La planificación de un proyecto es considerada como
fundamental para su éxito, tanto así que en ella se espera invertir en
promedio un cuarto del presupuesto de cada iniciativa. Una cantidad considerable
de recursos, que por ser escasos, debemos utilizar de la manera más eficiente
posible.
Seguramente todos ustedes están de acuerdo con la importancia
que tiene la planificación para que podamos alcanzar los objetivos del
proyecto. En este blog yo he hecho énfasis en innumerables oportunidades sobre la
necesidad de que no sucumbamos ante el impulso de comenzar a ejecutar sin antes
sentarnos a pensar en el qué, cómo, cuándo, dónde, con qué…. Lo haremos.
Sin embargo, y a raíz de la lectura de dos libros, Pensar
rápido, pensar despacio de Daniel Kahneman y El Cisne Negro de Nassim Taleb, me
he cuestionado sobre el sentido de aplicar tantos recursos para la
planificación, teniendo en cuenta que, según estos dos autores, el contar con
un plan no es garantía para el éxito, lo que debería llevarnos a calcular cuánto
es el aporte real de la planificación en el logro de los objetivos de un
proyecto, para definir hasta que punto debemos invertir recursos en estos
procesos.
Según Kahneman, el tener un plan nos hace víctimas de una
ilusión que no nos permite identificar muchos de los riesgos que podrían
materializarse durante la ejecución del proyecto y que podrían afectar negativa
y definitivamente a la iniciativa. Nos convertimos en optimistas excesivos y la
ilusión de control, que nos da contar con una planificación detallada, nos hace
pensar que “nada malo podría pasar”. Ninguno de nosotros está exento de caer en
esta trampa de la mente, porque tiene que ver con su funcionamiento y no con cuanto
sabemos o con cuanta experiencia contamos en la gerencia de proyectos.
Por otro lado Taleb nos habla de lo complejo que es el mundo
de hoy, donde el pensamiento lineal no tiene cabida y en el que el éxito de un
proyecto depende de una gran cantidad de factores, entre ellos la suerte, cuyo
análisis no solo es imposible, o requeriría de un consumo de recursos excesivo,
sino que además es inútil ante el cambio constante. Si tener un plan nos
llevara directamente a lograr el objetivo, nos cuenta Taleb, sería suficiente,
por ejemplo, con que siguiéramos al pie de la letra los pasos dados por
cualquier organización o persona exitosa para lograr resultados similares. Por
el contrario, la estadística muestra que por cada caso de éxito hay una gran
tasa de fracasos, que por supuesto no son tan publicitados.
¿Debemos dejar de planificar? Por supuesto que no, pero lo
que sí creo que es importante es que lo hagamos en su justa medida, el costo de
oportunidad de invertir recursos en hacer un plan que “no resistirá el primer
contacto con el enemigo” es muy alto. Por otra parte “enamorarnos” del plan en
un entorno cada vez más cambiante es un error, por el contrario debemos contar
con una planificación flexible, que nos permita definir un curso de acción que
se vaya modelando en la medida en que interactuamos con los diferentes
stakeholders del proyecto y vamos enfrentando las diferentes situaciones que se
nos van presentando o riesgos que estén a punto de materializarse.
La iteración parece ser la regla ante clientes o usuarios
cuyas necesidades, gustos y expectativas cambian constantemente y que definitivamente
una visión lineal del proyecto no nos permitirá satisfacer. En este contexto,
como en toda la historia de las especies, la adaptación parece ser la clave
para la sobrevivencia de las organizaciones y para el éxito de sus proyectos.
