¿A qué nos referimos cuando hablamos de valor en gerencia de proyectos?

Valor debe ser una de las palabras que más repetimos hoy en día en las organizaciones, valor para el cliente, productos de valor, procesos que generen valor…y paremos de contar, pero ¿a qué nos referimos cuando hablamos de valor en la gerencia de proyectos?

Para responder a esta pregunta recurro al recurso utilizado por todo economista, depende, pienso que la definición de valor es relativa y variará según el punto de vista del interesado:

 

Por ejemplo, el valor para quien financia un proyecto puede estar representado por la rentabilidad esperada que obtendría por su inversión, para quienes dirigen una organización por la capacidad de alcanzar los objetivos estratégicos a través de la gestión de sus portafolios, para un grupo político en los votos o aceptación que determinado proyecto le reportaría, etc. 

 

En mi opinión, solo hay una definición de valor, en gerencia de proyectos, que es incuestionable, y de la que incluso dependen muchas de las otras, aquella asociada al cliente o beneficiario. Transformar la vida de las personas, mejorando sus condiciones, proveyéndoles mayor bienestar, a través de productos, servicios o resultados que estén dispuestos a adquirir/recibir, pero, sobre todo a utilizar, que resuelvan sus problemas o satisfagan sus necesidades y expectativas. Como ya se ha dicho hasta el hartazgo, no importa si un proyecto cumple con el alcance, se entrega en el tiempo y dentro de los costos si este no produce un verdadero cambio. 

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El Business Case y su importancia para la gestión de proyectos

 

El desarrollo de todo proyecto llevado a cabo por una organización está justificado por su carácter estratégico, con esto hago referencia a que la iniciativa esté enmarcada en la visión y aporte a esta a través de sus productos y el impacto generado. En mercados cada vez más dinámicos las razones de ser de un proyecto pueden desaparecer en cualquier momento del ciclo de vida, ejemplos como el cambio en las preferencias de los consumidores, las reglas de juego, las variables macroeconómicas o las acciones de nuestros competidores podrían en cualquier momento afectar negativamente la factibilidad.

Para documentar el por qué realizamos un proyecto y hacer seguimiento de que su justificación se mantenga a lo largo de todo el ciclo de vida, desarrollamos lo que se conoce como un caso de negocio o Business Case. Este nos sirve de apoyo para tomar la decisión de invertir recursos en el proyecto, tanto al inicio como durante toda la gestión y es una entrada esencial para el desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto o Project Charter.

Siguiendo la metodología PRINCE2 el Business Case está compuesto por:

• Un resumen ejecutivo
• Las razones por las cuales se desarrollará el proyecto desde el punto de vista estratégico, comercial, técnico, legal y/o social
• Las opciones comerciales o diferentes cursos de acción para abordar el problema, incluyendo la opción de no hacer nada
• Los beneficios esperados
• Los contra-beneficios esperados, qué o quienes salen perjudicados por el desarrollo del proyecto
• Un calendario preliminar
• Un presupuesto preliminar
• La evaluación de la inversión, contemplando el cálculo de variables como el VPN, la TIR y/o el análisis costo beneficio
• Los riesgos principales

El caso de negocio se desarrolla, preliminarmente, en la fase de pre – proyecto, se refina en la fase de definición o planificación y se va revisando y actualizando a lo largo de toda la ejecución, con la finalidad monitorear y controlar que el proyecto se mantenga deseable, existiendo una relación positiva entre el costo – beneficio y los riesgos, viable, que sea capaz de entregar los producto planificados y alcanzable, que los producto puedan proporcionar los beneficios esperados.

Tener conciencia de que el Business Case no es un documento que se realiza antes y durante el inicio del proyecto y luego se deja olvidado nos permite utilizarlo para, de alguna manera, garantizar el uso eficiente de los recursos de la organización, invirtiéndolos en iniciativas que generarán valor. Adicionalmente, trabajar en la actualización continua del caso de negocio es un buen antídoto contra el sesgo de los costos hundidos, del que ya conversamos en una oportunidad, y que nos lleva a seguir aplicando recursos en iniciativas condenadas al fracaso bajo la ilusión de no perder todo lo que hemos invertido en el pasado, permitiéndonos cerrar el proyecto antes de que aumenten las pérdidas y redirigir los recursos a donde sean más rentables.

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4 características que harán exitoso el producto de nuestro proyecto

Como ya hemos comentado en otras oportunidades, todo proyecto social o de inversión cumple con su objetivo general, a través del desarrollo de un producto o servicio que será utilizado/consumido por los miembros de una comunidad, el mercado o los consumidores internos de una organización.

El éxito del proyecto, esa capacidad de transformar la situación inicial en la ideal, dependerá de que efectivamente el producto o servicio generado sea adquirido y utilizado por el beneficiario o consumidor final. Para que el producto tenga la aceptación esperada, es necesario que cumpla con cuatro características, las cuales debemos analizar durante el estudio de mercado, estas son:

-El producto/servicio debe satisfacer las necesidades del cliente: el éxito de todo proyecto se relaciona con cuán este esté orientado a satisfacer una necesidad, social, de mercado u organizacional. Desde este punto de vista se podrá garantizar que el producto/servicio generado agregará valor a la calidad de vida del cliente.

