Los proyectos están rodeados de una gran incertidumbre, esto se debe a que cada vez que desarrollamos alguno estamos emprendiendo una nueva actividad. No existen proyectos idénticos y por lo tanto tampoco contamos con un manual o receta cuyos pasos nos lleven, indefectiblemente a alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto.
Por esta razón el seguimiento y control de las actividades de cada proyecto son determinantes para garantizar resultados óptimos. Dos de las variables fundamentales que deben ser monitoreadas y controladas durante el desarrollo de cualquier proyecto son el tiempo y el costo, estas junto a la calidad conforman la combinación de éxito para el proyecto, debemos producir bienes o servicios con la calidad planificada, al costo previsto y en el tiempo esperado.
Cuál es la importancia de desarrollar un proyecto cumpliendo con el cronograma, si estamos hablando de un proyecto privado este seguramente responde a una necesidad de mercado, identificada por la empresa que lo realizará y esta querrá introducir el bien o servicio que va a producir rápidamente, para apoderarse de la cuota de mercado antes de que sus competidores entren en la carrera desarrollando productos y/o servicios similares.
Si hablamos de un proyecto social, tal vez este desarrolle bienes y/o servicios de los que depende la vida de un conjunto de personas, como centros de salud, carreteras, centros educativos, drenajes, etc. Razón por la cual la creación de estos productos y la satisfacción de estas necesidades deben estar ajustadas al tiempo planificado.
En cuanto a los costos, un aumento no previsto de estos durante el desarrollo del proyecto puede acabar con la rentabilidad del mismo, convirtiéndolo en un proyecto no factible al no poder cubrir con los ingresos que se obtendrán por la comercialización de los bienes y/o servicios producidos, la inversión realizada para desarrollarlos.
En el caso de proyectos sociales puede que el sobre costo supere las ganancias de carácter social que generaría el proyecto, si lo desarrollamos estaríamos haciendo un uso ineficiente de recursos, que son escasos y que podrían estar siendo utilizados en llevar a cabo una intervención generadora de mayor beneficio.
Para hacer el seguimiento de estas dos variables a lo largo de la etapa de ejecución o desarrollo del proyecto existe una herramienta matemática muy útil y sencilla de utilizar. Esta herramienta es conocida como el método del valor ganado y consiste en hacer una revisión de cuanto se ha gastado en la ejecución del proyecto en un momento determinado y contrastarlo con lo que debería haberse gastado según la planificación y los resultados obtenidos, para determinar en qué magnitud el trabajo realizado ha contribuido efectivamente al logro de los objetivos del proyecto.
Supongamos que nuestro proyecto consiste en la construcción de una casa y hemos decido averiguar al tercer mes de la ejecución como vamos con respecto a los costos y el tiempo del proyecto.
Según lo que hemos planificado al tercer mes la casa debería tener cuatro paredes construidas por un costo de 100 unidades, cuando revisamos la ejecución del presupuesto nos damos cuenta de que efectivamente se han gastado las 100 unidades, lo que nos hace creer que estamos cumpliendo con el plan del proyecto.
Sin embargo y para asegurarnos de que la obra vaya según lo planeado, vamos a visitarla y allí constatamos que de las 4 paredes que deberían estar construidas solo se han levantado dos.
Estamos en presencia entonces de un retraso en el cronograma y de un sobre costo que afecta nuestro proyecto. De las 4 paredes que se deberían haber construido solo hay dos, razón por la cual podríamos decir que la obra tiene un retraso de 50% y estas dos paredes nos han costado las 100 unidades, el precio que planificamos para las 4 que deberían estar construidas, por lo que tenemos un sobre costo ya que cada una tiene un precio 50, en vez del 25 planificado.
Ordenemos estos datos para poder observarlos mejor:
Obra a construir: Paredes
Número de paredes planificadas a los 3 meses: 4
Costo planificado de la obra a los 3 meses: 100 unidades
Costo planificado por cada una de las paredes construidas: 25 unidades
Número real de paredes construidas a los 3 meses: 2
Costo real de la obra a los 3 meses: 100 unidades
Costo real por pared construida: 50 unidades
Como dijimos anteriormente, si basamos nuestra revisión del avance del proyecto solo en la ejecución del presupuesto podríamos pensar que todo va viento en popa, sin embargo cuando vamos al avance real de las obras vemos que no es así, de 4 paredes planificadas hemos construido solo 2 que nos han costado el doble de lo que teníamos previsto gastar en cada una de ellas.
Ahora bien, teniendo estos dato calculemos cual es el valor ganado de nuestro proyecto en el mes tres, esto lo hacemos multiplicando el trabajo que efectivamente se ha realizado, en este caso las dos paredes, por el costo planificado para ellas, 25 unidades, esto nos da como resultado 50 unidades.
Una vez calculado el valor ganado lo comparamos con el costo planificado de la obra a los 3 meses, 100 unidades.
El hecho de que el valor ganado sea inferior al costo planificado para la obra nos permite asegurarnos de que realmente hay un problema en nuestra ejecución, ya que el trabajo realizado debería haber contribuido en 100 unidades al logro del proyecto pero solo lo ha hecho en 50 unidades.
Luego de obtener este resultado nos damos cuenta de que estamos entonces frente a un sobre costo y/o a un retraso en la ejecución de nuestro proyecto, que debemos corregir para poder llegar a la meta.
Qué pasaría en caso contrario, si el valor ganado está por encima del costo planificado, seguramente estaríamos ahorrando parte del presupuesto y/o adelantados en las obras del proyecto con respecto al cronograma.
El escenario ideal es que el valor ganado sea igual al costo planificado, ya que en los casos anteriores se evidencia que hemos subestimado y sobreestimado los costos respectivamente y hemos incurrido en una mala planificación. Debemos recordar que planificar es vital en el desarrollo de los proyectos, por aquello de los riesgos que rodean este tipo de actividades.
El valor ganado y muchas otras herramientas de seguimiento y control nos permiten monitorear regularmente el avance de nuestros proyectos, para poder corregir a tiempo las desviaciones que puedan presentarse en el camino, ajustándonos lo más posible al plan, de esta manera seremos capaces de garantizar en una mayor medida el éxito en el logro de la meta.
