Existen un sinnúmero de factores que pueden condenar un
proyecto al fracaso, entendido este no solo como la incapacidad de lograr el
objetivo, tomando en cuenta las restricciones, sino además como la
imposibilidad de generar la transformación deseada. Uno de estos factores son
las creencias que podamos tener sobre cómo se gestiona un proyecto, en este
post comento sobre aquellas que, durante mi práctica profesional, he podido
observar con mayor frecuencia:
1.- Sabemos, de antemano,
lo que el cliente necesita: Los seres humanos miramos al mundo desde nuestra ventana
particular, moldeada por nuestras experiencias de vida, la cual seguramente es
distinta a la de los demás. Cada vez que suponemos durante la gestión de
proyectos estamos utilizando este marco personal para sacar conclusiones sobre
la mirada del otro.
Suponer, desde nuestra realidad, por ejemplo cuáles son las
necesidades de nuestros clientes y en consecuencia “imponer” una solución, a
nuestra medida, seguramente llevará nuestra iniciativa al fracaso, a menos que
pensemos vendernos nuestros productos a nosotros mismos. Ignorar lo que
nuestros clientes tienen que decirnos no es una buena idea, la invitación es conversar
con ellos, levantar sus requerimientos y expectativas, para poder generar
soluciones que efectivamente creen valor para el otro. Recuerden, no supongan,
pregunten.
2.- Planificando perdemos
tiempo para la acción: Las ganas de comenzar a trabajar muchas veces nos llevan a desestimar la
importancia que tiene la planificación en la gestión de proyectos, sobre todo
en la cultura latina como comenta Luis Enrique Palacios en uno de sus libros.
En muchas oportunidades he escuchado decir que hacemos planes para ver cómo
estos no se cumplen o que la planificación ya no tiene valor en un mundo que
cambia constantemente.
Planificar es fundamental en la gestión de proyectos, porque
nos permite organizar los recursos con los que contamos para utilizarlos de la
manera más efectiva y eficiente en el logro del objetivo propuesto.
Adicionalmente, el ejercicio de planificación nos permite hacernos, entre
otras, la pregunta “qué pasaría si” para identificar posibles riesgos que
pudiesen presentársenos en el camino y establecer el plan para gestionarlos.
3.- Tenemos un plan….qué
podría fallar: La
otra cara de la moneda en el tema de
la planificación es pensar que contar con un plan detallado nos garantiza el éxito. Como la mayoría de las cosas en la vida la planificación tiene sus
pros y contras. Diseñar una ruta puede cegarnos ante el entorno, evitando que
identifiquemos a tiempo posibles amenazas u oportunidades para el proyecto.
“El mapa no es el territorio” y este último cambia
constantemente, por eso es un riesgo para la gestión del proyecto que seamos
víctimas de la ilusión de la planificación y el consecuente optimismo excesivo.
El balance es la clave en el tema de la planificación. No
podemos desestimarla, pero, tampoco concederle más atributos de los que tiene,
hagamos el plan y seamos lo suficientemente flexibles con este para estar en la
capacidad de responder a tiempo ante los cambios que se nos presentarán.
4.- Los miembros del
equipo, por default, están comprometidos con sus responsabilidades: El lograr el compromiso de los
miembros del equipo con el trabajo que deben realizar depende de varios
factores, pero, hay uno que considero fundamental y es la capacidad que tiene el
líder para coordinar acciones.
Desde el liderazgo de proyectos debemos manejar muy bien las
peticiones que hacemos a cada uno de los miembros de nuestro equipo.
Especificando la calidad del entregable esperado, el tiempo de entrega, la
importancia que tiene para el proyecto el cumplimiento de la actividad y lo que
recibirá el colaborador por cumplirla. Al igual que con los clientes, no
podemos suponer que los miembros de nuestro equipo cumplirán con sus
responsabilidades solo “porque se les paga un salario”, esta visión pone en
riesgo al proyecto y al equipo. Como líderes seamos claros en la comunicación
de lo que debe ser hecho, el por qué y establezcamos acuerdos en los que todos
obtengamos un beneficio.
5.- El proyecto es exitoso
cuando entrega el producto o servicio dentro del plan: Esta visión muy apegada a la teoría
de la gestión de proyectos y que he podido observar en varias organizaciones,
en mi opinión es parcial. Los proyectos exitosos son aquellos que generan
una transformación en la calidad de vida de los clientes.
De nada sirve generar un producto o servicio, dentro del
presupuesto, con la calidad y en la fecha prevista, si este no genera un cambio
en la vida de quien lo compra y usa. Cuando gestionamos proyectos pensando solo
en el ciclo de vida nos perdemos la mejor parte de la historia, cómo lo que
estamos haciendo ayuda a cerrar la brecha entre una situación de necesidad y
una deseada. Como organizaciones, líderes y equipos de proyectos no podemos
desestimar el impacto que tendrá nuestra iniciativa.
¡Si identifican alguna
otra creencia déjenla en los comentarios y si les gustó el artículo,
compártanlo!
