Proyectos ejecutados en alianza, cómo formar parte


Vivimos en un mundo dinámico en el que los actores se comportan de manera estratégica para ceder lo menos posible y mantener sus cuotas de poder, solo tenemos que pasearnos por las noticias sobre lo que ocurre diariamente para tener una gran cantidad de ejemplos de lo que los especialistas llaman la “realpolitik”. Los proyectos, que podemos considerarlos como pequeñas representaciones de las relaciones humanas, no escapan a esta realidad, sobre todo cuando estos son desarrollados por una coalición de “aliados”.
Aunque las alianzas estratégicas parten del supuesto teórico de la alineación entre todos los actores hacia la consecución de un objetivo común y el establecimiento de relaciones de mutuo beneficio, en la realidad puede que los intereses individuales o de grupo y las agendas ocultas se impongan, minando el camino hacia la construcción colectiva y afectando seriamente a la iniciativa.
Esta situación puede evidenciarse cuando entra un nuevo aliado al proyecto y los actores ya posicionados sienten amenazadas sus cuotas de control o poder, bien sea sobre los procesos de toma de decisión, el reconocimiento o los beneficios financieros. A pesar de que seguramente todos estamos racionalmente convencidos de que a través de la cooperación somos capaces de lograr mejores resultados, nuestro espíritu individualista puede hacer acto de presencia e imponerse nuestro carácter menos racional.
¿Cómo debemos comportarnos si somos ese nuevo aliado que entra a participar en el proyecto, en función de promover la colaboración, el ganar – ganar y obtener el mejor resultado posible para la iniciativa?  Les comento algunos tips de mi experiencia personal y profesional:

1.- Ser humildes y reconocer el trabajo realizado por los otros actores: entrar a formar parte de una alianza ya constituida, tratando de imponer nuestro criterio definitivamente es comenzar con el pie izquierdo.

No se trata tampoco de transigir ante el resto de los actores, por el contrario debemos ser firmes con nuestros planteamientos e ideas, pero, sin dejar que el ego nos tienda una trampa para tratar de convencer al resto de que tenemos la razón y ellos están equivocados.
Poniendo nuestras propuestas sobre la mesa, sin tratar de avasallar a nadie, mostramos respeto por el esfuerzo realizado por los antiguos aliados y creamos un ambiente para la discusión constructiva, en pos de engranarnos en el equipo.
2.- Estar abiertos a la discusión de nuestras ideas: por ser los más nuevos, seguramente nuestras ideas estarán expuestas a la crítica, a veces sin ningún tipo de fundamento, recordemos que los actores más antiguos tratarán de defender sus posiciones y se resistirán a cualquier cosa que les parezca un cambio.
La estrategia que podemos utilizar en este caso es la de presentar nuestras ideas y propuestas de la manera más fundamentada posible, mostrando de manera clara los beneficios que estas podrían significar para el proyecto y para cada uno de los miembros de la alianza. Debemos estar abiertos a la crítica y a partir de ella encontrar caminos para que nuestras ideas complementen y sean complementadas por las del resto de los actores y podamos construir de manera colectiva.
Tengamos siempre en mente que nuestro objetivo es formar parte del grupo y aportar a la consecución de los objetivos del proyecto.
3.- Seamos respetuosos con la ideas del resto: Muy relacionado con el punto anterior, estemos dispuesto a escuchar las ideas del resto de los aliados y a pesar de que no coincidan con las nuestras, evitar descalificarlas y buscar maneras para construir a partir de ellas.
4.- Colaborar: un proyecto puede dar paso a una infinidad de oportunidades para colaborar con los otros aliados, aunque sea en actividades que no nos corresponden.
Si contamos con los recursos para hacerlo la colaboración nos ayudará a construir relaciones de confianza con el resto de los aliados, sabrán que más allá de nuestras responsabilidades, siempre estaremos dispuestos a tender una mano en función de que el trabajo se haga, se haga bien y el proyecto cumpla con sus objetivos.
Seamos siempre estratégicos a la hora de entrar a formar parte de una alianza para la ejecución de un proyecto, nuestros objetivos son ser parte del grupo, desarrollar una relación de confianza con el resto de los aliados y aportar al logro del proyecto. No caigamos en el error de considerar que estamos en una competencia para imponer voluntades, ni posiciones de poder, enfoquémonos en cuidar la relación para que sea provechosa para todos y de largo plazo.

