Cómo confeccionar un equipo de proyecto

Un elemento fundamental para el éxito en el desarrollo de un proyecto es la elección del equipo de trabajo. Esta misión queda en manos del gerente o líder de la iniciativa quien, siguiendo los lineamientos del cliente y los atributos requeridos por el equipo, debe valerse de su experiencia e intuición para reclutar a aquellos individuos capaces de, a través del trabajo en equipo, lograr materializar el objetivo propuesto.

Existen un conjunto de características ideales que debe tener cada uno de los candidatos  a formar parte del equipo de proyectos y que deben ser tomadas en cuenta por el gerente a la hora de realizar el proceso de selección. Algunas de estas son:

- Ser flexible

- Ser confiable

- Apoyar a sus compañeros de equipo

- Tener objetivos compartidos

- Estar técnicamente capacitados 

- Ser honestos

- Respetar a los demás 

- Estar auto motivados

- Estar orientados a las soluciones 

- Estar totalmente comprometidos con el grupo 

- Ser capaces de compartir o ceder poder 

- Ser capaces de participar en discusiones del equipo

- Ser capaces de colaborar

- Ser capaces de relacionarse de manera efectiva con sus compañeros de trabajo

El evaluar todas estas características, y aquellas que seguro son relevantes pero se escapan de esta lista,exigen que el gerente del proyecto no solo tenga las credenciales profesionales y las habilidades personales que le permitan ser un buen líder, sino que además debe ser un buen conocedor del ser humano para estar en capacidad de hacer una buena selección.

Adicionalmente un buen equipo de proyectos debe contar con:

- Un buen sistema de asignación de roles y responsabilidades

- Sistemas de información que promuevan la comunicación efectiva

- Deben utilizar herramientas y técnicas para la planificación

- Deben promover la participación contínua de los miembros clave del equipo

- Establecer sistemas de toma de decisiones por consenso 

Los buenos equipos de proyectos se mantienen enfocados en el logro de los objetivos, reforzando las características de sus integrantes y del grupo. El gerente o líder del proyecto tendrá la responsabilidad de remover a aquellos miembros del equipo que no sean capaces de jugar para este o sobre pongan su agenda individual a la colectiva.

Fuente consultada: Pre - Project Planning Handbook (1995). The Construction Industry Institute, Pre - Project Planning Research Team. 

La gerencia de proyectos un asunto de liderazgo

Quienes hemos trabajado en la gerencia ó liderazgo de algún proyecto sabemos que, más allá del dominio estricto del conocimiento técnico, nuestras capacidades blandas son fundamentales para el logro de los resultados planteados. Aquel lugar común que se escucha en las aulas donde se imparte esta disciplina y que la define como un mar de conocimiento con un centímetro de profundidad se materializa al darnos cuenta que son más importantes las facilidades que tengamos para manejarnos y relacionarnos con nosotros mismos y el equipo de trabajo, que el conocer al mínimo detalle cómo se calcula por ejemplo el valor presente neto ó cómo se construye un indicador de riesgo.

El gerente de proyectos debe reunir y/o desarrollar un conjunto de características que le permitan manejarse eficientemente como individuo y establecer relaciones ganar – ganar con los miembros del equipo de trabajo.

El gerente de proyectos como individuo

La gerencia de nosotros mismos comienza con el auto-conocimiento y la identificación de nuestras debilidades y fortalezas. El líder de proyecto debe realizar un análisis objetivo sobre sus capacidades para afrontar las responsabilidades que debe asumir, a la vez que identifica aquellos factores que pueden poner en riesgo el alcance de los resultados esperados. El buen líder de proyecto es una persona que conoce sus fortalezas, pero, que sobre todo no teme reconocer sus limitaciones o áreas de mejora y pone en práctica los mecanismos necesarios para que estas últimas no afecten su desempeño.

Otra de las características individuales que debe poseer un gerente de proyecto es la confianza en sus competencias para el desarrollo de un buen trabajo y en la capacidad de resolver los problemas que puedan presentarse durante la ejecución. Este profesional se enfrentará a una actividad inédita, en la que pueden presentarse situaciones inesperadas que requerirán de un nivel elevado de autoconfianza para ser resueltas de manera efectiva.

De igual manera el líder de proyecto debe ser capaz de adaptarse a los cambios. A pesar de la planificación exhaustiva que se desarrolla antes de iniciar la ejecución de un proyecto, sabemos que las condiciones iniciales pueden cambiar a lo largo del ciclo de vida, razón por la cual el gerente deberá ser lo suficientemente flexible y creativo para que, junto con el equipo de trabajo, pueda sortear con éxito cualquier problema o situación que se le presente y este fuera del libreto.

Por último el gerente de proyecto debe ser una persona con la suficiente solvencia moral para influir sobre los miembros del equipo de trabajo. El liderazgo de este profesional estará basado en la capacidad que tenga de mostrar, con el ejemplo, su compromiso con el proyecto y el bienestar de los miembros del equipo.

El gerente de proyecto como líder del equipo

Para guiar a un equipo de trabajo hacia la culminación exitosa de determinado proyecto, el gerente debe complementar las características individuales que mencionamos previamente con un conjunto de habilidades que le permitan interactuar efectiva y eficientemente con los demás profesionales que integran el grupo.

En primer lugar el líder de proyecto debe ser un factor de integración capaz de establecer un canal de comunicación efectivo, basado en el respeto a las opiniones, entre la dirección y los otros miembros del equipo de proyecto. Debe existir por parte de este profesional la disposición para escuchar y tomar en cuenta las diferentes ideas que pueden surgir de su equipo de trabajo y que seguramente en la mayoría de los casos permitirán la obtención de mejores resultados.

De igual manera el gerente debe estar preparado para manejar los conflictos que con seguridad se presentarán a lo largo del ciclo de vida del proyecto de manera tal que puedan ser aprovechados en la obtención de soluciones a los problemas y no se conviertan en inconvenientes para cumplir con la planificación.

Otro factor importante es la capacidad del líder del proyecto para “evangelizar” a los miembros del equipo en torno al trabajo que se debe realizar para lograr los objetivos. El gerente debe ser un factor de motivación e influir en el ánimo del resto de los profesionales que trabajan a su lado.

Finalmente, el líder de proyecto debe ser capaz de impartir lineamientos claros y delegar responsabilidades confiando en la capacidad y compromiso de los miembros de su equipo con el trabajo que hay que realizar.

El trabajar en un proyecto es una labor que le exige, tanto de la gerencia como del resto de los profesionales que conforman el equipo, estar orientados hacia el servicio y comprometidos con la solución de los problemas de otros. No olvidemos que todo proyecto es un vehículo para la transformación y requiere de un equipo preparado y motivado para promover el cambio.

Fuente consultada: Libro Gerencia de Proyecto, Un Enfoque Latino. Autor Luis Enrique Palacios

El manejo de conflictos en la gestión de proyectos

Los proyectos son actividades complejas en cuyo desarrollo se involucran un sinnúmero de personas, con diferentes conocimientos, habilidades, creencias y modos de pensar. En estos ambientes, como en todos aquellos en los que los seres humanos nos relacionamos, es inevitable que se presente el conflicto.

En los postgrados y cursos de gerencia de proyectos, enseñan una gran cantidad de herramientas y metodología para calcular presupuestos, cronogramas, hacer seguimiento y evaluación, etc. Sin embargo, para que un gerente o líder de proyecto pueda ejecutar su trabajo de una manera exitosa debe tener, entre otras, la habilidad de manejar el conflicto para ponerlo en función del alcance de los objetivos del proyecto.

El conflicto se presenta cuando tratamos de satisfacer alguna necesidad, a través de una acción y esta se enfrenta a barreras (reales o imaginarias) que no nos permiten alcanzar nuestro objetivo. Esto causa frustración y una respuesta que puede ser la agresión, el compromiso, la obsesión o el retiro.

En el caso de los proyectos y en general de las organizaciones, el conflicto podemos clasificarlo en dos tipos:

El conflicto funcional, que es aquel que nos permite concientizar los problemas, obtener una perspectiva más amplia acerca de estos y una mayor gama de posibles soluciones. Además promueve el aprendizaje, a través de la interacción y discusión constructiva.

El conflicto disfuncional, este tipo de conflicto desvía la energía del equipo de trabajo, lo divide y profundiza las diferencias entre sus miembros y disminuye la disposición a encontrar soluciones.

El gerente de proyecto debe estar en la capacidad de manejar estos tipos de conflictos, para potenciar la ocurrencia de los de primer tipo y minimizar la de los del segundo. Para la resolución de un conflicto podemos seguir el siguiente conjunto de pasos:

Definir el problema ¿Qué va mal?

Analizar sus causas ¿Por qué?

Definir objetivos para actuar ¿Qué queremos conseguir?

Generar alternativas ¿Qué podemos hacer?

Elegir la alternativa más apta ¿Qué debemos hacer?

Hacer la solución elegida, operativa ¿Cómo lo hacemos?

Ponerla en práctica. Hacerlo

Evaluar ¿Qué tal lo hemos hecho?

Lo ideal es que el conflicto se resuelva a través de la negociación del tipo ganar – ganar en la que todas las partes cedan y se beneficien. En la gestión de proyectos es necesario que aprendamos a incentivar la presencia de conflictos funcionales que vayan orientados a la resolución de problemas, haciendo más eficiente la toma de decisiones.

Gerenciando el conflicto de una manera adecuada podemos considerar más alternativas para la solución de los problemas, al tener en cuenta la opinión de todos los miembros del equipo de trabajo, se facilita la obtención de información más completa y se puede mejorar el entendimiento de los problemas. Además el equipo se fortalece y orienta hacia la consecución de los resultados esperados.

En definitiva, la mejor manera de solucionar un conflicto es enfrentándolo de una manera constructiva y con miras a encontrar una solución que satisfaga a todas las partes.