El desarrollo de todo proyecto llevado a cabo por una
organización está justificado por su carácter estratégico, con esto hago
referencia a que la iniciativa esté enmarcada en la visión y aporte a esta a
través de sus productos y el impacto generado. En mercados cada vez más
dinámicos las razones de ser de un proyecto pueden desaparecer en cualquier
momento del ciclo de vida, ejemplos como el cambio en las preferencias de los
consumidores, las reglas de juego, las variables macroeconómicas o las acciones
de nuestros competidores podrían en cualquier momento afectar negativamente la
factibilidad.
Para documentar el por qué realizamos un proyecto y hacer
seguimiento de que su justificación se mantenga a lo largo de todo el ciclo de
vida, desarrollamos lo que se conoce como un caso de negocio o Business Case. Este
nos sirve de apoyo para tomar la decisión de invertir recursos en el proyecto,
tanto al inicio como durante toda la gestión y es una entrada esencial para el
desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto o Project Charter.
Siguiendo la metodología PRINCE2 el Business Case está
compuesto por:
- Un resumen ejecutivo
- Las razones por las cuales se desarrollará el proyecto desde el punto de vista estratégico, comercial, técnico, legal y/o social
- Las opciones comerciales o diferentes cursos de acción para abordar el problema, incluyendo la opción de no hacer nada
- Los beneficios esperados
- Los contra-beneficios esperados, qué o quienes salen perjudicados por el desarrollo del proyecto
- Un calendario preliminar
- Un presupuesto preliminar
- La evaluación de la inversión, contemplando el cálculo de variables como el VPN, la TIR y/o el análisis costo beneficio
- Los riesgos principales
El caso de negocio se desarrolla, preliminarmente, en la fase
de pre – proyecto, se refina en la fase de definición o planificación y se va
revisando y actualizando a lo largo de toda la ejecución, con la finalidad
monitorear y controlar que el proyecto se mantenga deseable, existiendo una
relación positiva entre el costo – beneficio y los riesgos, viable, que sea
capaz de entregar los producto planificados y alcanzable, que los producto
puedan proporcionar los beneficios esperados.
Tener conciencia de que el Business Case no es un documento
que se realiza antes y durante el inicio del proyecto y luego se deja olvidado
nos permite utilizarlo para, de alguna manera, garantizar el uso eficiente de
los recursos de la organización, invirtiéndolos en iniciativas que generarán
valor. Adicionalmente, trabajar en la actualización continua del caso de
negocio es un buen antídoto contra el sesgo de los costos hundidos, del que ya
conversamos en una oportunidad, y que nos lleva a seguir aplicando recursos en
iniciativas condenadas al fracaso bajo la ilusión de no perder todo lo que
hemos invertido en el pasado, permitiéndonos cerrar el proyecto antes de que
aumenten las pérdidas y redirigir los recursos a donde sean más rentables.
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