¿Será humano el gerente de proyectos del futuro?


 
Mi intensión en este artículo no es responder a esta pregunta, aunque soy economista de profesión el arte de la futurología no es mi fuerte, por el contrario lo que pretendo es que este cuestionamiento sirva para promover la reflexión entre quienes leen el blog. Para dejar sus respuestas y pronósticos siéntanse libres de utilizar la sección de comentarios.
Hace pocos días leí un interesantísimo artículo, escrito por mi estimado amigo y abogado René Molina Galicia titulado “La adaptación o extinción de una especie: jueces y abogados” en el que analiza los roles de los jueces y abogados y su posible evolución, sustitución o extinción por el encuentro entre la neurociencia y la inteligencia artificial. El autor se plantea la hipótesis de que la inteligencia artificial sea capaz, en el campo del derecho, de impartir justicia o resolver conflictos de manera más eficaz, rápida, objetiva, imparcial e independiente de lo que lo hemos venido haciendo los seres humanos hasta la fecha. Y es que las máquinas que aprenden, para usar un término coloquial, se acercan a la definición de racionalidad incluso al punto de que existe la posibilidad, de acuerdo a los datos con que son alimentadas, de que sean capaces de evitar ser afectadas por los sesgos cognitivos que a nosotros, los humanos, nos pueden llevar a cometer errores a la hora de decidir.
Entrando en el campo de la gerencia de proyectos podemos hacer el ejercicio de preguntarnos y responder como seres humanos (con toda honestidad) y colocándonos en el papel de la IA que haríamos:
Ante un proyecto que sabemos que va a fracasar ¿lo cerramos o seguimos invirtiendo en él porque los tiempos mejorarán?
Ante la elección de los miembros de nuestro equipo ¿elegimos a los más capaces o aquellas personas con las que nos llevamos mejor y tenemos ideas y maneras de pensar afines o que se parecen más a nosotros en la manera de vestir, los sitios que frecuentas, etc?
Ante la toma de una decisión ¿nos dejamos llevar por una corazonada o buscamos datos que nos permitan informarnos antes de actuar?
Ante la adversidad ¿seguimos con nuestro plan o cambiamos el curso de acción por otro que pudiese ser más efectivo?
Ante la toma de responsabilidad por el error ¿la asumimos o evitamos hacerlo pensando en las repercusiones que esto tendrá en nuestra reputación?
Y así sucesivamente....
Es irónico que nuestro sistema 1, al que en buena medida debemos el haber sobrevivido como especie, termine convirtiéndose en una desventaja en la era de la cuarta revolución industrial. ¿Cabe entonces imaginarse, sin ánimos de caer en el cliché de las películas de ciencia ficción, un mundo sin gerentes de proyectos humano?
A pesar de lo antes expuesto, considero que seguimos teniendo una ventaja en una profesión donde los resultados dependen de la capacidad que tengamos para relacionarnos y coordinar acciones con los otros (cliente, equipo, usuarios y demás stakeholders) para lograr objetivos, lo que el psicólogo Daniel Goleman define como inteligencia emocional, la capacidad de conocernos, colocarnos en los zapatos de los otros y pensar de manera sistémica, elementos que son fundamentales para liderar.
¿Podrán las máquinas emularnos también en esta dimensión? Lo que sí es un hecho es que el avance tecnológico ha transformado y seguirá transformando, como lo ha hecho con el resto de las profesiones, a la gerencia de proyectos ¿nos adaptaremos a esta transformación o terminaremos sufriendo el destino de los dinosaurios?
¡Si te gustó, comparte!

El Feedback, herramienta para el liderazgo de proyectos





Una de las herramientas con las que cuenta el líder de proyectos para profundizar la relación con los miembros de su equipo es el feedback o retroalimentación, a través de esta se pueden reforzar las conductas positivas, incentivar la creatividad en la resolución de problemas y el compromiso con las actividades de la iniciativa, así como promover el cambio de aquellos procederes que afecten el logro de los objetivos del proyecto. 

El ofrecer feedback es prácticamente un arte, que todo líder debe dominar, para poder empoderar a los miembros de su equipo en función de que aprendan de su experiencia, se mantengan motivados y  se desarrollen alcanzando su  mayor potencial. Al contrario de lo que muchos pueden pensar, y practican, el dar retroalimentación atiende a un conjunto de pasos que garantiza que esta sea efectiva y eficiente, lográndose los resultados que estamos esperando. 

