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¿Será humano el gerente de proyectos del futuro?


 
Mi intensión en este artículo no es responder a esta pregunta, aunque soy economista de profesión el arte de la futurología no es mi fuerte, por el contrario lo que pretendo es que este cuestionamiento sirva para promover la reflexión entre quienes leen el blog. Para dejar sus respuestas y pronósticos siéntanse libres de utilizar la sección de comentarios.
Hace pocos días leí un interesantísimo artículo, escrito por mi estimado amigo y abogado René Molina Galicia titulado “La adaptación o extinción de una especie: jueces y abogados” en el que analiza los roles de los jueces y abogados y su posible evolución, sustitución o extinción por el encuentro entre la neurociencia y la inteligencia artificial. El autor se plantea la hipótesis de que la inteligencia artificial sea capaz, en el campo del derecho, de impartir justicia o resolver conflictos de manera más eficaz, rápida, objetiva, imparcial e independiente de lo que lo hemos venido haciendo los seres humanos hasta la fecha. Y es que las máquinas que aprenden, para usar un término coloquial, se acercan a la definición de racionalidad incluso al punto de que existe la posibilidad, de acuerdo a los datos con que son alimentadas, de que sean capaces de evitar ser afectadas por los sesgos cognitivos que a nosotros, los humanos, nos pueden llevar a cometer errores a la hora de decidir.
Entrando en el campo de la gerencia de proyectos podemos hacer el ejercicio de preguntarnos y responder como seres humanos (con toda honestidad) y colocándonos en el papel de la IA que haríamos:
Ante un proyecto que sabemos que va a fracasar ¿lo cerramos o seguimos invirtiendo en él porque los tiempos mejorarán?
Ante la elección de los miembros de nuestro equipo ¿elegimos a los más capaces o aquellas personas con las que nos llevamos mejor y tenemos ideas y maneras de pensar afines o que se parecen más a nosotros en la manera de vestir, los sitios que frecuentas, etc?
Ante la toma de una decisión ¿nos dejamos llevar por una corazonada o buscamos datos que nos permitan informarnos antes de actuar?
Ante la adversidad ¿seguimos con nuestro plan o cambiamos el curso de acción por otro que pudiese ser más efectivo?
Ante la toma de responsabilidad por el error ¿la asumimos o evitamos hacerlo pensando en las repercusiones que esto tendrá en nuestra reputación?
Y así sucesivamente....
Es irónico que nuestro sistema 1, al que en buena medida debemos el haber sobrevivido como especie, termine convirtiéndose en una desventaja en la era de la cuarta revolución industrial. ¿Cabe entonces imaginarse, sin ánimos de caer en el cliché de las películas de ciencia ficción, un mundo sin gerentes de proyectos humano?
A pesar de lo antes expuesto, considero que seguimos teniendo una ventaja en una profesión donde los resultados dependen de la capacidad que tengamos para relacionarnos y coordinar acciones con los otros (cliente, equipo, usuarios y demás stakeholders) para lograr objetivos, lo que el psicólogo Daniel Goleman define como inteligencia emocional, la capacidad de conocernos, colocarnos en los zapatos de los otros y pensar de manera sistémica, elementos que son fundamentales para liderar.
¿Podrán las máquinas emularnos también en esta dimensión? Lo que sí es un hecho es que el avance tecnológico ha transformado y seguirá transformando, como lo ha hecho con el resto de las profesiones, a la gerencia de proyectos ¿nos adaptaremos a esta transformación o terminaremos sufriendo el destino de los dinosaurios?
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La heurística del afecto y cómo puede afectar a la gestión de proyectos