Los proyectos y la gestión del conocimiento




La gestión del conocimiento es el arte de sistematizar y aprovechar el aprendizaje que se genera en la organización, para incorporarlo como un activo en la operación, lo que nos permite mejorar el desempeño y aportar a la consecución de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.
Seguramente estarán de acuerdo conmigo en que definitivamente los proyectos son una de las fuentes más ricas de conocimiento con las que puede contar cualquier organización, la singularidad de cada iniciativa nos permite aprender sobre una infinidad de cosas como: particularidades del sector en el que estamos trabajando, el carácter humano de los stakeholders y cómo relacionarnos con ellos, nuevas y mejores maneras de hacer las cosas, cómo hacer frente a imprevistos y pare de contar. Para ponerles un ejemplo basado en mi experiencia, en el último año he aprendido mucho sobre planificación educativa, educación a distancia, trabajar con jóvenes y he incorporado a mi banco de memoria conceptos como “gamificación” y hasta sé un poco del uso de los colores para el diseño gráfico, nada mal para un economista de formación.
En mi opinión, la gestión del conocimiento de un proyecto es un proyecto en sí misma. A pesar de que existen buenas prácticas para el registro, análisis y uso de las lecciones aprendidas por parte del equipo de proyecto, muchas veces esto se convierte en una carga de trabajo extra que no contribuye directamente con el logro de los objetivos, por lo que es dejada de lado quedándose el aprendizaje en la esfera individual y desaprovechándose todo su potencial.
¿Cómo gestionamos el conocimiento de un proyecto dentro de nuestra organización? aquí les dejo algunos pasos como recomendación:
1.- Planifiquemos: como en todo proyecto debemos tomarnos un tiempo para pensar y determinar cuál es el objetivo que perseguimos, qué actividades debemos realizar, qué medios utilizaremos para ejecutarlas, quiénes serán los responsables, cuándo las ejecutaremos, cuánto nos costará, quienes serán nuestros enlaces en el proyecto al que le haremos seguimiento, cómo sistematizaremos la información recolectada, con quién la compartiremos y que medios utilizaremos para ello, entre otras cosas.
De esta manera podemos contar con un plan racional que nos permita desarrollar una gestión del conocimiento efectiva y eficiente.
2.- Ejecutemos: Para recolectar la información o las lecciones que se generan en un proyecto podemos utilizar la observación, entrevistas, focus group con los miembros del equipo de trabajo o simplemente conversar con ellos de manera informal. Para la documentación, se puede registrar la información de manera escrita, en audio o en video, de manera tal que podamos contar con evidencia que luego pueda ser compartida.
3.- Analicemos: Registrar todas las incidencias de un proyecto es prácticamente imposible, y aunque de todo podemos aprender, algunas experiencias tienen mayor relevancia que otras. Como nuestros recursos son escasos, nos veremos en la necesidad  de desarrollar una especie de “cartera de aprendizajes” en la que, a través del análisis, incluyamos aquellos que aportan mayor valor a la organización, dejando de lado la información poco relevante.
4.- Compartamos: Hace un tiempo leí que cuando queremos compartir información no la enviamos por correo, utilizamos alguna herramienta colaborativa como google drive, box, dropbox, slack, entre otras.  
Es importante que elijamos la herramienta correcta de acuerdo con las personas con las que compartiremos los aprendizajes del proyecto. En mi caso y en la organización en la que colaboro en la actualidad solemos compartir la información con todos, a través de una de estas herramientas, de esta manera está a disposición de quién la necesite, los miembros del equipo se empoderan y la organización se ve beneficiada.
Si se preguntan ¿si no es un riesgo compartir la información con todos en la organización?Ciertamente lo es, pero, más riesgoso es no poder generar más aprendizaje a partir de estas lecciones y, al menos que se trate de un secreto estratégico, seguramente en la red podremos encontrar información similar.
También pueden preguntarse por el costo de oportunidad de asignar recursos solo para registrar, analizar e incorporar la información que se produce en un proyecto. En la era del conocimiento y la colaboración les puedo asegurar que la relación costo – beneficio definitivamente es positiva, es mucho más costoso dejar que el aprendizaje se quede solo en los individuos y no sea aprovechado por la organización.