Debemos preguntarnos durante el estudio de mercado si:

¿Nuestros productos/servicios satisfacerán las necesidades del cliente?

¿Si nuestros potenciales clientes entenderán las ventajas (objetivas y subjetivas) que obtendrán al consumir nuestros productos/servicios?

-El producto/servicio debe ser apreciado por el cliente: que el producto/servicio satisfaga las necesidades del cliente no está necesariamente relacionado con que este lo quiera y esté dispuesto a gastar en su adquisición.

El bien o servicio generado por el proyecto no solo debe ser necesario, sino, además debe ser querido por el cliente para que este lo consuma. En este punto es importante pensar en la campaña de mercadeo que contemplará el proyecto para que el consumidor quiera el producto.

En este caso debemos preguntarnos:

¿Si nuestros potenciales clientes quieren el producto/servicio? Y en caso de que la respuesta sea negativa

¿Cómo hacer atractivo el producto/servicio para los potenciales clientes?

-El producto/servicio debe ser accesible al bolsillo del cliente: el precio que deberá pagar el consumidor por el producto/servicio deberá estar a su alcance. Aquí debemos tener en cuenta las condiciones económicas de nuestro público objetivo y la capacidad de producir bienes y/o servicios a un costo que nos permita asignar un precio competitivo dentro del mercado.

La pregunta relacionada con este punto sería:

¿Qué precio estará dispuesto a pagar el cliente por nuestro producto o servicio?

La respuesta a este cuestionamiento estará relacionada con la capacidad que tenga la organización promotora del proyecto para discriminar o no los precios y hacerse con el excedente del consumidor.

-El producto/servicio debe ser fácilmente encontrado por el cliente: lo que nos lleva a pensar, desde el proyecto, en los mecanismos y estrategias que debemos articular para garantizar la comercialización del producto.

Las preguntas que deberemos hacernos son:

¿Cómo podremos hacer llegar el producto/servicio a los lugares donde será adquirido?

¿Cómo sabrá nuestra clientela de nuestro producto/servicio?

El que los bienes y/o servicios que pensamos introducir en el mercado cuenten con estas características nos permite garantizar, hasta cierto punto, su éxito. La adquisición y uso de estos productos no solo nos permite alcanzar el objetivo general del proyecto, sino, que además hace que el resultado obtenido sea sostenible en el tiempo.

Una manera de garantizar que estas cuatro características estén presentes en el producto final de nuestro proyecto y que este sea adquirido por el consumidor final, es involucrándolo en su desarrollo, pues no hay nadie mejor para orientarnos en el camino que nos lleve a un buen resultado.

Recordemos entonces que el producto/servicio de cualquier proyecto debe ser NECESARIO, ATRACTIVO, ALCANZABLE económicamente y estar DISPONIBLE para nuestros clientes potenciales. 

Bibliografía consultada: Horejs, I. (1991). Formulación y gestión de microproyectos de desarrollo. Humanitas-CEDEPO. 3ra edición. Buenos Aires, Argentina. 

El análisis de los actores del proyecto paso por paso

Cuando me senté frente a la computadora a escribir el artículo de esta semana pensé en trabajar el tema de la identificación y caracterización de los actores del proyecto y su importancia para el buen desarrollo del mismo, basado en un libro que estuve revisando y donde conseguí una metodología interesante, sencilla y útil a la hora de encarar este tipo de análisis.

El día martes, luego de haber adelantado un poco del trabajo, fui entrevistado por uno de eso amigos que gracias a las nuevas tecnologías podemos hacer en cualquier parte del mundo. Fermín Días (@ferminjdiaz) quién vive en Santo Domingo, República Dominicana y se encuentra realizando sus estudios de maestría me contactó, a través de twitter, para hacerme una entrevista sobre el manejo del tiempo en proyectos.

Lo que imaginé como una sesión de preguntas y respuestas se convirtió en una agradable conversación telefónica en la que comentamos sobre muchos de los aspectos relacionados con el desarrollo de proyectos. Por casualidad Fermín me preguntó qué podíamos hacer para mantener contentos a todas aquellas personas involucradas en el proyecto, nada más oportuno como punto de partida para este artículo.

Para lograr que los stakeholders del proyecto estén conformes, el primer paso es saber quiénes son y sus características. Para este fin realizamos el análisis de los actores el cual es considerado como una “herramienta fundamental para poder entender el contexto social e institucional del proyecto”, tal como lo expresan Deepa Narayan y Jennifer Rietbergen en su libro Participation and Social Assessment.

Estos autores sostienen que el análisis de los actores es necesario para:

- Identificar sus intereses, la influencia que pueden tener sobre el proyecto y la importancia que este tiene para ellos.

- Identificar las instituciones locales y los procesos sobre los cuales estás han sido construidas

- Proveer una estrategia de participación

Identificar y caracterizar a los actores nos permite diagnosticar cómo el proyecto podría afectar los intereses de cada uno de ellos de manera positiva o negativa, quién puede influenciar el proyecto promoviéndolo u oponiéndose a él y cuáles individuos, grupos o agencias necesitamos incluir en su desarrollo.

