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Una historia poco racional de gestión de proyectos


 
Durante el año 2004 el gobierno de cierto país, que disfrutaba de ingresos extraordinarios producto del boom en los precios de su principal producto de exportación, decidió, pensando en que esta bonanza se mantendría indefinidamente, invertir en la modernización de su infraestructura logística.
Luego de un proceso de licitación, este gobierno estableció un acuerdo con una empresa de ingeniería, procura y construcción (IPC), por el orden de US$ 500 millones, para ejecutar el proyecto. Este se culminó 10 años después, en medio de una gran crisis económica, que echó por tierra las previsiones que justificaron la inversión y ejecución de la iniciativa.
Afectado por la caída en los ingresos y ante la imposibilidad de honrar el compromiso adquirido con la empresa contratista, el gobierno contratante le ofreció a esta, cuyo negocio es la construcción, un acuerdo en el que le cedió por 20 años los derechos para la explotación de la infraestructura construida, la empresa aceptó esta oferta.
Este ejemplo, de la vida real, ilustra los riesgos que corremos en la gestión de proyectos por nuestra incapacidad para predecir y el sesgo de los costos hundidos, temas sobre los que hemos conversado con anterioridad.
La inversión en proyectos o jugar a la ruleta
Los proyectos, como ya sabemos, se caracterizan por estar rodeados de incertidumbre, la cual no solo afecta a la gestión, también lo hace con los resultados que esperamos obtener una vez el producto o servicio sea entregado y esté en operación o en el mercado.
En nuestro ejemplo, el gobierno patrocinante del proyecto parece haber creído que el país que dirige existe en Mediocristán, el único mundo donde según Nassim Taleb las variables evolucionan linealmente. Siendo sorprendido por La Crisis Económica Mundial de 2008, que nadie vio venir, y la caída abrupta de los precios de sus exportaciones.
La materialización de estos riesgos, desconocidos hasta que se hicieron realidad, convirtió una inversión altamente rentable, según las condiciones iniciales, en un proyecto no factible desde el punto de vista económico – financiero, incapaz de lograr el retorno de la inversión en el mediano plazo, bajo el nuevo escenario.
Nuestro afán, y necesidad humana, de lidiar con la incertidumbre nos lleva a la ilusión de control, a creer que al contar con un plan y estimar tres escenarios, el peor, el mejor y el más probable, estamos garantizando el éxito, sin embargo, la realidad constantemente nos demuestra que es mucho más compleja de lo que imaginamos y podemos manejar.
Para no perder nuestro dinero, invirtamos más dinero
¿Qué hace que una empresa, cuya experiencia y conocimiento está concentrado en determinada área y que cuenta con profesionales certificados y con experiencia en gestión de proyectos, decida de la noche a la mañana incursionar en un negocio del que no tiene la menor idea? Seguro muchos de ustedes responderán que las ganas de innovar, de aprovechar oportunidades y expandirse a otros mercados….
En mi opinión, y hablando de la empresa del ejemplo, creo que la decisión de aceptar el acuerdo propuesto por el gobierno contratante tiene más que ver con la falacia de los costos hundidos que con el espíritu emprendedor. Ante la posibilidad de perder 500 millones de dólares (se escribe fácil) y recuperar algo, lo natural es que elijamos la segunda opción, los seres humanos sentimos una gran aversión por la pérdida.
Sin embargo, en este caso la falacia de los costos hundidos está llevando a la empresa contratista a exponerse a un mayor riesgo, al invertir más recursos en el desarrollo y gestión de una organización que le permita administrar la infraestructura, actividades sin precedente para la empresa y en un escenario que no da señales, y no puede darlas porque los cisnes negros positivos tampoco se pueden prever, de recuperación en lo inmediato.
A pesar de esto, la empresa en un alarde de optimismo espera recuperar su inversión en un par de años….
¿Debemos dejar de lanzar los dados?
En mi opinión la respuesta es no, lo que debemos tener en cuenta es que operamos y gestionamos proyectos en ambientes de alta incertidumbre y que no es posible que identifiquemos todos los estados de naturaleza que se nos pueden presentar. Aunque planifiquemos, cosa que no debemos dejar de hacer, siempre estaremos apostando en pos de obtener un resultado positivo que se parezca o supere nuestra previsión, pero, con una probabilidad, que no podemos obviar, de que las cosas no salgan como las planeamos.
Como también dice Taleb, la única manera de lograr resultados extraordinarios es exponiéndonos al riesgo, al estilo todo o nada ¿qué pasaría si los precios del producto de exportación de nuestro ejemplo subieran súbitamente o el país comenzará de repente a disfrutar de un crecimiento económico sostenido? La empresa habría hecho una apuesta ganadora.
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La falacia de los costos hundidos del proyecto



Con certeza todos hemos estado alguna vez involucrados en una situación o proyecto al que se nos hace muy difícil renunciar, a pesar de que sabemos que no lograremos los resultados u objetivos esperados. Pensando en todo el esfuerzo, tiempo, dinero y otros recursos que hemos invertido vienen a nuestra mente frases como “no es rentable, pero, puede serlo”, “con el tiempo la situación cambiará y el proyecto funcionará”, “nuestras ventas mejorarán” y un sinfín de justificaciones para dilatar la toma de decisión final, que nos llevará a cancelar inexorablemente la iniciativa, a un costo más elevado.