Herramientas del coaching y el levantamiento de los requerimientos del proyecto



Según la guía práctica para el levantamiento de los requerimientos del proyecto, editada por el PMI, no debemos confundir el proceso de obtención de los requisitos con un simple relevamiento de datos, por el contrario y como está expresado en este documento, se trata de “ahondar en la mente de los stakeholders” para obtener aquella información que es visible e ir descubriendo, de la mano del actor, la que no lo es.
Este reto que significa levantar los requisitos, y que en otras oportunidades he presentado como una conversación, puede servirse de las herramientas fundamentales del coaching para lograr una mayor efectividad en el conocimiento de las necesidades, deseos y expectativas que cada uno de los stakeholders tiene con respecto al proyecto, para poderlas convertir en características del producto o servicio que este generará.
La primera herramienta es la observación, la cual debe ser integral y orientada a identificar y describir la conducta del actor con el que estamos conversando. Como todos sabemos, las personas no solamente hablamos a través de las palabras, los gestos de nuestro rostro, la postura corporal, el movimiento de nuestras manos, la cercanía o distancia que establecemos con nuestros interlocutores y hasta el entorno que nos rodea, definitivamente proveen una gran cantidad de información valiosa a la hora de levantar los requisitos de un proyecto.
Cuando observamos debemos tratar de hacerlo dejando de lado nuestros marcos mentales, no estamos juzgando la conducta del otro, solo la identificamos y describimos para validarla. Si por ejemplo al conversar con determinado actor, observamos que este arruga la cara al tocar determinado asunto, le comentamos que hemos notado el gesto y le preguntamos qué significa. De esta manera evitamos suponer y cometer errores que afectarán a la larga al proyecto.
La segunda herramienta es la escucha, la cual utilizamos para entender y no para responder. Escuchar de manera consciente significa que estamos prestando toda nuestra atención a lo que expresa y deja de expresar el actor con las palabras, es el principal medio a través del cual podemos obtener información que nos sirva para enfocar correctamente el proyecto.
Cuando escuchamos también debemos tratar de no enjuiciar la información que estamos recibiendo, debemos establecer una dinámica que nos permita entenderla tal cual el actor la está expresando, para esto podemos hacer uso del parafraseo, las preguntas y el resumen de ideas, con la finalidad de corroborar que efectivamente entendimos lo que el stakeholder quiso decir.
Cuando estamos escuchando con atención, debemos además mantener el contacto visual, asentir y no interrumpir cuando el actor está hablando, de esta manera se siente en confianza y con la libertad de expresarse.
La tercera herramienta es la pregunta, poder hacer cuestionamientos que generen la reflexión de los stakeholders, les permitan expresarse y a nosotros obtener la información que requerimos para el proyecto es todo un arte. Las preguntas deben ser neutrales, no debemos tratar de sesgar las respuestas para que estas coincidan y confirmen nuestras convicciones sobre el proyecto, abiertas para que podamos conocer lo que piensan los stakeholders sobre la intervención y positivas.
Por otra parte, recuerden que un gerente de proyectos y por supuesto un analista de negocios no supone, pregunta. Una cosa es lo que dicen los demás y otra cómo nosotros las interpretamos, por lo que es fundamental tener esto claro y validar la información que recibimos sobre los requisitos.
Una cuarta herramienta, y en mi opinión la más importante, es la auto – observación, la cual es la que puede permitirnos identificar cuando nuestro filtros mentales entran en juego para distorsionar la información que estamos recibiendo. Poder “bajarle el volumen” a nuestro diálogo interno para centrarnos en el otro no se logra de la noche a la mañana, es un ejercicio que definitivamente toma años de práctica, pero, que debemos afrontar si queremos que nuestros proyectos se ajusten a las necesidades de los stakeholders y no a nuestra interpretación del mundo.
Como ven, levantar los requerimientos de un proyecto es una labor compleja, que debemos abordar de manera profesional y utilizando todos nuestros sentidos, practicando aquello del aquí y el ahora cada vez que estemos conversando con alguno de nuestros stakeholders. No se trata de hacerle coaching a ninguno de ellos, sino de utilizar las herramientas de la disciplina y lograr el rapport necesario para que cada uno de los actores nos abra su mente y nos permita indagar en ella para entender su visión sobre nuestro proyecto.