Para realizar el análisis de actores, Narayan y Rietbergn nos sugieren seguir los 4 pasos siguientes:

Paso 1

Identificar a los actores claves, aquellos que son impactados por el proyecto de manera más contundente y/o quienes pueden tener mayor influencia sobre los resultados esperados. Este primer paso lo realizamos dando respuesta a las siguientes preguntas.

- ¿Quiénes son los potenciales beneficiarios?

- ¿Quiénes pueden ser afectados adversamente por el proyecto?

- ¿Han sido identificados grupos vulnerables?

- ¿Han sido identificados los aliados y oponentes?

-¿Cuál es la relación que existe entre los actores?

Como resultado de este paso obtenemos una lista de los actores del proyecto.

Paso 2

Evaluar los intereses de los actores y el impacto del proyecto sobre estos. El determinar los intereses que puedan tener los diferentes actores involucrados en el proyecto puede ser una tarea difícil, sobre todo cuando existen incentivos para mantener ocultas las preferencias y aprovecharse de la provisión de algún bien o servicio.

Por esta razón y al igual que en el paso anterior los autores del libro antes mencionado sugieren dar respuesta a un conjunto de interrogantes que servirán para guiar el proceso, estas son:

- ¿Cuáles son las expectativas de los actores en el proyecto?

- ¿Qué beneficios podrán ser probablemente recibidos por los actores?

- ¿Qué recursos están en capacidad y disposición de movilizar los actores?

- ¿Qué intereses de los actores están en conflicto con los objetivos del proyecto?

Una vez culminado el paso 2 conoceremos la posición que los actores claves del proyecto tendrán con respecto a este, si serán aliados, oponentes o indiferentes de acuerdo a los beneficios que reciban y a cómo sus intereses sean afectados positiva o negativamente.

Paso 3

Una vez culminada la evaluación de los intereses de los actores y el impacto del proyecto sobre estos, se evalúa la influencia e importancia de cada uno de ellos. Cuando hablamos de influencia nos referimos al poder que pueda tener un actor sobre el proyecto y para controlar el proceso de toma de decisiones y la importancia es al grado en el que involucrar a cada uno de los actores puede ser determinante para alcanzar los objetivos propuestos.

Desarrollar este paso nos permite definir los mecanismos que utilizaremos para evitar la captura del proceso de toma de decisiones por un grupo o actor particular que pretenda orientar el proyecto a la satisfacción de sus intereses particulares o de grupo y en detrimento del resto de los participantes y establecer estrategias de inclusión y participación para aquellos actores que sean claves en la obtención de los resultados esperados.

Los elementos o características de los actores que debemos tomar en cuenta para desarrollar esta evaluación son:

- El poder y estatus de los actores (político, social y económico)

- Grado de organización

- Control de recursos estratégicos

- Influencia informal (por ejemplo conexiones personales)

- Relaciones poderosas con otros actores

- Importancia para el éxito del proyecto

Paso 4

El último paso consiste en establecer un plan en el que se establezcan las estrategias para involucrar y promover la participación de los actores en el desarrollo del proyecto. Dicho plan debe contemplar:

- Los intereses, importancia e influencia de cada uno de los actores

- Los esfuerzos particulares necesarios para involucrar a actores con poca influencia, de manera tal que sus intereses estén representados

- Forma apropiadas para la participación a lo largo de todo el ciclo del proyecto

Luego de culminar con el paso 3, podemos establecer una clasificación de actores que podría ayudarnos a desarrollar mejor las estrategias de participación en el proyecto. Narayan y Rietbergn nos proponen la siguiente:

- Actores con alta influencia y alta importancia: quienes deben estar cercanamente involucrados con el proyecto para promover el logro de los resultados.

- Actores con alta influencia y baja importancia: no son importantes para el logro de los objetivos del proyecto pero podrían en un momento determinado ejercer acciones para entorpecer o detener su desarrollo.

- Actores con baja influencia y alta importancia: debe realizarse un esfuerzo para que estos actores estén involucrados en el proyecto y sus intereses se vean representados, así como sus necesidades atendidas por el proyecto.

- Actores de baja influencia y baja importancia no es necesario que se establezca una estrategia para que participen en el proyecto.

Como le respondí a Fermín, durante nuestra conversación, es muy difícil que durante el desarrollo de un proyecto podamos complacer a todos los actores involucrados en un 100%, pero definitivamente el conocerlos e involucrarlos en la intervención nos permite minimizar los riesgos relacionados con sus conductas, ganar afectos y al menos satisfacer parcialmente todos los intereses.

Esta metodología fue tomada de: Participation and Social Assessment, Tools and Techniques, Compilado por Deepa Narayan y Jennifer Rietbergen - McCracken y editado por Banco Mundial.

Si quieren revisar el texto original en inglés les dejo el link y de antemano me disculpo por cualquier inexactitud de mi traducción del contenido, saludos a todos.

http://www.protectedareas.info/upload/document/participationtoolsandapproachs-worldbank.pdf