Estos son: 

La planificación: seguramente no les extrañará que antes de ejecutar cualquier actividad relacionada, directa o indirectamente, con el proyecto debamos planificarla, y el feedback no es una excepción. Antes de dar la retroalimentación debemos determinar cuál es el objetivo que esperamos conseguir, en cuanto al refuerzo o modificación de determinada conducta, el reconocimiento a la labor de alguno de nuestros colaboradores o la resolución de algún problema, como por ejemplo el retraso en el desarrollo de alguna actividad del proyecto. 

Adicionalmente debemos recopilar la mayor cantidad de información posible para plantear la situación o conducta sobre la que queremos conversar de una manera objetiva, fundamentados si es posible en datos o información que nos hemos tomado el tiempo de verificar y no sobre percepciones o supuestos. 

En la fase de planificación también decidimos cómo se desarrollará la reunión de feedback, definiendo un inicio, un desarrollo y un cierre, así como el momento y el lugar en el que lo llevaremos a cabo y el medio a través del cual le informaremos al o a los miembros del equipo que estarán involucrados en la actividad para que participen. Es importante que en esta notificación se le informe a nuestro colaborador cuál es la razón por la cual lo estamos invitando para conversar. 

La ejecución: el segundo paso es el desarrollo de la reunión de feedback, para comenzar es recomendable que hagamos énfasis en las características y aportes positivos de nuestro o nuestros colaboradores, como un reconocimiento a su labor en el equipo, para luego pasar al tema central de la conversación. 

En caso de que el feedback se realice para buscar la resolución de un problema, el uso de la pregunta nos permitirá indagar en sus causas y en los cursos de acción sugeridos por nuestro colaborador para la solución. Preguntar por ejemplo ¿Qué crees tú que puedes hacer para? ¿Cómo crees que puedes solventar determinada situación? O ¿Qué necesitarías para obtener un resultado diferente y satisfactorio? No solo liberan al líder de proyectos de responsabilidades que no necesariamente tiene que asumir de manera directa, además permite que el miembro del equipo vea la situación desde otra perspectiva, identifique posibilidades y se comprometa a actuar en consecuencia.

A través de las preguntas también es posible que nuestros colaboradores desarrollen un plan de acción propio y en base a sus capacidades, nos presente unas metas y un cronograma de trabajo que nos permita hacer el debido seguimiento. Si el feedback va dirigido a reconocer la labor de uno de los miembros o de todo el equipo una buena pregunta sería ¿Cómo podemos hacer mejor las cosas e incrementar nuestros resultados? 

El cierre: para cerrar la conversación es importante hacer un recuento de esta, que incluya los acuerdos alcanzados, los objetivos que perseguiremos y el plan de seguimiento que se hará para corroborar los logros. 

El feedback es una herramienta poderosa para incentivar el cambio o potenciar conductas, pero, para que realmente sea efectivo debe hacerse de manera oportuna, directa y sobre todo debe ser de utilidad para el equipo, el proyecto y la organización

¡Si te gustó, comparte!

Aprendiendo a gestionar los riesgos, a los interesados y las comunicaciones del proyecto





Hace un par de meses al llegar al salón de clase donde, cada semana, me encuentro con los jóvenes integrantes de 6 equipos que, desde el mes de marzo, acompaño en la gestión de sus proyectos sociales fui recibido con una gran cantidad de quejas: “Alejandro hemos comenzado con la ejecución, tenemos unas actividades pautadas para el próximo fin de semana y aún no nos han entregado los recursos que hemos solicitado para su realización, adicionalmente, uno de los interesados nos está haciendo exigencias de última hora que dificultan el desarrollo de las actividades programadas….ya nos hemos comprometido con nuestros beneficiarios y proveedores y no queremos incumplirles”. Luego de escucharlos y pedirles un poco de calma les dije que me “alegraba” mucho que estuviesen pasando por esa situación y que a sus cortas edades, 16 años en promedio, experimentaran lo que significa en realidad gestionar un proyecto

Enfrentar con éxito este tipo de inconvenientes, minimizando la probabilidad de impacto en el plan, depende de contar, al menos, con una buena gestión de riesgos, interesados y comunicaciones, lo que implica considerar, según el PMBoK® 6ta Edición, 14 procesos. 