La heurística del afecto y cómo puede afectar a la gestión de proyectos



Hace un par de años participé en el equipo de levantamiento de requerimientos y expectativas de un proyecto cuyo objetivo era, a través de un proceso de capacitación y organización, promover la creación de microempresas de reciclaje, conformadas por recolectores de residuos que hacían vida en un relleno sanitario. Conversamos con 110 personas y entre otras cosas les preguntamos si se consideraban emprendedores económicos, a lo que todos respondieron afirmativamente, sin embargo, ante la pregunta de si estaban interesados en poner en marcha sus propias microempresas, solo 6 de los recolectores respondieron que sí, reportando el resto que preferían ser empleados.
Dado que el proyecto buscaba promover el emprendimiento, y ante las respuestas de los recolectores a estas dos preguntas claves, seguramente pensarán que la iniciativa fue reformulada para adaptarse mejor a las expectativas de los beneficiarios directos. Pues se equivocan, las organizaciones que impulsaban el proyecto creían firmemente en que "lo mejor" para estas personas era que se organizaran, se capacitaran y se convirtieran en microempresarios, por supuesto que el saldo final de emprendimientos conformados fue igual a cero.
Esta experiencia me permite ilustrar dos elementos que no podemos pasar por alto a la hora de gestionar un proyecto, en primer lugar escuchar atentamente a nuestros stakeholders e indagar para conocer su visión de las cosas y en segundo lugar evitar la heurística del afecto, que puede llevarnos a cometer errores graves que ponen en peligro el éxito del proyecto.
Evidentemente, la definición que los recolectores tenían de emprendedor económico no estaba relacionada con la idea de tener un negocio propio. Ante la incongruencia, para el equipo de proyecto, entre las respuestas a ambas preguntas, indagamos sobre el por qué de estas y lo que encontramos fue que los recolectores asociaban el término emprendedor a algo positivo sin necesariamente tener una idea clara sobre su definición, se consideraban emprendedores simplemente porque “era bueno serlo”.
Los seres humanos asumimos, erróneamente, que todos compartimos las mismas creencias, ideas y hasta conceptos, si hacemos un esfuerzo seguramente recordaremos algún episodio en el que conversando informalmente dimos por descontado que nuestro interlocutor entendía lo que le estábamos diciendo, nos pasa mucho cuando hablamos sobre temas relacionados a nuestras profesiones y suponemos por ejemplo que todo el mundo sabe que es el valor ganado o quién fue Gantt, solo porque nosotros lo sabemos.
Los profesionales en proyectos, como ya lo hemos conversado con anterioridad, no podemos darnos el lujo de suponer, ya que como seres humanos abordamos todo desde nuestros mapas mentales. Por suerte contamos con la invaluable herramienta de la pregunta que nos permite conocer y entender lo que los stakeholders piensan, creen y esperan de la iniciativa. Dar como un hecho que todos entendemos la vida de la misma manera y manejamos los mismos conceptos nos lleva a juzgar y a cometer errores que seguramente terminarán con el fracaso del proyecto. Preguntemos siempre, no cuesta nada, y escuchemos para entender, tratando de evitar que nuestros juicios interfieran con la información que estamos recibiendo.
Tal vez se pregunten qué hace que una organización o persona siga adelante con un proyecto, una vez que tiene indicios de que es poco probable que se obtengan los resultados esperados. La heurística del afecto o sentir especial inclinación por aquellas iniciativas que son afines a nuestras creencias y valores es una de las causantes, junto a los otros sesgos de los que hemos conversado con anterioridad, de que tomemos este tipo de decisiones a todas luces erradas.
Volviendo a nuestro caso, las organizaciones que promovían el proyecto de las microempresas son impulsoras del emprendimiento empresarial, considerándolo como la vía al desarrollo y el crecimiento económico. Esta creencia ¿limitante? cegó a ambas organizaciones ante los resultados obtenidos en el levantamiento de requerimientos y expectativas y evitó que se tomarán en cuenta los altos riesgos y costos que acarrearía llevar a cabo el proyecto, sobre dimensionando unos supuestos beneficios.
¿Cómo evitar ser víctima de la heurística del afecto?

