Todos los actores de un proyecto
son importantes, pero, existe un grupo que merece una especial atención por
parte de la gerencia de proyectos. Aquellos “aliados” cuya participación ACTIVA
es fundamental para el logro de los objetivos que nos hemos planteado.
El que ponga la palabra aliados
entre comillas y la palabra activa en mayúscula sostenida no es una extravagancia
de mi parte. Como seguramente mucho de ustedes han podido evidenciar en sus
proyectos, no siempre aquellos actores
que consideramos aliados y cuya participación es fundamental en el desarrollo
de la iniciativa, cumplen con el rol que esperamos.
Y es allí donde muchas veces
fallamos como equipo de proyecto, en esperar que los aliados entiendan, sin que nadie les explique, su rol clave en el proyecto, el por qué deben participar y mucho más
importante, para ellos, cuál será el
beneficio que recibirán por su participación y el logro de los objetivos.
Como ya hemos conversado con
anterioridad esperar y suponer no
son buenas estrategias para la gestión de proyectos y mucho menos para la de
los interesados. Aunque la propensión a pensar que los demás entienden la importancia y beneficios
del desarrollo de determinado proyecto, como
lo hacemos nosotros, es alta, debemos evitar caer en esa tentación.
Parte de gestionar a los
interesados del proyecto consiste en determinar cuáles son sus incentivos y cómo alinear estos a los del proyecto. En el caso de los key stakeholders es fundamental que la
gerencia de proyectos les muestre, de
manera explícita, cómo se beneficiarán con el desarrollo de la iniciativa,
como invitación a participar activamente en ella.
Cuando hablamos de beneficios por
lo general pensamos en dinero. Sin embargo, estos pueden ser de diferentes
tipos, tal como lo propone Emad Aziz
en una reseña de su conferencia presentada en el PMI Global Congress EMEA 2015 y publicada por Elizabeth Harrin en su blog A Girl Guide to Project Management, con el título: 6 things every stakeholder wants.
Según Aziz los stakeholders
quieren saber “qué hay para ellos”
en el proyecto y el conocer la ganancia individual, o de grupo, que obtendrán
los hace más proclives a participar activamente.
Los key stakeholder (y los
interesados en general) querrán saber entonces, a juicio de Aziz:
-Si el proyecto le facilitará la
vida a través de mejores procesos
-Si les permitirá optimizar su
tiempo
-Si les dará la oportunidad de
ganar más dinero
-Si les proveerá reconocimiento
-Si les dará un empujón en sus
carreras profesionales
-Si el proyecto contribuye a
solventar una necesidad de la organización o de la sociedad y cómo lo hace
En definitiva, un aliado importante del proyecto estará mucho más motivado a
participar activamente en su desarrollo, si conoce cuáles son los beneficios que este le reportará a
él, su grupo y a la sociedad. Así que desde la gerencia de proyectos estamos
llamados a “mostrar el dinero”.