Para manejar los riesgos de un proyecto comenzamos desarrollando un plan para gestionarlos, los identificamos, analizamos cualitativa y cuantitativamente y hacemos un plan de acción o respuesta por si alguno de estos se materializa, estos cinco procesos son considerados de planificación. Luego se implementa la respuesta a los riesgos, proceso de ejecución, y se monitorean, proceso de monitoreo y control. 

La gestión de los interesados cuenta con un proceso de inicio que consiste en identificarlos, luego se desarrolla un plan para manejar su participación en el proyecto, se ejecuta dicho plan y se monitorea la participación de cada uno de los stakeholders. Procesos de planificación, ejecución y monitoreo respectivamente. 

En cuanto al manejo de las comunicaciones, estas se planifican, se gestionan según el plan y se monitorean. 

Esta experiencia vivida por mis alumnos, en la gestión de sus proyectos, se convirtió en una oportunidad de aprendizaje para repasar estas tres áreas del conocimiento y ver cómo, a través de estos procesos, podían hacer frente a los inconvenientes. 

En primer lugar revisaron quiénes eran los interesados involucrados en la situación problemática, en este caso la oficina encargada del manejo de recursos y desembolso de fondos para la compra de suministros y pagos de proveedores, por ser menores de edad los jóvenes no manejan directamente los recursos correspondientes al presupuesto de cada uno de sus proyectos, y la dirección de la institución que dirige el programa que cursan. 

Una vez identificados los involucrados, el paso siguiente fue comunicarse con ellos, en este caso se utilizaron varios medios, el correo electrónico, con copia a todos los interesados que podían de una u otra manera influir para que la situación con el desembolso de recursos fuese resuelta, y de manera personal. Estas comunicaciones comenzaban con el reconocimiento del trabajo realizado y respetuosamente pedían la colaboración para subsanar la situación presentada. 

Paralelamente conversaron con los proveedores para prevenirlos sobre el posible retraso de los pagos y pedir su colaboración en caso de que este se materializara, para no impactar negativamente el desarrollo de los proyectos retrasándolos y, más importante aún, incumpliendo con las expectativas de los beneficiarios. 

Con estas acciones los participantes lograron obtener los recursos y realizar las actividades que se habían planteado, según sus cronogramas de trabajo, cumpliendo además con las exigencias de todos los interesados. La gestión de proyectos es en gran medida comunicación, los líderes o gerentes deben conversar con todos los interesados para de esta manera coordinar acciones con ellos y en muchos casos resolver problemas y evitar que alguna de sus acciones, u omisiones, afecten a la iniciativa. Hace un tiempo leí que la mayoría de los problemas en los proyectos tenían como origen a las personas y estos jóvenes están aprendiendo a lidiar efectivamente con este hecho desde temprano. 

¡Si te gustó, comparte!