En primer lugar identificando el momento en que al presentársenos una iniciativa relacionada con nuestras creencias la veamos de una manera muy favorable, solo con saber de que se trata y sin tener a la mano información adicional. Esto nos lleva al segundo punto, que no es más que formular y evaluar el proyecto exhaustivamente, generando la mayor cantidad de información posible que nos permita establecer su factibilidad y su relación costo beneficio.
El autoconocimiento es fundamental para el gerente y todo profesional de proyectos, tener en cuenta que nuestros marcos mentales pueden afectar la información que recibimos de nuestros stakeholders y que nuestras creencias pueden hacer que nos relajemos al evaluar un proyecto, es crítico para no caer en estas trampas de la mente y poner en peligro el éxito de la iniciativa.

 

El Coaching y la gestión de proyectos, impresiones de un aprendiz


Hace poco comencé formalmente mi camino en el Coaching, disciplina sobre la que ya había estado leyendo y que está muy relacionada con la gestión de proyectos, sobre todo aquellos de tipo personal. En este post me gustaría comentarles sobre las repercusiones tempranas, pero poderosas, que mi acercamiento a esta disciplina ha tenido sobre mis iniciativas personales y mi desempeño como profesional en la gestión de proyectos.
Es hora de re-evaluar todo
El proceso de Coaching comienza definitivamente con un trabajo personal de quien aspira a convertirse en coach en el mediano plazo, a medida que se aprende sobre la disciplina comienzan a aparecer preguntas que buscan validar o no nuestro estilo de vida, nuestras metas, los cursos de acción que hemos tomado, los resultados que hemos obtenidos y sobre todas la cosas si nos sentimos realmente satisfechos.
Seguramente estarán de acuerdo con la idea de que es imposible ser un buen coach si no comenzamos aplicando lo aprendido a nuestras vidas, por aquello de comulgar con el ejemplo. En lo personal, como buen planificador que soy, comienzo cada año elaborando una lista de objetivos que quiero cumplir, asociados a un plan de acción y a mi visión personal. Este primer acercamiento al Coaching me ha ayudado a validar dicha visión y a diferenciar entre mis expectativas de lo que quiero ser y las expectativas que los otros tienen sobre mí (lo que los demás creen o esperan que debería ser y hacer).
En este sentido y en mi opinión de aprendiz, el Coaching es una herramienta liberadora que nos permite tener una mejor perspectiva de nuestro propósito y nos ayuda en la difícil tarea de jugar un doble rol, el de líder y cliente/usuario, de nuestro proyecto de vida.
Adicionalmente, nos ayuda a ser más selectivos con los proyectos o acciones que nos proponemos desarrollar, cuestionándonos si efectivamente aportan a nuestra visión, lo que se parece bastante a la gestión de cartera de una organización.
Para ponerlo en términos técnicos, el Coaching en una herramienta estratégica que nos permite alinear, a nivel personal, nuestros proyectos con la visión de mediano o largo plazo que tenemos sobre nosotros mismos. Durante el proceso, a través de la observación y las preguntas que nos hacemos, levantamos nuestros requerimientos y expectativas, definimos nuestras necesidades y objetivos, elaboramos y ejecutamos planes de acción y los monitoreamos, todo esto en el marco de lo que queremos ser una vez hayamos transitado del famoso punto A al B.
Desde la profesión
En mi trabajo diario, como líder de proyecto y facilitador, he ido incorporando las pocas herramientas que he adquirido hasta ahora para mejorar mi desempeño. He agudizado mi poder de observación y escucha, para entender y no para responder, con mis colaboradores y con los jóvenes con quienes comparto conocimiento.
El Coaching nos ayuda a poner en práctica aquello, de lo que ya hemos conversado con anterioridad, de preguntar en vez de suponer. Lo que nos permite conocer la visión y las expectativas de quienes trabajan a nuestro lado y del resto de los stakeholders, sobre el proyecto o las actividades que estamos realizando.
Aun me queda mucho que aprender para convertirme en un coach profesional, lo que si les puedo decir es que hasta el momento solo he tenido beneficios de esta nueva herramienta. A pesar de que en un inicio se experimenta confusión y constantemente comenzamos a cuestionarnos todo, de esta crisis inicial solo puede salir una persona con una mayor claridad de hacia dónde quiere ir, los proyectos que quiere desarrollar y una mayor posibilidad de éxito y de ser feliz