Hace un par de años participé en el equipo de levantamiento de requerimientos y expectativas de un proyecto cuyo objetivo era, a través de un proceso de capacitación y organización, promover la creación de microempresas de reciclaje, conformadas por recolectores de residuos que hacían vida en un relleno sanitario. Conversamos con 110 personas y entre otras cosas les preguntamos si se consideraban emprendedores económicos, a lo que todos respondieron afirmativamente, sin embargo, ante la pregunta de si estaban interesados en poner en marcha sus propias microempresas, solo 6 de los recolectores respondieron que sí, reportando el resto que preferían ser empleados.
Dado que el proyecto buscaba promover el emprendimiento, y ante las respuestas de los recolectores a estas dos preguntas claves, seguramente pensarán que la iniciativa fue reformulada para adaptarse mejor a las expectativas de los beneficiarios directos. Pues se equivocan, las organizaciones que impulsaban el proyecto creían firmemente en que "lo mejor" para estas personas era que se organizaran, se capacitaran y se convirtieran en microempresarios, por supuesto que el saldo final de emprendimientos conformados fue igual a cero.
Esta experiencia me permite ilustrar dos elementos que no podemos pasar por alto a la hora de gestionar un proyecto, en primer lugar escuchar atentamente a nuestros stakeholders e indagar para conocer su visión de las cosas y en segundo lugar evitar la heurística del afecto, que puede llevarnos a cometer errores graves que ponen en peligro el éxito del proyecto.
Evidentemente, la definición que los recolectores tenían de emprendedor económico no estaba relacionada con la idea de tener un negocio propio. Ante la incongruencia, para el equipo de proyecto, entre las respuestas a ambas preguntas, indagamos sobre el por qué de estas y lo que encontramos fue que los recolectores asociaban el término emprendedor a algo positivo sin necesariamente tener una idea clara sobre su definición, se consideraban emprendedores simplemente porque “era bueno serlo”.
Los seres humanos asumimos, erróneamente, que todos compartimos las mismas creencias, ideas y hasta conceptos, si hacemos un esfuerzo seguramente recordaremos algún episodio en el que conversando informalmente dimos por descontado que nuestro interlocutor entendía lo que le estábamos diciendo, nos pasa mucho cuando hablamos sobre temas relacionados a nuestras profesiones y suponemos por ejemplo que todo el mundo sabe que es el valor ganado o quién fue Gantt, solo porque nosotros lo sabemos.
Los profesionales en proyectos, como ya lo hemos conversado con anterioridad, no podemos darnos el lujo de suponer, ya que como seres humanos abordamos todo desde nuestros mapas mentales. Por suerte contamos con la invaluable herramienta de la pregunta que nos permite conocer y entender lo que los stakeholders piensan, creen y esperan de la iniciativa. Dar como un hecho que todos entendemos la vida de la misma manera y manejamos los mismos conceptos nos lleva a juzgar y a cometer errores que seguramente terminarán con el fracaso del proyecto. Preguntemos siempre, no cuesta nada, y escuchemos para entender, tratando de evitar que nuestros juicios interfieran con la información que estamos recibiendo.
Tal vez se pregunten qué hace que una organización o persona siga adelante con un proyecto, una vez que tiene indicios de que es poco probable que se obtengan los resultados esperados. La heurística del afecto o sentir especial inclinación por aquellas iniciativas que son afines a nuestras creencias y valores es una de las causantes, junto a los otros sesgos de los que hemos conversado con anterioridad, de que tomemos este tipo de decisiones a todas luces erradas.
Volviendo a nuestro caso, las organizaciones que promovían el proyecto de las microempresas son impulsoras del emprendimiento empresarial, considerándolo como la vía al desarrollo y el crecimiento económico. Esta creencia ¿limitante? cegó a ambas organizaciones ante los resultados obtenidos en el levantamiento de requerimientos y expectativas y evitó que se tomarán en cuenta los altos riesgos y costos que acarrearía llevar a cabo el proyecto, sobre dimensionando unos supuestos beneficios.
¿Cómo evitar ser víctima de la heurística del afecto?