Una mirada al 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela


Los días 20 y 21 de octubre se desarrolló en la ciudad de Caracas el 12avo Congreso de Gerencia de Proyectos del PMI® Capítulo Venezuela, en esta oportunidad no solo participé como ponente, además formé parte del equipo organizador y pude experimentar lo que significa un congreso puertas adentro.
Mis responsabilidades durante ese fin de semana me permitieron asistir a cuatro de las ponencias presentadas y a continuación comparto con ustedes lo que pude recoger de cada una de ellas.
La primera ponencia que tuve el gusto de presenciar fue la titulada Rayos x del portafolio de proyectos con design thinking presentada por Lourdes Medina quien nos habló sobre cómo a través del pensamiento de diseño podemos obtener una perspectiva distinta de nuestro portafolio de proyectos.
Lourdes nos comentó que los pasos de identificar, evaluar, seleccionar y optimizar, referidos a los procesos de definición y optimización de un portafolio de proyectos, y los problemas que puedan aparecer pueden abordarse de una manera sistémica, tal como lo haría un diseñador.
La adaptación del design thinking a la gerencia de portafolio requiere una homologación de los términos utilizados en este enfoque, que gira en torno al cliente y sus necesidades y expectativas. Lourdes nos propone 5 preguntas guía para la identificación, evaluación, elección y priorización de los proyectos de nuestro portafolio: ¿Qué necesitan y cómo se sienten? ¿Qué existe hoy? ¿Y si lo cambio por? ¿Qué tiene alto impacto? ¿Qué nos funciona? Relacionadas con las cinco etapas del proceso de pensamiento de diseño, “empatizar”, definir, idear, desarrollar un prototipo y evaluar.
De esta manera se desarrolla un proceso iterativo en el que el design thinking nos permite evaluar los componentes del portafolio, entendiendo el problema, interpretando los resultados y generando ideas, seleccionar sus componentes y optimizarlo creando prototipos, evaluando y aprendiendo.
Luego estuve en la ponencia de Leonardo Mata titulada “Gerencia de proyectos BIM, aplicando técnicas de conexión global y alta tecnología” y no pude dejar de sorprenderme por cómo la tecnología ha ido avanzando en los entornos laborales y en particular en el sector construcción.
BIM, Building Information Modeling, es una metodología de trabajo que nos permite, mediante un modelo virtual que desarrolla una base de datos, gestionar el tiempo (4D), los costos (5D), la sostenibilidad (6D) y el mantenimiento (7D) de un proyecto de construcción. BIM se aplica durante todas las fases del ciclo de vida del proyectos. Durante la presentación pudimos ver como a través de un software especializado se hace seguimiento, en tiempo real, al avance de edificaciones, lo que nos da la posibilidad de contar con información para minimizar retrasos en el cronograma y pérdidas de recursos.
La tecnología va transformando, y seguirá haciéndolo, la manera en que gerenciamos proyectos y trabajamos. Durante esta presentación también pude observar como drones e impresoras 3D ganan terreno en el sector de la construcción, representando un gran reto para los sistemas educativos, que deben adaptarse rápidamente para que quienes se están formando y ofrecerán su trabajo en el futuro, cuenten con el conocimiento y las habilidades que les permitan ser competitivos y no quedarse sin empleos.
La tercera ponencia que pude disfrutar fue la presentada por Roselín Méndez titulada “Gestión de cambio para la transformación digital” la autora nos habló de los tres pilares de la transformación digital en las organizaciones, la visión compartida e inspiradora, la estrategia o acción planificada y la cultura o comportamiento de quienes conforman la organización.
La cultura digital, según la autora, se caracteriza por ser incluyente, participativa, transformadora, colaborativa, adaptable, innovadora y digital. Para que las organizaciones puedan mantenerse siendo competitivas en este entorno disruptivo, es necesario que promuevan la innovación y eso solo es posible en ambientes donde el error no sea penalizado y no exista miedo a fracasar. Adicionalmente, Roselín nos comentó que para que la transformación digital se lleve a cabo de manera exitosa los habilitadores de la organización, recursos humanos, procesos y tecnología, deben estar alineados con el cambio.
Finalmente estuve en la ponencia de mi amigo Rodolfo Suarez sobre “Management 3.0, técnicas innovadoras de gestión de equipos y empresa para el gerente del S. XXI”. Rodolfo nos mostró estrategias que nos permiten entender mejor a las organizaciones y a sus equipos, además de incentivar el desarrollo y el compromiso de nuestros colaboradores para que alcancen su máximo potencial y se sientan más satisfechos y felices. Durante la ponencia se repartieron kudos para la junta directiva del PMI®, los voluntarios, ponentes, el equipo de trabajo de Rodolfo y para su familia.
El congreso fue un éxito, con la participación de cerca de 500 personas que se congregaron todo ese fin de semana en torno a la profesión del presente y el futuro para compartir conocimiento y experiencia y hablar de una Venezuela distinta, a la que comúnmente se hace referencia, desde la gestión de proyectos. En el capítulo ya comenzamos a pensar en la 13ava edición el próximo año en la que además estaremos celebrando sus 25 años.
Seguirán pasando cosas buenas alrededor del PMI® Capítulo Venezuela

¡Si te gustó, comparte!