El capital social negativo, un riesgo para el proyecto



En el artículo incentiva la confianza en el equipo de proyecto, les comenté sobre las ventajas que tiene contar con un alto nivel de capital social positivo entre quienes lo integran. Sin embargo, dejé de lado un beneficio que aplica no solo al equipo, sino al proyecto en general y en particular a la gestión de los stakeholders, la posibilidad de evitar que surja el capital social negativo o perverso.
El capital social negativo se define como aquellas redes de confianza que se establecen entre pequeños grupos para tratar de capturar los beneficios de un proyecto o política, en contra del cumplimiento de los objetivos y del bienestar colectivo. Una de las consecuencias más graves de que se presente este tipo de capital es que incentiva la corrupción.
Alrededor de intereses comunes varios stakeholders pueden aliarse para beneficiarse del proyecto. Imaginemos por ejemplo a un oponente con un alto nivel de influencia que coluda con una institución pública, de la que depende un permiso para que la iniciativa se lleve a cabo (alta importancia) logrando que este no se expida, paralizando la ejecución, lo que podría dejar sin la provisión de un bien o servicio a un grupo de consumidores o beneficiarios que mejorarían su calidad de vida a través de este.
O que decir del departamento o gerencia dentro de una organización que percibe en un proyecto de cambio de procesos una amenaza para su estabilidad laboral y hace todo lo posible para boicotearlo, a costa de la eficiencia de la institución. Y hasta dentro de un equipo de proyecto, aquellos miembros que por determinada razón y apostando a su beneficio, acuerdan no realizar su trabajo para desacreditar al líder.
Seguramente todos ustedes han sido testigos de una de estas situaciones o alguna similar. En algunos casos hasta quienes deberían ser aliados del proyecto lo perciben como una amenaza y se agrupan para actuar en su contra, imponiéndose el comportamiento, ¿natural o aprendido?, que nos lleva a establecer relaciones suma cero, aun cuando entendemos que a través de la cooperación todos nos beneficiamos 
Para evitar la aparición de este tipo de acuerdos aislados entre stakeholders es fundamental que construyamos relaciones de confianza generalizada, con los aliados, los indiferentes e intentemos hacerlo con los oponentes del proyecto. A través de la comunicación clara de los objetivos, de mostrar a cada uno de los actores cómo se beneficia por el desarrollo del proyecto y por último, pero no menos importante,  incentivando la participación activa en el desarrollo de la iniciativa, podemos generar un mayor capital social positivo y minimizar el riesgo de que se creen redes perversas que intente apropiarse de un mayor beneficios, dejando al resto de los actores de lado.
Cuando formulemos un proyecto no olvidemos entonces tomar en cuenta al capital social positivo en nuestro plan de gestión de stakeholders, así como tampoco omitamos al capital social negativo de nuestro plan de gestión del riesgo.

El proyecto está listo, pero....


 
Emprendemos el proyecto de construir una casa y una vez que hemos terminado con la obra ¡oh sorpresa! notamos que se nos ha olvidado un detalle, la instalación eléctrica, por lo que nos veremos en la obligación de romper las paredes y el techo para incluir el cableado, a menos que queramos iluminar los espacios a la luz de las velas. Este ejemplo hipotético y ¿exagerado? es bastante cercano a la realidad de muchos proyectos, en los que a la mitad o supuestamente ya finalizada la ejecución, sus gestores notan que pasaron por alto “algunos detalles” necesarios para cumplir con los objetivos previstos.
Este tipo de situaciones, que son más comunes de lo que quisiéramos, se deben a no tomarnos el tiempo para determinar todo, y nada más el, trabajo necesario que debemos realizar para cumplir con lo que nos hemos planteado, respetando las restricciones de tiempo, costo y calidad o en otras palabras a una deficiente gestión del alcance del proyecto.
La gestión del alcance implica, según el PMBOK 5ta edición, su planificación, el levantamiento de los requerimientos, definirlo, crear la EDT, validarlo y controlarlo. El manejo inadecuado del alcance nos obliga a re - planificar para incluir todas aquellas actividades y productos que pasamos por alto inicialmente, ocasionando retrasos en el cronograma, re – trabajo (imaginémonos rompiendo las paredes y el techo de nuestra casa hipotética una vez “terminada”), y sobre costos, además de la insatisfacción de los stakeholders en caso de que el producto final no cumpla con la calidad prometida.
En el caso venezolano, debido a la alta inflación, debemos ser extremadamente cuidadosos a la hora de gestionar el alcance de los proyectos. Una falla en el manejo de los procesos de esta área de conocimiento, como de cualquiera de las otras, que nos lleve a un sobre costo, podría hacer desaparecer la rentabilidad, ya bastante golpeada por la situación económica, de cualquier iniciativa. En el caso de un proyecto social, fallar en el alcance podría convertir una inversión en un gasto sin contraprestación. En una situación extrema podríamos tener que dejar el proyecto inconcluso convirtiéndose en un "elefante blanco", perdiéndose todos los recursos invertidos en él.
Luis Enrique Palacios en su libro Benchmarking de proyectos en Venezuela, nos sugiere un conjunto de preguntas que, aunque basadas en la edición del PMBOK del año 2000, nos sirven de guía para comprobar de manera sencilla que estamos o hemos gestionado el alcance del proyecto de manera eficiente. Para evidenciar esto debemos responder afirmativamente a:
¿Se empleó una metodología para definir el alcance del proyecto considerando a los distintos stakeholders, usuarios, clientes e interesados en los resultados?
¿Se realizó la EDT del proyecto en la que se delimitó claramente el alcance del proyecto?
¿Se chequeó a medida que se ejecutaba el proyecto que se estaban realizando las actividades contempladas en el alcance?
¿Se empleó un sistema que permitió manejar los cambios de alcance correctamente, tomado acciones correctivas?
Adicionalmente nos podemos preguntar si:
¿Se empleó una metodología para planificar el alcance del proyecto?
¿Se utilizó alguna metodología para el levantamiento de los requerimientos del proyecto o si se conversó con los stakeholders?
¿Se verificó el alcance del proyecto y sus productos fueron aceptados?
No olvidemos entonces la necesidad de determinar, antes de comenzar a ejecutar, con el mayor detalle posible todo lo que tendremos que hacer para cumplir con los objetivos del proyecto. Sé que en nuestra cultura las ansias por la acción nos empujan a comenzar a trabajar sin haber planificado bien, no nos dejemos llevar por esta tentación la cual a todas luces es muy costosa.
Les dejo esta presentación en la que se resume la gestión del alcance según el PMBOK 5ta edición, hecha por Soledad Bustillos

https://prezi.com/ugccssxo0wlr/gestion-de-alcance-del-proyecto-pmbok-5ta-edicion/#
Referencia: Palacios, Luis. 2002. Benchmarking de proyectos en Venezuela. UCAB. Caracas, Venezuela.