En primer lugar identificando el momento en que al presentársenos una iniciativa relacionada con nuestras creencias la veamos de una manera muy favorable, solo con saber de que se trata y sin tener a la mano información adicional. Esto nos lleva al segundo punto, que no es más que formular y evaluar el proyecto exhaustivamente, generando la mayor cantidad de información posible que nos permita establecer su factibilidad y su relación costo beneficio.
El autoconocimiento es fundamental para el gerente y todo profesional de proyectos, tener en cuenta que nuestros marcos mentales pueden afectar la información que recibimos de nuestros stakeholders y que nuestras creencias pueden hacer que nos relajemos al evaluar un proyecto, es crítico para no caer en estas trampas de la mente y poner en peligro el éxito de la iniciativa.

 

¿Tienes la certeza de que tu proyecto será un éxito?




Pues lo más probable es que fracase. No es que sea pesimista, pero,  si pensamos que el proyecto que impulsamos, dirigimos o en el que estamos trabajando tiene 100% de probabilidad de ser exitoso porque, entre otras cosas, es nuestra idea, lo lideramos o somos parte del equipo de trabajo, lo que sí es seguro es que estamos siendo víctimas del sesgo del optimismo.

El sesgo del optimismo, según comenta Daniel Kahneman, hace que los seres humanos subestimemos el riesgo, percibiendo que “el mundo es mucho más benigno de lo que en realidad es”. Esta ilusión nos lleva a pensar que somos capaces, como si tuviésemos una bola de cristal, de predecir el futuro, por lo que desarrollamos un exceso de confianza, infundado, en nuestras capacidades y subvaloramos los objetivos o metas que nos planteamos, considerándolas más sencillas de alcanzar de lo que son.
Seguramente aquellas personas que arriesgan la vida por tomarse un “selfie” que los haga famosos (tal vez post mortem) son optimistas excesivos y piensan “nada malo me pasará”, pero, no hay que llegar a tales extremos para evidenciar que somos víctimas de esta trampa de nuestros cerebros. Si somos emprendedores, trabajamos con ellos o somos profesionales con una alta estima de nuestros conocimientos y habilidades, seguramente hemos experimentado en algún momento ese sentimiento de imbatibilidad, que entre sus beneficios nos permite recuperarnos mucho más rápido del fracaso y comenzar de nuevo.
El problema no es que seamos optimistas, por el contrario esta cualidad es necesaria para que podamos alcanzar nuestras metas, nos sintamos satisfechos y felices. Pero, no podemos perder de vista cómo el optimismo en exceso nos puede hacer perder las perspectivas, sobre todo si trabajamos en proyectos donde lo único que podemos asegurar es que enfrentaremos riesgos, y si estos no son identificados o son subvalorados, lo más probable es que se materialicen poniendo en peligro la iniciativa y llevándonos a malgastar nuestros recursos. Probablemente todos conocemos a ese familiar o amigo que se gastó todos sus ahorros en esa idea “brillante” que se convertiría en un éxito, pero, de la que no se hizo ni un estudio de mercado y terminó en lo que algunos llaman “el cementerio de proyectos”.
¿Cómo identificar que somos víctimas del sesgo del optimismo?
Kahneman, en su libro Pensar rápido, pensar despacio, nos da algunos elementos sobre los cuales reflexionar, para determinar si somos optimistas en exceso:
¿Nos concentramos en nuestro objetivo e ignoramos la información estadística pertinente para desarrollar el proyecto, confiando solo en nuestra planificación?
¿Nos concentramos en lo que queremos y podemos hacer, sin atender a los planes y aptitudes de otros?
¿Al explicar el pasado y predecir el futuro, nos concentramos en el papel causal de la aptitud e ignoramos el papel de la suerte?
¿Nos concentramos en lo que conocemos e ignoramos lo que no conocemos, confiando demasiado en nuestras creencias?
Tener en cuenta estos cuestionamientos nos permite como líderes de proyectos o emprendedores, identificar cuando nos estamos dejando llevar por nuestro optimismo y nos invita a revisar nuestras ideas e iniciativas a la luz de la información disponible, para no obviar datos relevantes de los que pueda depender el éxito.
¿Cómo tratar de evitar que el sesgo del optimismo influya en nuestro equipo de proyecto?
Como sabemos a nadie le gusta ser el portador de malas noticias y es muy difícil escapar del pensamiento grupal. Si existe un ambiente de optimismo generalizado en el equipo de proyecto, es poco probable que surja una voz disidente por temor a la sanción del grupo, aunque de esa advertencia dependa el éxito.
Gary Klein ideó una dinámica sencilla, como solución parcial al sesgo del optimismo, llamada el “pre – mortem”. Esta consiste en que cada vez que el equipo de proyecto ha tomado una decisión importante, antes de ejecutarla, varias personas que tengan información y entiendan la decisión se reúnen en una sesión de trabajo e imaginan que ha transcurrido un año, se ha puesto en práctica el plan y el resultado fue un desastre.
A partir de este punto se les pide que redacten una historia del porqué del resultado obtenido. Esta dinámica permite romper con el pensamiento grupal y con el consenso que se puede establecer alrededor de una decisión, sobre todo cuando proviene del líder del equipo, poniendo en evidencia puntos de vista no expresados, riesgos no identificados e información no tomada en cuenta y que definitivamente es relevante para que podamos alcanzar los objetivos que nos hemos propuesto con el proyecto.
Recordemos entonces que cada vez que pensemos que nada puede detenernos y que lo que hacemos está condenado al éxito, seguramente estamos siendo víctimas del optimismo excesivo 