Este fenómeno o sesgo cognitivo, conocido como la falacia de los costos hundidos, se suma a los que ya comentamos en el artículo anterior como un elemento de distorsión en el proceso de toma de decisiones eficientes y efectivas.

Los costos hundidos del proyecto comprenden todas aquellas aplicaciones de recursos, humanos y materiales, que no podremos recuperar, bien sea porque:

- No forman parte de la inversión inicial del proyecto por lo que no obtendremos un retorno durante la operación. Tal es el caso por ejemplo de los estudios de ingeniería y factibilidad cuyos costos, según algunos autores, deben ser asumidos personalmente por el patrocinante del proyecto.

- Porque decidimos salir del negocio y hemos invertido en equipos especializados que no podremos adaptar fácilmente a otra actividad, por lo que recuperar la inversión en su totalidad no será posible. Tal es el caso de inversiones en industrias como las telecomunicaciones, energía, etc.

Según Daniel Kahneman el comportamiento humano está mucho más influenciado por tratar de evadir la pérdida que por la promesa de una ganancia futura. Por esta razón a la hora de contemplar la decisión de cerrar un proyecto que no es exitoso, prestamos atención a lo que ya hemos gastado/hundido en vez de actuar de manera racional y calcular los flujos de efectivo futuros (ingresos y gastos).

En el informe Desarrollo Mundial 2015, Mente, Sociedad y Conducta del Banco Mundial se hace referencia a un experimento que se realizó con miembros del equipo de esta organización, involucrados en la gestión de programas y proyectos para el desarrollo. Se asignó aleatoriamente entre ellos un programa destinado al manejo de la tierra con un enfoque orientado hacia la conservación de la biodiversidad, con una duración de 5 años y un presupuesto de US$ 500 millones, el programa había avanzado durante 4 años y un grupo de los participantes, quienes asumían el rol de líder del equipo, había gastado a esa fecha el 30% de los fondos (US$ 150 millones) mientras que el otro grupo ya había ejecutado el 70% del presupuesto (US$ 350 millones).

Al cuarto año el gobierno del país donde se realizaba este programa decidió darle luz verde a otra iniciativa, la construcción de una represa en el corazón de los bosque que el primer programa buscaba proteger, para aprovechar el potencial hidroeléctrico. Aunque el segundo programa imposibilita el logro de los objetivos del primero, el gobierno pide al equipo de proyecto que llegue hasta el final con este.

¿Qué decisión tomaron los líderes del proyecto ante el seguro fracaso de la iniciativa?

Aquellos cuyo escenario se correspondía con un mayor costo hundido, 70% del presupuesto ejecutado, fue mucho más propenso a seguir con el proyecto que el grupo que solo había aplicado el 30% del presupuesto.

El siguiente gráfico, tomado de la publicación, nos muestra cómo la falacia de los costos hundidos afecta la conducta del staff del Banco Mundial, incrementando la probabilidad de continuar malgastando fondos a medida que es mayor la cantidad de recursos que se han invertido en un proyecto o programa fallido:


Con un 30% del presupuesto ejecutado/hundido el 40% de los participantes en el experimento piensa que es correcto comprometer el resto de los fondos, en caso de que sean propios, mientras que si son de otros casi el 50% cae en la falacia de los costos hundidos.

Con un 70% del presupuesto ejecutado/hundido la propensión a comprometer los fondos crece a un 50% y un 55% en cada caso.

El problema de la falacia de los costos hundidos es que nos lleva a asumir un gran costo de oportunidad, al no aprovechar los recursos que tenemos y son escasos en otros proyectos que podrían generar beneficios y malgastarlos en aquellos que sabemos no tendrán éxito. El dinero, tiempo, mano de obra y otros recursos con que contamos son limitados y debemos utilizarlos de manera eficiente.

En un mundo competitivo, donde el éxito parece ser una norma, es muy difícil que aceptemos que el proyecto en el que estamos trabajando no llegará a buen puerto, lo que nos lleva en algunos casos a ponernos el traje de optimista excesivo, negarnos la realidad y esperar un milagro que cambie la dirección del viento.

Lo grave de esta situación es que a medida que corremos la arruga y pasa el tiempo, los costos que tendremos que asumir serán mayores y por supuesto las posibilidades y el monto que podríamos recuperar de lo invertido serán menores.

Para evitar que la falacia de los costos hundidos afecte a los equipos de proyecto, las organizaciones deben ser más flexibles y no juzgar negativamente el cierre de proyectos fallidos, según el Banco Mundial es mucho más fácil salir de este tipo de iniciativas cuando no existen consecuencias para la carrera de los profesionales involucrados y las políticas y criterios de cierre son claros y públicos. 

A nivel personal, mirar hacia el futuro y no al pasado puede sernos de utilidad, mientras continuamos enganchados en un proyecto o situación que no dará frutos, perdemos la oportunidad de transitar otros caminos y como dicen por ahí, "la vida es muy corta para malgastarla". 

P.D: Algunos autores incorporan los costos de los estudios de factibilidad e ingeniería como parte de la inversión inicial del proyecto, por lo que no existe un consenso al respecto. 

Algunas lecturas relacionadas con el tema que me parecieron interesantes: