¿Por qué improvisar si podemos planificar?

Durante el tiempo que he estado involucrado con proyectos he sido testigo, en muchas oportunidades, de como la improvisación desplaza por completo a la planificación, poniendo en riesgo el desarrollo del esfuerzo y el logro de los objetivos que se plantean. Al parecer la frase popularizada en la televisión venezolana de comienzos de los 90 “mientras vaya viniendo, vamos viendo” es el lema de algunos “responsables” de proyectos.

El desarrollo de proyectos requiere definitivamente de un poco de improvisación y creatividad para hacer frente a los imprevistos que se nos puedan presentar, pero, estas capacidades deben ser el complemento y no el sustituto de una buena planificación. Por el contrario, la obligación de hacer un uso eficiente de los recursos escasos con los que contamos y el altísimo grado de incertidumbre que rodea a cada proyecto, hace que la existencia de un plan sea una necesidad.

Como bien lo expresa Luis Enrique Palacios, en su libro Gerencia de Proyectos un Enfoque Latino, en nuestra cultura:

 “Es muy común sentir que cuando se planifica se está perdiendo un tiempo valioso que debería emplearse en la ejecución, por lo cual no se toma el tiempo necesario para generar un buen plan integral. Por ejemplo, es práctica común empezar a construir sin que se encuentren en el sitio todos los materiales requeridos. Esta situación genera una sensación de movimiento en el proyecto, que luego debe frenarse al disminuir la productividad o parar el trabajo en la espera por la llegada del resto de los materiales, incurriéndose en gastos innecesarios de personal. Esta manera latina de afrontar la planificación ha obligado a replanificaciones posteriores y al desarrollo de habilidades impresionantes para improvisar y “apagar fuegos””.

Aunque pudiésemos pensar que las deficiencias en la planificación son propias de organizaciones pequeñas y medianas, ya que estas en comparación con las más grandes están limitadas en el acceso a recursos materiales y humanos bien capacitados. Existen organizaciones de talla mundial en las que la planificación, por desconocimiento o por lo que nos comenta Luis Enrique Palacios, no es muy apreciada.

La planificación por lo general representa en promedio entre el 20 y el 25% de todo el esfuerzo del proyecto, lo que es un porcentaje nada despreciable, permitiéndonos establecer una guía o ruta a través de la cual podamos realizar todas las actividades, manteniendo el control del tiempo, el costo y la calidad del proyecto. Planificar consiste en sentarnos a pensar antes de comenzar a actuar, respondiendo a un conjunto de preguntas, que pueden encontrar en este post: Las 10 preguntas que se deben responder cuando formulamos un proyecto, planteándonos además diferentes escenarios, la probabilidad de que estos se hagan realidad y los cursos de acción a seguir en este caso.

Según el PMI, la planificación de un proyecto se realiza a través del desarrollo de un conjunto de procesos, que pueden clasificarse en básicos y de soporte. Los primeros tienen la misión de delimitar las actividades, el tiempo y el costo del proyecto, por su parte los procesos de soporte buscan la obtención de un plan coherente y coordinado que facilite la ejecución. El plan integrado del proyecto está conformado entonces por:

-          El plan de gestión del alcance del proyecto

-          El plan de gestión del tiempo del proyecto

-          El plan de gestión de los costos del proyecto

-          El plan de gestión de la calidad del proyecto

-          El plan de gestión del recurso humano del proyecto

-          El plan de gestión de las comunicaciones del proyecto

-          El plan de gestión de los riesgos del proyecto

-          El plan de gestión de la procura o adquisiciones del proyecto

Como podemos observar, no son pocas las materias sobre las que tenemos que detenernos a pensar antes de comenzar con la ejecución del proyecto, ya que sería contraproducente dejar al azar cualquiera de estas áreas. Si por ejemplo, no planificamos el alcance no estaremos en capacidad de saber cuál es el trabajo necesario que debemos hacer para cumplir con los objetivos, si descuidamos el tiempo seguramente tendremos retrasos en la ejecución, si no planificamos y estimamos bien los costos, estos se nos irán de las manos y así sucesivamente hasta llevarnos a un seguro desastre.

En lo particular pienso que contar con un mapa que nos indique los pasos que debemos ir siguiendo es una gran ventaja, para nada reñida con la creatividad. Tener un plan y documentarlo no necesariamente indica que este deba ser rígido y no admita cambios o un poco de improvisación en caso de que sea necesaria.

Partiendo de un buen plan seguramente nos será más sencillo innovar, mejorando la manera en que hacemos las cosas y teniendo además instrumentos para registrar y medir estas mejoras. Imaginemos por un momento que sería de una orquesta sinfónica si sus integrantes no contaran con las partituras que deben interpretar en un concierto en la Scala de Milán, ¿se atreverían a salir al escenario e improvisar?, ¿asumirían los costos de un posible fracaso ante un público tan exigente?, ¿no es mejor tener un plan que nos libere de la constante incertidumbre?

Bibliografía consultada:

Palacios, L. (2005). Gerencia de Proyectos un Enfoque Latino. Universidad Católica Andrés Bello. Caracas, Venezuela. 

PMI. (2004). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Project Management Institute. Pennsylvania. Estados Unidos de América.