También pueden ver el resumen de este artículo enversión sketchnote

Les dejo al genio de Kahneman hablando del exceso de confianza y optimismo 

 

¿Tienes la certeza de que tu proyecto será un éxito? versión sketchnote


Los sketchnotes son ejercicios que nos permiten comunicar nuestras ideas de manera creativa, fueron ideados para tomar notas en clases, charlas y conferencias, pero, los podemos utilizar para otras cosas como dinámicas en reuniones de trabajo y como herramientas en la gestión de proyectos.

En lo particular desde niño me ha gustado dibujar por lo que los sketchnotes me parecen geniales. Los invito entonces a que tomen una hoja de papel, creyones y se atrevan a innovar, conectándose con el niño interno que todos tenemos, les aseguro que se sorprenderán de los resultados, propios y los del equipo de trabajo/proyecto

Pueden leer el artículo en su versión escrita, aquí 
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El conocimiento puede ser un freno. La ignorancia puede liberar. Saber cuándo saber y cuándo no saber es tan importante como un acero bien templadoSuzume-No-Kumo, 1434

A comienzos de este año escribí en el blog dos artículos, Cómo deciden los actores del proyecto y La falacia de los costos hundidos, en los que hablo un poco sobre los sesgos cognitivos y cómo estos pueden afectar a la gestión de proyectos. Les confieso que me he interesado mucho por este tema, ya que creo fundamental tener al menos una idea de cómo pensamos y tomamos decisiones, para conocernos mejor y comprender un poco más a los demás.

Como leí hace poco “los proyectos no son más que la interacción entre un conjunto de personas”, por lo que es de suma importancia para un gerente o profesional en esta área, conocer cuáles son los sesgos que lo pueden llevar a elaborar juicios errados y a tomar decisiones poco acertadas. Entendiendo además, que el resto de los actores del proyecto están sujetos a la misma dinámica de pensamiento.

Uno de estos sesgos es el de la proyección, que nos lleva a pensar que la manera en que entendemos la vida es la correcta y que el resto de las personas está de acuerdo con nosotros. Un ejemplo que extraje del World Development Report 2015, del Banco Mundial me ayudará a explicar cómo opera esta desviación:

En un experimento llevado a cabo con personal del banco se les consultó ¿si ellos pensaban que los habitantes pobres de Nairobi, Kenia, se opondrían a participar en un programa de vacunación? sabiendo que las vacunas administradas podrían ocasionarles infertilidad. El 42% de los profesionales encuestados dijo que sí se opondrían.

Cuando se  realizó la misma pregunta a los habitantes pobres de Nairobi, teniendo la misma información sobre el programa, solo el 11% respondió no estar dispuesto a vacunarse.

