: los proyectos, sean del tipo que sean, deben ser desarrollados en el tiempo, con los costos y la calidad planificada. En un entorno de recursos escasos, la gestión profesional de proyectos, en cierta medida, garantiza que estos se utilicen eficientemente.

La entrega de los productos generados por un proyecto social, dada su importancia para determinado grupo humano, debe ser pertinente, estar dentro del presupuesto y satisfacer realmente la necesidad original. La PMO de una ONG se convertiría en una especie de garante, haciendo seguimiento y control de la gestión de los proyectos, para que estos cumplan con los estándares profesionales.

Medir el impacto del proyecto: todo proyecto tiene como fin último la transformación de una situación inicial en una deseada, en la que la carencia o necesidad que dio origen a la iniciativa se haya satisfecho. Esta transformación debemos corroborarla algún tiempo después del cierre del proyecto, ya que cumplir con el objetivo general no la garantiza.

Contar con una PMO y con profesionales en la gestión de proyectos podría garantizar que se establezcan los mecanismos de medición de impacto desde la fase de planificación, de esta manera se pueden prever cuáles serán los indicadores que se utilizarán, las metas, los medios de verificación, el cronograma y el costo correspondiente a estas actividades.

Para una ONG la medición de impacto es de vital importancia, ya que le permite tener evidencia objetiva de que los proyectos que desarrolla realmente aportan bienestar a la sociedad. Lo que no solo es cónsono con la razón de ser de este tipo de organizaciones, sino que además, puede convertirse en un elemento de promoción, basado en la credibilidad, a la hora de solicitar financiamiento o generar alianzas.

Facilitar la gestión del conocimiento: el conocimiento es uno de los activos más importantes con que cuenta cualquier organización. La sistematización y análisis de las experiencias, para extraer de estas las “lecciones aprendidas” es fundamental para que las ONG’s consigan avanzar estratégicamente hacia su fin.

La existencia de una PMO podría ayudar a la ONG a manejar todo el conocimiento generado por la gestión de proyectos, a través del análisis, la documentación y la socialización de todas aquellas experiencias relevantes de las que puedan extraerse lecciones que enriquezcan la labor del equipo de trabajo.

En definitiva pienso que contar con una PMO, independientemente de si es de una o varias personas, agrega valor a la gestión de proyectos de cualquier organización y en particular a las ONG’s. Aunque las organizaciones no gubernamentales son concebidas de manera diferente a una empresa privada o con fines de lucro, adoptar conductas de estas últimas se hace necesario para ser sostenibles en el tiempo, en escenarios cada vez más competitivos. Si consideran que existen otras razones para que una ONG cuente con una oficina de proyectos (PMO) pueden compartirla en los comentarios.

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