El valor estratégico de la gestión de proyectos


 
2 Trillones de dólares son malgastados anualmente en la gestión de proyectos a nivel mundial, el 9,9% de cada dólar invertido, lo que se traduce en un millón de dólares que se desperdicia cada 20 segundos. Estas cifras nos las presenta el reporte Pulso de la Profesión del PMI® de este año y, aunque ha habido un aumento en la profesionalización de la gestión de proyectos y un mejor desempeño de las organizaciones en este sentido, la pérdida se ubicaba anteriormente en 13,5% de cada dólar, los montos de dinero mal gastado y el costo de oportunidad asociado es inmenso.
Según el mismo reporte esta situación es la consecuencia de 3 factores fundamentales:
1.- La incapacidad organizacional de cerrar la brecha entre el diseño estratégico y la entrega de valor.
2.- El que los ejecutivos de la organización no reconozcan que la estrategia se implementa a través de la gestión de proyectos.
3.- La falta de compresión, en el resto de la organización, de la importancia que tiene la gestión de proyectos como conductora de la estrategia.
Los “champions” de la gestión de proyectos, aquellas organizaciones que completan 80% o más de sus proyectos en el tiempo y con el presupuesto planificado, alcanzando los objetivos y generando valor para la organización y el entorno, son aquellos que comprenden que la visión estratégica se alcanza a través de una gestión de proyectos profesional o que implique el uso de las mejores prácticas.
Un repaso a la planificación y gestión estratégica
La planificación estratégica de una organización comienza con la definición de una visión, cómo queremos o en qué lugar aspiramos que esté la organización en el largo plazo, generalmente 5 o 10 años. Seguida de la misión, que responde a qué hace la organización para alcanzar ese ideal de largo aliento.
Se definen también los valores organizacionales y se determina, a través de un análisis de entorno interno y externo, cuáles son las fortalezas, áreas de mejora, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización, dando paso a la archiconocida matriz DOFA.
El análisis de esta matriz, que consiste en cruzar sus celdas, oportunidades/fortalezas, oportunidades/debilidades, amenazas/fortalezas y amenazas/debilidades deriva en la definición o establecimiento de los objetivos estratégicos de la organización, aquellos que debe lograr, con los recursos con los que cuenta y debe procurarse, para aprovechar las oportunidades y minimizar las amenazas, dirigiéndose hacia su visión estratégica.
Y es aquí en donde entran los proyectos, los objetivos estratégicos son por lo general de gran magnitud, y deben desgranarse para dar paso a objetivos mucho más sencillos y posibles de manejar. En pocas palabras alcanzar un objetivo estratégico depende de la gestión de uno o más proyectos y por supuesto de que estos logren el resultado esperado y agreguen valor, cumpliendo con la triple restricción.
Supongamos por un momento que existe para una organización la oportunidad de ganar una mayor cuota de mercado, pero, no cuenta con los recursos humanos y tecnológicos suficientes (oportunidad/debilidad). El objetivo estratégico que se plantea entonces podría ser el siguiente: Incrementar la cuota de mercado de la organización de un 10% a un 20% en los próximos dos años.
Para lograr este objetivo de gran magnitud la organización podría contemplar el logro de los siguientes objetivos, a través de la gestión de los proyectos relacionados:
1.- Diseñar y poner en práctica un programa de reclutamiento y formación de personal de ventas para la atención de clientes potenciales que permita aumentar las tasas de conversión y la participación en el mercado, para el primer semestre del año en curso.
2.- Crear un nuevo producto para incrementar la oferta de la organización y atraer nuevos clientes para el segundo semestre del año en curso.
3.- Desarrollar e implementar un sistema de mercadeo para la generación de leads, utilizando los canales tradicionales y digitales, para el primer semestre del año en curso.
Y así sucesivamente. Los proyectos son entonces los instrumentos a través de los cuáles las organizaciones adquieren las capacidades necesarias para llevar adelante su estrategia y alcanzar su visión. Bien sea desarrollando capacidades internas o productos y servicios de cara al mercado.
He aquí la importancia estratégica de los proyectos y de que estos sean gestionados de la mejor manera posible, sin proyectos las organizaciones no serían capaces de implementar las estrategias que las llevarían al logro de los objetivos estratégicos y de la visión, por otro lado una gestión mediocre pone en riesgo los recursos y supervivencia organizacional y definitivamente no nos lleva a ese destino que hemos definido para nuestra empresa.
¡Si te gustó, comparte!