El sesgo de la proyección  nos lleva a cometer el error de ni siquiera pensar que el otro, llámese miembro del equipo de proyecto, beneficiario, cliente, sponsor, etc., tenga algo distinto que pensar o decir con respecto a la iniciativa, por lo que tomamos decisiones con solo una fracción de la información disponible, la que está en nuestras cabezas, con la alta probabilidad de que esto nos lleve a cometer un error.

En el caso del ejemplo, el programa de vacunación, que podía ser la diferencia entre la vida y la muerte para muchas personas, pudo haber sido cancelado si se hubiese tomado en cuenta solo la opinión de los profesionales del Banco Mundial.

Otro sesgo del que somos víctimas, y que está muy relacionado con el anterior, es el de la confirmación. A los seres humanos nos encanta sentir que tenemos la razón en todo y corremos el riesgo de rodearnos de un conjunto de personas que asientan y respalden todo el tiempo nuestras ideas. Para un gerente de proyectos, el buscar rodearse de un “coro de focas”e invalidar ex-ante las opiniones o ideas divergentes, no le permitirá mirar más allá de sus narices, tomará en cuenta información incompleta y de igual manera que con el sesgo de proyección, tomará decisiones erradas que pondrán en riesgo al proyecto.

¿Qué debe hacer un gerente o profesional de proyectos para evitar ser víctima de estos sesgos cognitivos?


1.- Conocer cómo trabaja la mente

El gerente de proyectos debe conocer los sesgos cognitivos para poder identificar cómo operan y en qué momentos puede estar en riesgo de cometer un error de juicio o tomar una decisión, basado en la percepción y no en los datos.

2.- Ser reflexivo y auto - crítico 

En segundo lugar debe tener la capacidad de cuestionarse, en este contexto la mejor aliada del gerente de proyectos es la pregunta ¿por qué? El poder analizar nuestros juicios, de una manera asertiva, nos lleva a comprender mejor cómo estos están influenciados por nuestras creencias, el entorno o los modelos mentales. De esta manera podemos incorporar información que hayamos pasado por alto, buscar opiniones en otras fuentes y tomar mejores decisiones.

3.- Investigar 

En tercer lugar el gerente o profesional de proyectos debe preguntar y no suponer. No todos piensan ni  ven la vida de la misma manera que lo hacemos nosotros, por esta razón nos vemos obligados a indagar, investigar, preguntar, conversar de manera tal que podamos ofrecer soluciones lo más completas posibles a los problemas que se nos presentan durante el desarrollo de determinada iniciativa.

4.- Promover el pensamiento divergente 

En cuarto lugar debemos rodearnos de personas con experiencias, perfiles profesionales e intelectuales y formas de pensar distintas a la nuestra. Como dicen por ahí “en la variedad está el gusto” y también la oportunidad de aprender y de que nuestros juicios e ideas sean completados o mejorados con las ideas de los otros. El ponernos a prueba, permitir que otros cuestionen nuestras ideas, definitivamente nos llevará a tener una mejor visión sobre el problema o situación que estemos afrontando y seguramente podremos construir, conjuntamente con el equipo, una mejor o más informada solución.

5.- "Pensar fuera de la caja" 

Finalmente, fomentar en nosotros el pensamiento creativo, eso que llaman pensar fuera de la caja, y utilizar dinámicas diferentes para generar ideas y soluciones.

En lo particular les propongo que la próxima vez que afronten un problema, que será abordado con un proyecto o dentro de él, tomen lápices de colores y una hoja de papel y representen con dibujos la situación inicial y los posibles cursos de acción que se les vengan a la mente, luego pueden ir validando estos con el equipo de trabajo, los demás actores y las fuentes de información disponible. No solo se van a divertir, sino que además le darán un empujón a ese lado derecho del cerebro responsable de la creatividad.

Para quienes se interesen en el tema les recomiendo, si tienen la oportunidad, leer el libro Pensar rápido, pensar despacio del Premio Nobel de Economía Daniel Kahneman